Ob Sie nun eine formelle geschäftliche Korrespondenz abschließen oder eine lockere E-Mail an einen Kollegen senden – zu wissen, wie man eine E-Mail effektiv beendet, ist entscheidend, um Professionalität und Höflichkeit zu wahren.
In diesem umfassenden Leitfaden gehen wir auf die Feinheiten des E-Mail-Abschlusses ein, geben Ihnen umsetzbare Tipps und teilen verschiedene Beispiele für professionelle E-Mail-Abschlüsse sowie passende Grußformeln, um Ihnen zu zeigen, wie Sie eine E-Mail professionell beenden.
Beginnen wir mit den Grundlagen: Was sind E-Mail-Abschlüsse?
Was sind E-Mail-Abschlüsse?
E-Mail-Abschlüsse, oder auch E-Mail-Schlussformulierungen, bezeichnen den letzten Teil Ihrer E-Mail – also den Abschnitt, der nach dem Haupttext Ihrer Nachricht folgt. Dieser Abschnitt enthält in der Regel eine abschließende Bemerkung, eine Grußformel und Ihre E-Mail-Signatur.
Der Zweck eines E-Mail-Abschlusses besteht nicht nur darin, das Ende Ihrer Nachricht zu signalisieren, sondern auch darin, Ihr professionelles Auftreten zu unterstreichen, Ihre Absichten klar auszudrücken und den Empfänger zu einer Reaktion oder Handlung zu motivieren.
Das Verständnis der Bestandteile und der Bedeutung eines professionellen E-Mail-Abschlusses ist der erste Schritt, um zu lernen, wie man eine E-Mail professionell beendet.
Wie also beendet man eine E-Mail richtig?
Was gehört ans Ende einer E-Mail?
Wenn Sie überlegen, wie Sie eine professionelle E-Mail beenden, ist es wichtig, bestimmte Elemente einzubeziehen, die Ihre Nachricht sauber abschließen und gleichzeitig effektiv und professionell wirken.
Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die Sie beim Ende einer formellen E-Mail berücksichtigen sollten:
- Abschließende Bemerkung
Vor Ihrer Grußformel kann eine kurze abschließende Bemerkung den Leser auf das Ende der E-Mail vorbereiten. Das kann ein einfaches Dankeschön, eine Erinnerung oder ein Handlungsaufruf sein – je nach Zweck der Nachricht.
- Grußformel
Die Grußformel ist Ihre gewählte Art, sich zu verabschieden. Sie sollte zum Ton Ihrer E-Mail und zur Beziehung zum Empfänger passen. Beispiele: „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Vielen Dank“.
- E-Mail-Signatur
Ihre E-Mail-Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil des professionellen E-Mail-Abschlusses. Sie sollte Ihren Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten enthalten. Optional können Sie ein Firmenlogo oder einen Link zu Ihrer professionellen Website einfügen.
Um Ihre E-Mail-Abschlüsse noch wirkungsvoller zu gestalten, sollten Sie Proaktive Kampagnen für Zendesk nutzen. Diese App hilft Ihnen dabei, E-Mails zu automatisieren und zu personalisieren, sodass Ihre Abschiedsformeln, Grußformeln und E-Mail-Signaturen stets professionell und auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sind. Mit Proaktive Kampagnen können Sie Vorlagen speichern und wiederverwenden, wodurch Sie in all Ihrer Kommunikation einen hohen Standard beibehalten.
Nun setzen wir unser Wissen in die Praxis um.
Wie beendet man eine E-Mail: Beispiele
Wie Sie Ihre E-Mail professionell beenden, hängt vom Kontext Ihrer Nachricht und der Beziehung zum Empfänger ab.
Hier finden Sie mehrere Beispiele, wie man eine E-Mail in verschiedenen Situationen beenden kann:
1. Formelle Geschäftsemail
Abschließende Bemerkung: „Ich freue mich auf Ihre zeitnahe Rückmeldung.“
Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen,“
E-Mail-Signatur: [Ihr vollständiger Name], [Ihre Position], [Ihr Unternehmen], [Kontaktinformationen]
2. Antwort auf eine Geschäftsanfrage
Abschließende Bemerkung: „Vielen Dank, dass Sie uns in Betracht ziehen. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.“
Grußformel: „Hochachtungsvoll,“
E-Mail-Signatur: [Ihr vollständiger Name], [Berufsbezeichnung], [Ihr Unternehmen], [Kontaktinformationen]
3. Netzwerk-E-Mail
Abschließende Bemerkung: „Ich schätze Ihre Zeit und freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit.“
Grußformel: „Herzliche Grüße,“
E-Mail-Signatur: [Ihr vollständiger Name], [Berufsbezeichnung], [LinkedIn-Profil]
4. E-Mail an einen Kollegen
Abschließende Bemerkung: „Lass uns bald mal auf einen Kaffee treffen. Danke für deinen Input bei diesem Projekt!“
Grußformel: „Beste Grüße,“
E-Mail-Signatur: [Ihr vollständiger Name], [Ihre Abteilung]
Diese Beispiele zeigen, wie Sie eine E-Mail professionell beenden können, indem Sie die Grußformel dem Ton und dem Zweck der Nachricht anpassen.
Wählen Sie Abschlussformulierungen und Grußzeilen, die dem Kontext entsprechen und das passende Maß an Förmlichkeit vermitteln.
Professionelle Möglichkeiten, eine E-Mail zu beenden
Die Wahl der richtigen Grußformel kann den Ton Ihrer E-Mail stark beeinflussen und die Professionalität Ihrer Nachricht unterstreichen. Jede dieser Abschiedsformeln erfüllt einen bestimmten Zweck und hilft dabei, einen passenden Abschluss zu setzen.
Wählen Sie Ihre Grußformel unter Berücksichtigung der Beziehung zum Empfänger und des Kontexts Ihrer Nachricht, um die gewünschte Professionalität und Tonalität zu unterstreichen.
Hier sind einige Vorschläge, wie man eine E-Mail professionell beenden kann, jeweils mit kurzer Erklärung:
- Mit freundlichen Grüßen
Universell geeignet für formelle und semi-formelle E-Mails. Vermittelt Wärme und Professionalität.
- Hochachtungsvoll
Ideal für sehr formelle Geschäftsemails, bei denen ein besonders professioneller Ton gefragt ist.
- Vielen Dank
Geeignet bei Danksagungen oder wenn Sie um etwas gebeten haben und die Mühe des Empfängers anerkennen möchten.
- Herzliche Grüße
Etwas persönlicher als „Mit freundlichen Grüßen“, gut für Kontakte mit freundschaftlichem Verhältnis.
- Respektvoll
Besonders für sehr formelle Kommunikation mit Führungskräften oder bei sensiblen Themen geeignet.
- Mit Vorfreude
Eine nach vorne blickende Grußformel, ideal wenn Sie eine Antwort oder Folgekommunikation erwarten.
- Mit aufrichtigen Grüßen
Eine traditionelle, professionelle Grußformel – wirkt jedoch möglicherweise etwas altmodisch.
- Mit Dankbarkeit
Gut geeignet, wenn Sie die Anstrengung oder Unterstützung des Empfängers wertschätzen möchten.
- Freundliche Grüße
Ein ausgewogener Abschluss zwischen Förmlichkeit und Wärme – ideal für professionelle, aber nicht steife Kommunikation.
- Beste Wünsche
Vielseitig einsetzbar, vermittelt Wohlwollen ohne übertrieben formell zu wirken.
- Mit Respekt
Ähnlich wie „Respektvoll“, für besonders formelle Kommunikation geeignet.
- Vielen herzlichen Dank
Etwas informeller als „Vielen Dank“, zeigt trotzdem Wertschätzung – ideal für weniger formelle E-Mails.
Welchen Ton sollten Sie beim Abschluss einer professionellen E-Mail verwenden?
Der Ton am Ende Ihrer E-Mail kann die Wahrnehmung Ihrer Nachricht – und damit auch von Ihnen – durch den Empfänger stark beeinflussen.
Daher hängt die Wahl des richtigen Tons für den Abschluss einer professionellen E-Mail von mehreren Faktoren ab, einschließlich Ihrer Beziehung zum Empfänger, dem Thema der E-Mail und dem gewünschten Ergebnis Ihrer Kommunikation.
Hier einige Richtlinien, die Ihnen helfen, den passenden Ton für den Abschluss einer E-Mail zu wählen:
- Bei der Kommunikation mit Vorgesetzten, Kunden oder Personen, die Sie nicht persönlich kennen, ist ein formeller Ton meist die beste Wahl. Das zeigt Respekt und Professionalität. Verwenden Sie in diesen Fällen Abschlüsse wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“.
- Wenn Sie Kollegen oder Kontakte anschreiben, zu denen Sie bereits eine Beziehung aufgebaut haben, ist ein wärmerer, aber dennoch professioneller Ton angemessen. Abschlüsse wie „Beste Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ vermitteln diese Balance gut.
- Wenn der Zweck Ihrer E-Mail darin besteht, Dankbarkeit auszudrücken, sollte Ihr Ton Ihre Wertschätzung widerspiegeln. Formulierungen wie „Vielen Dank“ oder „Mit Dankbarkeit“ würdigen den Einsatz des Empfängers direkt.
- Wenn Sie sich auf weitere Gespräche oder Handlungen im Anschluss freuen, wählen Sie einen einladenden und optimistischen Ton. Formulierungen wie „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ oder „Ich freue mich auf den weiteren Austausch“ setzen einen positiven und erwartungsvollen Akzent.
- In geschäftigen Arbeitsumfeldern kann es angebracht sein, sich kurz und direkt zu fassen. In solchen Fällen ist ein einfaches „Beste Grüße“ oder „Viele Grüße“ ein geeigneter Abschluss – effizient, aber nicht schroff.
Der Schlüssel zur Wahl des richtigen Tons beim Abschluss einer professionellen E-Mail liegt darin, den Kontext Ihrer Beziehung zum Empfänger zu verstehen und die Botschaft zu berücksichtigen, die Sie übermitteln möchten. Streben Sie stets einen Ton an, der respektvoll ist, dem Grad an Förmlichkeit der Situation entspricht und beim Empfänger einen positiven Eindruck hinterlässt.
Tipps für einen professionellen E-Mail-Abschluss
Einen professionellen E-Mail-Abschluss zu gestalten bedeutet mehr, als nur die passende Grußformel zu wählen. Es geht darum, sicherzustellen, dass Ihre Schlussbemerkung im Einklang mit Ton, Zweck und Inhalt Ihrer gesamten E-Mail steht.
Hier sind wesentliche Tipps, um Ihre E-Mail-Abschlüsse wirkungsvoll und professionell zu gestalten:
Konsequenz ist entscheidend
Stimmen Sie den Abschluss Ihrer E-Mail auf den allgemeinen Stil und Inhalt ab. Ein durchgehend einheitlicher Ton hilft, Professionalität zu wahren und macht Ihre Nachricht stimmig und wirkungsvoll.
Wenn Ihre E-Mail formell ist, beenden Sie sie auch formell. Wenn sie etwas lockerer ist, darf auch der Abschluss dies widerspiegeln – natürlich innerhalb professioneller Grenzen.
Seien Sie prägnant, aber vollständig
Kürze im Abschluss sollte nicht auf Kosten der Vollständigkeit gehen. Achten Sie darauf, dass Ihr Abschlussteil alle nötigen Elemente enthält: eine höfliche Schlussbemerkung, eine passende Grußformel und eine vollständige E-Mail-Signatur. Dieses Trio rundet Ihre E-Mail elegant ab, ohne den Empfänger zu überfrachten.
Passen Sie den Abschluss an
Personalisierte Elemente können Ihre E-Mail in einem überfüllten Posteingang hervorheben. Das Erwähnen eines kürzlichen Gesprächs, eines gemeinsamen Interesses oder aufrichtiger Dank kann Ihre Nachricht einprägsamer machen. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Personalisierungen zur Beziehung und zum Kontext Ihrer Kommunikation passen.
Die Bedeutung einer professionellen E-Mail-Signatur
Eine E-Mail-Signatur ist mehr als eine Formalität – sie ist ein Teil Ihrer beruflichen Markenidentität. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten hinzu. Optional können Sie auch ein professionelles Foto, einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil oder das Logo Ihres Unternehmens einfügen. Das stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und erleichtert die Kontaktaufnahme.
Sorgfältiges Korrekturlesen
Fehler im Abschlussteil Ihrer E-Mail können einen bleibenden negativen Eindruck hinterlassen. Nutzen Sie Rechtschreibprüfungen, aber lesen Sie Ihre E-Mail-Abschlüsse auch manuell Korrektur. Ein sauberer, fehlerfreier Abschluss trägt wesentlich zur Professionalität Ihrer Korrespondenz bei.
Anpassung an den Kontext
Der ideale Abschluss variiert je nach Situation. Eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber erfordert einen anderen Ton als eine Nachricht an einen langjährigen Kollegen. Passen Sie Ihre Grußformel den jeweiligen Umständen und Zielen Ihrer Kommunikation an.
Vermeiden Sie zu lockere Floskeln
In beruflichen Kontexten können manche Grußformeln zu locker oder gar unprofessionell wirken. Abschlüsse wie „XOXO“ oder „Bis dann“ mögen in privaten E-Mails akzeptabel sein, sind aber im Geschäftsumfeld ungeeignet. Wählen Sie Grußformeln, die Respekt und Professionalität ausdrücken.
Der letzte Eindruck zählt
Denken Sie daran: Der Abschluss Ihrer E-Mail bleibt oft am stärksten im Gedächtnis. Es ist Ihre letzte Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Achten Sie darauf, dass Ihr Schluss durchdacht ist und die Professionalität widerspiegelt, die Sie vermitteln möchten.
Schlusswort
E-Mails sind nach wie vor ein Grundpfeiler professioneller Kommunikation. Daher ist es entscheidend zu wissen, wie man eine E-Mail professionell beendet – um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, positive Beziehungen zu fördern und Kommunikationsziele zu erreichen.
Ob Sie ein formelles Angebot, ein kurzes Update an einen Kollegen oder eine Danksagung senden – der Abschluss Ihrer E-Mail kann die Wahrnehmung und Reaktion des Empfängers maßgeblich beeinflussen.
Bedenken Sie: Der Abschluss dient nicht nur als Verabschiedung, sondern als letzte Gelegenheit, Ihre Botschaft zu verstärken, Professionalität zu zeigen und Ihre Absicht klarzumachen. Mit einer gut gewählten Schlussbemerkung, einer passenden Grußformel und einer professionellen E-Mail-Signatur tragen Sie dazu bei, dass jede Ihrer Nachrichten einen positiven Eindruck hinterlässt und zur Effektivität Ihrer Kommunikation beiträgt.
In einer Zeit, in der Posteingänge von E-Mails überquellen, ist es umso wichtiger, sich positiv abzuheben. Die in diesem Artikel besprochenen Tipps, Beispiele und Strategien für den professionellen E-Mail-Abschluss helfen Ihnen dabei, Ihre E-Mails respektvoll, professionell und einprägsam zu beenden.
FAQs
Wie sollte ich eine professionelle E-Mail beenden?
Die beste Art, eine geschäftliche E-Mail zu beenden, besteht in einer kurzen Schlussbemerkung, die dem Ton und Zweck Ihrer Nachricht entspricht, gefolgt von einer passenden Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ und einer vollständigen Signatur mit Ihrer E-Mail-Adresse. Diese Kombination sorgt für Klarheit, Professionalität und einfache Kontaktaufnahme.
Warum ist ein E-Mail-Abschluss wichtig?
Ein E-Mail-Abschluss ist wichtig, weil er beim Empfänger einen letzten Eindruck hinterlässt. Er rundet Ihre E-Mail professionell und höflich ab, verstärkt den Ton Ihrer Nachricht und beeinflusst, wie der Empfänger Sie und Ihre Kommunikation wahrnimmt.
Was ist der beste E-Mail-Abschluss?
Der beste E-Mail-Abschluss hängt vom Kontext Ihrer Nachricht und der Beziehung zum Empfänger ab. Für formelle Geschäftskorrespondenz sind Abschlüsse wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Respektvoll“ passend. Bei eher lockeren oder vertrauten Kontakten können auch Formulierungen wie „Herzliche Grüße“ oder „Alles Gute“ geeignet sein.
Mit durchdachter Wahl personalisierter und professioneller Grußformeln können Sie Ihre Nachricht optimal an den jeweiligen Kontext anpassen – ob formell oder informell.