El correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial en el marketing por correo electrónico actual, ayudando a involucrar a los clientes de manera efectiva.
Sin embargo, como especialistas en marketing por correo electrónico, deben saber que gestionar una estrategia de marketing por correo electrónico implica recopilar direcciones de correo electrónico de los usuarios y, por lo tanto, sus datos personales. Este proceso debe llevarse a cabo de acuerdo con leyes de privacidad específicas. Por ejemplo, si tu público objetivo principal se encuentra en la UE, tus esfuerzos de marketing por correo electrónico deben cumplir con el GDPR.
En nuestro artículo, te presentaremos qué es exactamente el GDPR y las principales reglas para el marketing por correo electrónico conforme al GDPR. También te daremos recomendaciones sobre cómo hacer que tu marketing por correo electrónico cumpla con el GDPR con facilidad.
Pero primero, definamos qué es el GDPR.
¿Qué es el GDPR?
El Reglamento General de Protección de Datos, o GDPR, es un conjunto de normas y estándares que describen cómo deben procesarse los datos de los usuarios de la UE. Y no importa si tu negocio está fuera de la Unión Europea. Por lo tanto, si consideras a los ciudadanos de la UE como tus posibles clientes, debes hacer que tu empresa cumpla con el GDPR.
Añadir las mejores prácticas del GDPR a tu marketing por correo electrónico conforme al GDPR influirá positivamente en las tasas de clics y participación. Por el contrario, violar estas reglas no solo resultará en la pérdida de tus suscriptores, sino también en severas multas por parte de la Comisión Europea.
¿Qué significa el cumplimiento del GDPR en el Marketing por Correo Electrónico?
La regla principal del GDPR se refiere a obtener el consentimiento de los clientes antes de recopilar sus datos. Para el marketing por correo electrónico, significa que es necesario obtener el consentimiento de los usuarios para enviar correos electrónicos de marketing a individuos. Este consentimiento debe ser informado, otorgado libremente y proporcionado mediante una acción afirmativa explícita del usuario.
Por lo general, para obtener dicho permiso, las empresas utilizan una casilla de verificación en sus sitios web preguntando si los usuarios desean recibir correos electrónicos de marketing. Al seleccionar ‘Sí’, los usuarios confirman su disposición a recibir boletines de tu empresa. De este modo, puedes comenzar a recopilar sus datos personales de manera legal.
Importancia del Cumplimiento del GDPR en el Marketing por Correo Electrónico
El cumplimiento del GDPR en el marketing por correo electrónico es crucial no solo para la adhesión legal, sino también para salvaguardar la confianza del cliente. Con el creciente escrutinio sobre cómo se gestionan los datos personales, las empresas deben asegurarse de seguir las regulaciones del GDPR para proteger la privacidad de los usuarios y evitar fuertes multas.
¿Por qué tu Marketing por Correo Electrónico debe cumplir con el GDPR?
Últimamente, ha habido abusos significativos de los datos personales de los clientes, por lo que la Comisión Europea quiere controlar cómo las empresas procesan los datos de los usuarios hoy en día. Estas empresas principalmente recopilan datos personales de los clientes sin indicar el motivo de su recopilación. Incluso si no se hace con fines maliciosos, tales empresas descuidan las medidas de seguridad y técnicas, de modo que los datos pueden ser fácilmente comprometidos o robados por ladrones en línea.
Entonces, si no solo te diriges al mercado local, sino que también deseas expandir tu negocio a los clientes de la UE, debes cumplir con las reglas establecidas en el GDPR. De lo contrario, es probable que seas multado con severas sanciones por violar el acuerdo de servicio. Además, tu reputación se verá arruinada, y no mejorará en el corto plazo.
¿Cómo afecta el GDPR al Marketing por Correo Electrónico?
Como ya te hemos mencionado, realizar marketing por correo electrónico cumpliendo con el GDPR significa obtener el consentimiento de los usuarios para enviarles correos electrónicos de marketing. Esta práctica requiere algunos pasos adicionales de tu parte, como:
- Reglas de permiso de suscripción para tus nuevos clientes;
- Almacenamiento de pruebas de consentimiento;
- Recopilación de la mínima cantidad de datos personales;
- Bases legales para recopilar datos personales de los usuarios de manera legal;
- Capacidad para eliminar rápidamente la información de los clientes si lo solicitan.
Sin embargo, el GDPR también afecta cómo rastreas y analizas las métricas de marketing por correo electrónico. Los datos de interacción con el correo electrónico, como las tasas de apertura y de clics, son vitales para optimizar tus campañas de marketing, pero el seguimiento de esta información para clientes de la UE debe manejarse con cuidado bajo las regulaciones del GDPR. Afortunadamente, existen herramientas diseñadas para ayudar a las empresas a mantener este equilibrio entre el cumplimiento y el rendimiento.
Una de esas herramientas es la aplicación Email Tracking para Zendesk, que te permite monitorear el rendimiento de tus campañas de correo electrónico dentro de Zendesk. Con esta aplicación, puedes ver cuándo y con qué frecuencia se abren tus correos electrónicos, obteniendo información valiosa sobre la interacción de tus clientes.
Lo que hace que la aplicación Email Tracking sea especialmente útil en una estrategia de marketing conforme al GDPR es su flexibilidad. Puedes desactivar fácilmente el seguimiento de correos electrónicos para los residentes de la UE, asegurando que su privacidad de datos sea respetada y que se cumpla plenamente con el GDPR. Esta función te ayuda a adherirte a las regulaciones mientras sigues beneficiándote de datos de seguimiento para otras audiencias.
Entonces, ¿todas estas reglas hacen que el marketing por correo electrónico sea muy complejo y desafiante para los especialistas que desean dirigirse a la UE? No realmente. Debes entender que el GDPR no prohíbe el envío de correos electrónicos. Por lo tanto, aún es posible realizar actividades de marketing por correo electrónico de manera eficiente siguiendo algunas regulaciones que describiremos en los próximos capítulos.
¿Cómo ha impactado el GDPR en las estrategias de marketing?
El GDPR se trata de la protección de datos de los usuarios. Los usuarios tienen el derecho de saber qué tipo de datos se recopilan, cuándo y por qué, y de solicitar la eliminación de su información si ya no desean compartirla. El GDPR también exige que las empresas informen inmediatamente sobre cualquier violación de datos que experimenten y los datos que hayan sido comprometidos.
Los departamentos de marketing deben prestar mucha atención a seguir las reglas del GDPR, ya que influyen directamente en las campañas de marketing por correo electrónico y en el resto de las actividades de marketing. Esto, a su vez, hace que reconsideren completamente las iniciativas de marketing que involucren datos personales de los usuarios. Para cumplir con el GDPR, ahora debes:
- Hacer que todos tus esfuerzos de marketing sean transparentes, claros y accesibles para tus clientes en la Política de Protección de Datos detallada;
- Proporcionar a los clientes una opción genuina de dar su consentimiento libremente;
- Someter a todos tus clientes de la lista de correos electrónicos a un proceso de suscripción o doble suscripción, tal como lo exigen las leyes del GDPR.
En el marketing digital, los datos personales siguen siendo una herramienta principal, y el GDPR ha mejorado los derechos de protección de datos de los usuarios. Sin embargo, el GDPR y el marketing por correo electrónico han introducido requisitos más estrictos, lo que hace que el marketing digital sea más exigente, ya que las empresas deben ajustar sus estrategias para mantenerse en cumplimiento.
Recomendaciones clave del GDPR para el marketing por correo electrónico
Existen recomendaciones específicas del GDPR que deben seguirse en el marketing por correo electrónico para garantizar una protección robusta de los datos de correo electrónico. Aquí hemos recopilado algunas de las más importantes:
- Consentimiento: debes recibir un consentimiento informado de cada usuario antes de la suscripción. Por informado, nos referimos a informar a los usuarios que están consintiendo recibir correos electrónicos de marketing mediante acciones positivas.
- Política de privacidad para el marketing por correo electrónico: si envías correos electrónicos, debes tener una política de privacidad de marketing por correo electrónico donde informes a los usuarios qué datos recopilas y cómo utilizarás esos datos. La política de privacidad debe estar en tu sitio web, y recuerda incluir el enlace en tu formulario de suscripción.
- Acceso sin suscripción: no puedes prohibir el acceso a tu contenido si los usuarios no aceptan la suscripción, ya que deben poder dar su consentimiento libremente. No puedes hacer que parezca que es un paso obligatorio.
Mejores prácticas de marketing por correo electrónico conforme al GDPR
Ahora que conoces las razones por las que necesitas que tu marketing por correo electrónico cumpla con el GDPR, aquí hay algunos pasos obligatorios que debes seguir para asegurarte de que tus prácticas de marketing por correo electrónico estén a la altura:
Formularios de suscripción correctos
Tener un formulario de suscripción claro es imprescindible para el GDPR. Esto significa que no puedes crear una suscripción automática en tus formularios con una casilla de verificación preseleccionada. El usuario es el único que toma la decisión.
Registros de consentimiento
Debes almacenar un registro de prueba de que obtuviste el consentimiento de los usuarios. Este registro debe incluir la identidad del usuario, la fecha en que se otorgó el consentimiento y a qué ha consentido el usuario. Además, es necesario indicar los métodos que utilizaste para obtener el consentimiento, la información sobre si el usuario que dio su consentimiento lo retiró posteriormente y la base legal para recibir el permiso de un usuario.
Requisitos de contenido
El objetivo principal del GDPR es proteger a los usuarios. Por ello, debes ser honesto y claro sobre la identidad del remitente y la naturaleza del contenido enviado.
También hay algunos requisitos para el contenido de tus correos electrónicos. Por ejemplo, tus correos deben indicar claramente la naturaleza de tu mensaje, revelar su propósito e indicar si son correos promocionales o no. Además, debe incluir un enlace de desuscripción visible para que los lectores puedan darse de baja fácilmente si ya no desean recibir correos electrónicos (hablaremos más sobre esto más adelante).
Otro requisito esencial es que tu correo electrónico debe contener solo el contenido para el que los usuarios han dado su consentimiento. Por ejemplo, si el usuario acepta recibir correos electrónicos sobre tu producto, sería una grave violación del GDPR enviarles correos electrónicos con información sobre productos de terceros.
Si deseas enviar diferentes tipos de correos electrónicos, debes obtener el consentimiento para cada uno de ellos. Y no, eso no significa que tengas que perder tiempo creando numerosos formularios de suscripción. En su lugar, puedes añadir varias casillas de verificación para cada tipo de correo y permitir que los usuarios seleccionen cuáles desean.
Empresas o aplicaciones de terceros
Incluso si empresas de terceros se encargan de tu marketing por correo electrónico o usas algunas aplicaciones para este propósito, aún eres responsable de cumplir con el GDPR como propietario de los datos.
Desuscripción fácil e inmediata
Bajo el GDPR, debes dar a los posibles clientes la opción de retirar su consentimiento añadiendo un enlace de desuscripción a tu correo electrónico. Una vez que el usuario solicita retirar su consentimiento, tienes 30 días para cumplir con su solicitud.
Sin embargo, si tus clientes siguen recibiendo correos, sin importar si solicitaron retirar su consentimiento hace un día o treinta días, no estarán contentos. Por lo tanto, debes dar de baja a tus usuarios lo antes posible. De esta manera, evitarás frustraciones y mostrarás respeto hacia tus usuarios.
Aprovecha las aplicaciones de cumplimiento del GDPR
Sí, alinearse con todas las regulaciones es difícil, por lo que incluso los profesionales pueden fallar. ¡Pero no entres en pánico! Si te preocupa cumplir con el GDPR, siempre puedes aprovechar aplicaciones especializadas como GDPR Compliance by GrowthDot para el servicio de ayuda de Zendesk.
Esta útil aplicación te permite eliminar rápidamente los datos personales de los usuarios de acuerdo con las regulaciones de privacidad de la UE y California, dejando solo los datos necesarios para informes comerciales. Así, no tendrás que revisar constantemente si cumples con las regulaciones del GDPR, ya que la aplicación te ayudará en ese aspecto.
GDPR y el Email Marketing: Conclusión
El GDPR es un conjunto de estrictas regulaciones sobre cómo debes interactuar con tus clientes a través del email marketing, y tu objetivo principal es cumplir con esas reglas. Debes tener cuidado con las formas en que recopilas y almacenas datos personales de los residentes de la UE, o podrías recibir una multa. Con el GDPR, la Comisión Europea busca que los sitios web se preocupen por la seguridad de los correos electrónicos y la protección de los datos de los usuarios europeos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los principios clave del GDPR en el email marketing?
Los principios clave incluyen obtener un consentimiento explícito, brindar transparencia sobre el uso de los datos, garantizar la precisión de los datos y permitir que los usuarios retiren su consentimiento fácilmente. El GDPR enfatiza la protección de los datos personales y exige una comunicación clara sobre cómo se utilizan.
¿Qué es el consentimiento explícito y cómo lo obtengo para el email marketing?
El consentimiento explícito en el email marketing bajo el GDPR significa que los usuarios aceptan activamente recibir correos electrónicos de marketing mediante una acción directa, como marcar una casilla en un formulario de suscripción. Asegúrate de que tus formularios no tengan opciones preseleccionadas y que se indique claramente a qué están dando su consentimiento los usuarios.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi email marketing cumple con el GDPR?
Asegúrate de cumplir con el GDPR utilizando formularios de suscripción claros, manteniendo registros de consentimiento, siendo transparente sobre el contenido de tus correos electrónicos y proporcionando opciones fáciles para que los usuarios se desuscriban. Además, verifica que cualquier servicio externo que utilices también cumpla con las normativas.
¿Cómo afecta el GDPR al seguimiento de las métricas de email marketing?
El GDPR afecta el seguimiento al exigir consentimiento para recopilar y procesar datos personales. Debes asegurarte de que cualquier actividad de seguimiento sea divulgada a los usuarios y que las prácticas de recopilación de datos cumplan con las regulaciones del GDPR.
¿Qué papel juega la encriptación en el email marketing compatible con el GDPR?
La encriptación en el email marketing bajo el GDPR ayuda a proteger los datos personales contra el acceso no autorizado. Encriptar las comunicaciones por correo electrónico asegura que los datos de los usuarios estén protegidos durante la transmisión y cumple con los requisitos de protección de datos del GDPR.
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