Marketing por E-mail e GDPR: Guia Completo e Melhores Práticas

O e-mail se tornou uma ferramenta essencial no marketing por e-mail de hoje, ajudando a engajar os clientes de maneira eficaz.

No entanto, como profissionais de marketing por e-mail, é importante saber que gerenciar uma estratégia de marketing por e-mail significa coletar os endereços de e-mail dos usuários e, portanto, seus dados pessoais. Esse processo deve ser realizado de acordo com leis específicas de privacidade. Por exemplo, se o seu principal público-alvo estiver localizado na UE, seus esforços de marketing por e-mail devem estar em conformidade com o GDPR.

Em nosso artigo, apresentaremos o que é exatamente o GDPR e as principais regras para o marketing por e-mail em conformidade com o GDPR. Também daremos recomendações sobre como tornar seu marketing por e-mail compatível com o GDPR de forma simples.

Mas primeiro, vamos definir o que é o GDPR.

O que é o GDPR?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados, ou GDPR, é um conjunto de regras e padrões que descrevem como os dados dos usuários da UE devem ser processados. E não importa se o seu negócio está fora da União Europeia. Portanto, se você considera os cidadãos da UE como seus potenciais clientes, você precisa garantir que seu negócio esteja em conformidade com o GDPR.

Adicionar as melhores práticas do GDPR ao seu marketing por e-mail trará um impacto positivo nas taxas de clique e engajamento. Por outro lado, violar essas regras resultará não apenas na perda de assinantes, mas também em multas severas da Comissão Europeia.

O que significa conformidade com o GDPR no marketing por e-mail?

A principal regra do GDPR é sobre obter o consentimento dos clientes antes de coletar seus dados. Para o marketing por e-mail, isso significa que é necessário obter o consentimento dos usuários para enviar e-mails de marketing. Esse consentimento deve ser informado, dado livremente e fornecido por meio de uma ação afirmativa explícita do usuário.

Normalmente, para obter essa permissão, as empresas usam uma caixa de seleção em seus sites perguntando se os usuários desejam receber e-mails de marketing. Ao selecionar “Sim”, os usuários confirmam seu interesse em receber newsletters da sua empresa. Assim, você pode começar a coletar os dados pessoais deles de forma legal.

Importância da Conformidade com o GDPR para E-mails

A conformidade com o GDPR para marketing por e-mail é crucial não apenas para a adesão legal, mas também para a proteção da confiança do cliente. Com o aumento da vigilância sobre como os dados pessoais são gerenciados, as empresas devem garantir que seguem as regulamentações do GDPR para proteger a privacidade dos usuários e evitar multas pesadas.

Por que o seu marketing por e-mail deve estar em conformidade com o GDPR?

Recentemente, houve abusos significativos de dados pessoais dos clientes, o que levou a Comissão Europeia a monitorar como as empresas processam os dados dos usuários hoje em dia. Essas empresas geralmente coletam dados pessoais dos clientes sem informar a razão para essa coleta. Mesmo que não seja feito para fins maliciosos, tais empresas negligenciam medidas de segurança e técnicas, permitindo que os dados sejam facilmente comprometidos ou roubados por ladrões online.

Portanto, se você está mirando não apenas o mercado local, mas também deseja expandir seu negócio para clientes da UE, você deve seguir as regras estabelecidas no GDPR. Caso contrário, você provavelmente será multado com penalidades severas por violar o acordo de serviço. Além disso, sua reputação será prejudicada e levará tempo para se recuperar.

Como o GDPR afeta o Marketing por E-mail?

Como já mencionamos, realizar marketing por e-mail em conformidade com o GDPR significa obter o consentimento dos usuários para enviar e-mails de marketing. Essa prática exige alguns passos adicionais da sua parte, como:

• Regras de permissão de opt-in para novos clientes;
• Armazenamento de prova de consentimento;
• Coleta do mínimo de dados pessoais;
• Bases legais para a coleta de dados pessoais de maneira lícita;
• Capacidade de remover rapidamente as informações dos clientes, se solicitado.

No entanto, o GDPR também afeta a forma como você rastreia e analisa métricas de marketing por e-mail. Dados de engajamento, como taxas de abertura e cliques, são vitais para otimizar suas campanhas de marketing, mas o rastreamento dessas informações para clientes da UE deve ser tratado com cuidado de acordo com as regulamentações do GDPR. Felizmente, existem ferramentas projetadas para ajudar as empresas a manter o equilíbrio entre conformidade e desempenho.

Uma dessas ferramentas é o aplicativo Email Tracking para Zendesk, que permite monitorar o desempenho de suas campanhas de e-mail dentro do Zendesk. Com este aplicativo, você pode ver quando e quantas vezes seus e-mails são abertos, obtendo insights valiosos sobre o engajamento dos clientes.

O que torna o Email Tracking especialmente útil em uma estratégia de marketing compatível com o GDPR é sua flexibilidade. Você pode desativar facilmente o rastreamento de e-mails para residentes da UE para garantir que a privacidade dos dados seja respeitada e totalmente compatível com o GDPR. Esse recurso ajuda você a cumprir as regulamentações enquanto ainda se beneficia dos dados de rastreamento para outros públicos.

Então, todas essas regras tornam o marketing por e-mail muito complexo e desafiador para os profissionais que desejam atingir a UE? Não exatamente. Você deve entender que o GDPR não proíbe o envio de e-mails. Portanto, realizar atividades eficientes de marketing por e-mail ainda é possível, seguindo algumas regulamentações que descreveremos nos próximos capítulos.

Como o GDPR impactou as estratégias de marketing?

O GDPR trata da proteção de dados dos usuários. Os usuários têm o direito de saber que tipo de dados é coletado, quando e por quê, e de solicitar a exclusão de suas informações se não quiserem mais compartilhá-las. O GDPR também exige que as empresas relatem imediatamente qualquer violação de dados que tenham sofrido e quais dados foram comprometidos.

Os departamentos de marketing precisam prestar muita atenção ao seguir as regras do GDPR, pois elas influenciam diretamente as campanhas de marketing por e-mail, assim como o restante das atividades de marketing. Isso, por sua vez, faz com que reconsiderem totalmente as iniciativas de marketing que envolvem dados pessoais dos usuários. Para estar em conformidade com o GDPR, agora é necessário:

• Tornar todos os seus esforços de marketing transparentes, claros e acessíveis aos seus clientes na Política de Proteção de Dados detalhada;
• Oferecer aos clientes a verdadeira escolha de dar consentimento livremente;
• Submeter todos os clientes da lista de e-mails ao processo de opt-in ou double opt-in, conforme exigido pelas leis do GDPR.

No marketing digital, os dados pessoais continuam sendo uma ferramenta fundamental, e o GDPR reforçou os direitos de proteção de dados dos usuários. No entanto, o GDPR e o marketing por e-mail introduziram requisitos mais rígidos, tornando o marketing digital mais exigente, à medida que as empresas precisam ajustar suas estratégias para permanecerem em conformidade.

Principais recomendações do GDPR para o marketing por e-mail

Existem recomendações específicas do GDPR que devem ser seguidas no marketing por e-mail para garantir uma robusta proteção dos dados de e-mail. Aqui, reunimos algumas das mais importantes:

• Consentimento: você deve obter consentimento informado de cada usuário antes da inscrição. Por informado, entendemos que os usuários consentem em receber e-mails de marketing por meio de suas ações afirmativas.
• Política de privacidade para marketing por e-mail: se você envia e-mails, deve ter uma política de privacidade para marketing por e-mail, onde informa aos usuários quais dados você coleta e como usará esses dados. A política de privacidade deve estar em seu site, e lembre-se de incluir o link no seu formulário de opt-in.
• Acesso sem opt-in: você não pode proibir o acesso ao seu conteúdo se os usuários discordarem da inscrição, pois eles podem dar consentimento livremente. Não pode parecer que é uma etapa obrigatória.

Melhores Práticas de Marketing por E-mail com GDPR

Agora que você já sabe os motivos pelos quais precisa tornar seu marketing por e-mail compatível com o GDPR, aqui estão algumas etapas obrigatórias que você deve seguir para garantir que suas práticas de marketing por e-mail estejam em conformidade:

Formulários de opt-in adequados

Ter um formulário de opt-in claro é essencial para o GDPR. O que isso significa? Isso significa que você não pode criar um opt-in automático em seus formulários com uma caixa de seleção pré-marcada. O usuário é quem deve fazer a escolha. Além disso, não basta garantir que seus formulários de opt-in não tenham uma seleção padrão positiva. Você também deve ter uma declaração clara e específica de consentimento.

Registros de consentimento

Você deve armazenar um registro de prova de que obteve o consentimento dos usuários. Esse registro deve incluir a identidade do usuário, a data em que o consentimento foi dado e para o que o usuário consentiu. Além disso, é necessário indicar os métodos que você utilizou para obter o consentimento, as informações sobre se o usuário retirou o consentimento posteriormente e a base legal para o recebimento da permissão.

Requisitos de conteúdo

O principal objetivo do GDPR é proteger os usuários. É por isso que você deve ser honesto e claro sobre a identidade do remetente, indicando o endereço real da sua empresa e a natureza do conteúdo enviado.

Existem também alguns requisitos para o conteúdo dos seus e-mails. Por exemplo, seus e-mails devem indicar claramente a natureza da sua mensagem, divulgar seu propósito e informar se são ou não e-mails promocionais. Além disso, devem incluir o link de cancelamento de inscrição, visível para que os leitores possam se descadastrar facilmente se não quiserem mais receber e-mails (falaremos mais sobre isso depois).

Outro requisito essencial é que seu e-mail contenha apenas o conteúdo para o qual os usuários deram seu consentimento. Por exemplo, se o usuário concordou em receber e-mails sobre seu produto, seria uma violação grave do GDPR enviar e-mails com informações sobre produtos de terceiros.

Se você deseja enviar diferentes tipos de e-mails, deve obter consentimento para cada um deles. E não, isso não significa que você precisa perder tempo criando inúmeros opt-ins. Em vez disso, você pode adicionar várias caixas de seleção para cada tipo de e-mail e permitir que os usuários selecionem quais desejam receber.

Empresas ou aplicativos de terceiros

Mesmo que empresas de terceiros lidem com seu marketing por e-mail ou você use alguns aplicativos para esse fim, você ainda é responsável por cumprir o GDPR como proprietário dos dados. Claro, elas também terão algumas obrigações legais, mas você não estará sozinho nessa. Portanto, não fique de lado e deixe que outras empresas façam o que quiserem com seu marketing por e-mail. Você deve supervisionar suas atividades para garantir que estejam em conformidade com os padrões de segurança de e-mail do GDPR.

Desinscrição fácil e imediata

De acordo com o GDPR, você deve oferecer aos clientes em potencial a opção de retirar seu consentimento, adicionando um link de cancelamento de inscrição ao seu e-mail. Uma vez que o usuário solicitar a retirada do consentimento, você tem 30 dias para atender ao pedido.

No entanto, se seus clientes continuarem recebendo e-mails, independentemente de terem solicitado a retirada do consentimento um dia ou trinta dias atrás, eles não ficarão satisfeitos. Portanto, você deve desinscrever seus usuários o mais rápido possível. Dessa forma, você evitará frustrações e mostrará respeito aos seus usuários.

Aproveite os aplicativos de conformidade com o GDPR para e-mail

Sim, alinhar-se a todos os regulamentos é difícil, então até mesmo profissionais podem falhar. Mas não entre em pânico! Se você estiver preocupado em manter-se em conformidade com o GDPR, sempre pode aproveitar aplicativos especializados como o GDPR Compliance by GrowthDot para o Zendesk.Esse aplicativo útil permite que você exclua rapidamente os dados pessoais dos usuários de acordo com os regulamentos de privacidade da UE e da Califórnia, mantendo apenas os dados necessários para relatórios empresariais. Assim, você não precisa verificar constantemente se está cumprindo as regulamentações do GDPR, pois o aplicativo o ajudará nisso.

GDPR e Marketing por E-mail: Conclusão

O GDPR é um conjunto de regulamentações rigorosas sobre como você deve se comportar com seus clientes por meio do marketing por e-mail, e seu principal objetivo é aderir a essas regras. Você deve ter cuidado ao coletar e armazenar dados pessoais de residentes da UE, caso contrário, poderá ser multado. Com o GDPR, a Comissão Europeia visa fazer com que os sites se preocupem com a segurança do e-mail e a proteção dos dados dos usuários europeus.

Perguntas Frequentes (FAQs)

Quais são os princípios-chave do GDPR no marketing por e-mail?

Os princípios-chave incluem obter consentimento explícito, fornecer transparência sobre o uso de dados, garantir a precisão dos dados e permitir que os usuários retirem seu consentimento facilmente. O GDPR enfatiza a proteção de dados pessoais e exige uma comunicação clara sobre como esses dados são utilizados.

O que é consentimento explícito e como obtê-lo para marketing por e-mail?

O consentimento explícito no marketing por e-mail sob o GDPR significa que os usuários concordam ativamente em receber e-mails de marketing ao realizar uma ação direta, como marcar uma caixa de seleção em um formulário de opt-in. Certifique-se de que seus formulários de opt-in não tenham opções pré-selecionadas e indiquem claramente para o que os usuários estão consentindo.

Como posso garantir que meu marketing por e-mail esteja em conformidade com o GDPR?

Garanta a conformidade com o GDPR utilizando formulários de opt-in claros, mantendo registros de consentimento, sendo transparente sobre o conteúdo dos e-mails e fornecendo opções fáceis para os usuários se descadastrarem. Além disso, verifique se os serviços de terceiros que você utiliza também estão em conformidade.

Como o GDPR afeta o rastreamento de métricas de marketing por e-mail?

O GDPR afeta o rastreamento ao exigir consentimento para coletar e processar dados pessoais. Você deve garantir que qualquer atividade de rastreamento seja divulgada aos usuários e que as práticas de coleta de dados estejam de acordo com as regulamentações do GDPR.

Qual é o papel da criptografia no marketing por e-mail compatível com o GDPR?

A criptografia de e-mails no GDPR ajuda a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados. Criptografar as comunicações por e-mail garante que os dados dos usuários estejam seguros durante a transmissão, alinhando-se com os requisitos de proteção de dados do GDPR.