Vous êtes passé par là, vous avez échoué et vous ne voulez pas recommencer. Oui, la rédaction d’un courriel de suivi requiert à la fois des compétences et des connaissances. Les courriels de suivi sont une série de courriels qui correspondent à des actions effectuées par votre client. Le type d’e-mail dépend de cette action. La création d’un bon courriel de suivi est un processus complexe qui exige un certain degré de compréhension de la manière dont les gens ouvrent leurs courriels, de la façon dont ils perçoivent les informations présentées et des éléments qu’ils peuvent apprécier (ou non).
Lorsque les gens disent qu’ils ont travaillé dur pour obtenir une réponse, ils ne mentent pas. Aujourd’hui, à l’heure où l’information est pléthorique, inciter les destinataires d’un courrier électronique à l’ouvrir, sans parler d’y répondre, demande une patience draconienne et de réelles compétences. Cependant, il existe des moyens d’augmenter vos chances d’obtenir une réponse, et c’est précisément ce dont nous allons parler aujourd’hui. De l’importance de savoir rédiger des e-mails de suivi à la création de messages uniques en passant par les modèles, il y a beaucoup de choses à couvrir. P.S. Nous avons également préparé des exemples d’e-mails de suivi, alors lisez l’article jusqu’à la fin.
D’une manière générale, quatre raisons expliquent l’importance des e-mails de suivi : ils augmentent le taux de conversion, ils instaurent la confiance, ils permettent de filtrer l’audience et, enfin, ils permettent d’automatiser le marketing par e-mail. Examinons chacune de ces raisons en détail.
Maintenant que nous avons assimilé les principes de base, prenons un moment pour parler de la manière de bien rédiger un courriel de suivi. En règle générale, un courrier électronique se compose d’une ligne d’objet, du message proprement dit et de la partie finale. Ces éléments restent inchangés dans un courriel de suivi. Votre objectif est de faire ce qui suit :
Examinons chacun de ces points en détail.
À moins que vous ne disposiez d’un véritable entonnoir de vente, cette étape nécessitera beaucoup de détermination. Vous devez savoir précisément quel est l’objectif principal de l’e-mail ; sinon, il ne s’agit que de données absurdes. Pour mettre les choses en perspective, imaginons que vous ayez rencontré un développeur de logiciels vraiment génial lors d’une conférence et que vous souhaitiez lui proposer un poste dans votre entreprise pour un projet à venir, mais que cette personne soit restée froide. Vous devez susciter son intérêt pour le projet à venir et lui envoyer un courriel froid pour établir des relations chaleureuses et de confiance. C’est sur ce point que doit porter votre e-mail efficace. Votre principal objectif est de lui faire savoir exactement pourquoi il devrait rejoindre votre entreprise. Dans notre cas particulier, l’envoi d’une brochure ou d’une page de description de travail pourrait s’avérer efficace.
Si l’objet de votre courrier électronique est générique, vous manquez de nombreuses opportunités. Votre ligne d’objet est l’un de vos meilleurs atouts, car elle donne un petit aperçu du contenu de l’e-mail. En règle générale, il existe quatre types de lignes d’objet que vous pouvez utiliser lors de l’élaboration de votre stratégie de suivi.
Traiteur – Si vous connaissez votre public, il n’y a pas de meilleure ligne d’objet que celle qui lui est destinée. Nous vous suggérons d’examiner leurs données démographiques, le type de client de messagerie qu’ils utilisent et l’appareil avec lequel ils consultent le message. Sur la base de ces informations, vous serez en mesure d’identifier ce qu’il faut écrire et, plus important encore, comment l’écrire.
Court – Parfois, il est préférable d’aller droit au but dans votre ligne d’objet. La norme d’or est de 7 mots (environ 41 caractères), et vous devez donc vous efforcer de respecter cette norme. Toutefois, si vous pensez avoir besoin de plus, n’hésitez pas à le faire, car c’est peut-être ce dont vous avez besoin.
Détaillé – Tout comme vous n’aimez pas perdre du temps, votre groupe démographique clé n’aime pas cela non plus. Faites en sorte que votre objet soit clair comme de l’eau de roche, car c’est lui qui déterminera si votre destinataire ouvrira ou non le message.
Engageant – Si possible, rendez votre ligne d’objet au moins un peu engageante, mais n’en faites pas trop, car cela pourrait vous donner une image non professionnelle. Pire encore, le système anti-spam natif pourrait rejeter votre message.
L’ouverture de votre courriel n’est pas moins importante que l’objet. Commencez donc par une salutation chaleureuse mais professionnelle. Cela permet de donner un ton respectueux et de montrer que vous appréciez le temps et l’attention de votre client. Immédiatement après, la meilleure façon de donner suite à un courriel est de rappeler au client son interaction, son achat ou sa communication précédente. Il est évident qu’ils doivent se souvenir des détails de leur engagement avec votre entreprise et comprendre le contexte de l’e-mail suivant.
Votre prochaine tâche consiste à engager véritablement le client et à l’inciter à passer à l’action. Commencez par mettre en évidence les avantages uniques qu’il retire de votre produit ou service, en renforçant la valeur qu’il a déjà reçue. Répondez à toutes les questions qu’il pourrait se poser, en montrant que vous êtes proactif et que vous vous souciez de son expérience. Guidez-les pour les étapes suivantes, qu’il s’agisse de fournir un retour d’information, de profiter d’une offre exclusive ou d’explorer des fonctionnalités supplémentaires. Soyez clair et direct sur ce que vous voulez qu’ils fassent ensuite, en rendant les choses faciles et attrayantes. Terminez par un appel à l’action convaincant qui les encourage à répondre ou à franchir l’étape souhaitée, en veillant à ce que votre suivi ne soit pas seulement informatif, mais aussi engageant et orienté vers l’action.
Le marketing par courrier électronique est une question de persévérance. Si vous constatez que votre message actuel n’est pas pris en compte, vous devez trouver une façon organique de rédiger le suivant. Faites en sorte que l’ensemble de votre chaîne de messages soit naturelle et conforme à votre plan d’entonnoir.
À quoi servirait ce guide s’il n’incluait pas de modèles ? Nous avons préparé sept modèles d’e-mails pour vous. N’hésitez pas à les utiliser ou à les modifier pour donner plus de puissance à vos e-mails.
J’espère que votre week-end s’est bien passé. Je viens juste voir ce que vos collègues pensent de mes recommandations. Si je peux vous aider, n’hésitez pas à me le faire savoir. Je vous adresse mes meilleurs vœux,
[Votre nom]
L’avantage de ce modèle est qu’il va droit au but. Il n’y a pas d’eau, pas de longues introductions, rien. Il ne s’agit que d’affaires et de clarté des intentions, ce qu’apprécieront les hommes d’affaires très occupés.
Nous avons remarqué que vous n’avez pas répondu alors que [X] jours se sont écoulés. Comme nous ne voulons pas vous ennuyer, nous vous prions de répondre par un chiffre de la liste qui décrit le mieux votre réponse.
Je vous remercie !
Cet e-mail montre à vos prospects que vous accordez de l’importance à leur temps et que vous n’avez pas l’intention de les déranger sans raison. Un autre point positif de cet e-mail est qu’il offre déjà un moyen facile de répondre, ce qui n’est peut-être pas la tasse de café de tout le monde, mais qui est néanmoins une option.
Quel événement ! J’espère que vous avez autant appris que vous vous êtes amusé. Nous sommes convaincus que [augmenter votre objectif de vente] est votre priorité numéro un. Voici donc les [recommandations de vente] dont nous avons discuté. Si vous estimez qu’elles ne sont pas suffisantes ou que vous avez besoin d’un examen plus approfondi, je serai ravi de passer les 30 prochaines minutes à discuter de vos questions.
Je suis là pour vous aider, alors n’hésitez pas à m’envoyer un ou deux messages.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Représentant commercial].
Cet e-mail de suivi est un bon moyen de rappeler à la personne non seulement la réunion, mais aussi la raison pour laquelle elle s’est rendue au salon. Le fait que vous n’ayez pas oublié les recommandations est également un atout considérable. Et puis il y a le CTA organique, qui est peut-être la marque de fabrique de l’ensemble du message.
Tout d’abord, attendez quelques jours après l’envoi de l’e-mail précédent. Nous vous recommandons d’attendre au moins trois jours pour éviter d’être ennuyeux. Vous pouvez ensuite utiliser le modèle suivant.
Nous espérons que vous allez bien. Plusieurs jours se sont écoulés depuis notre dernière réponse et nous n’avons toujours pas reçu de réponse de votre part. Nous pensons que vous êtes peut-être occupé à trouver notre offre dans votre boîte de réception. Peut-être voudrez-vous donc jeter un coup d’œil à l’offre de [nom de votre entreprise].
[Copie de la lettre sans réponse]
Nous attendons votre réponse.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Représentant commercial]
J’espère que ce message vous conviendra. Je tenais à vous exprimer ma gratitude pour m’avoir donné l’occasion de passer un entretien pour le poste de [fonction] à [nom de l’entreprise] le [jour de la semaine] dernier. Je suis très enthousiaste à l’idée de rejoindre votre équipe et de contribuer à [projet spécifique ou objectif de l’entreprise].
N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d’informations complémentaires ou si le processus d’embauche est en cours. Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Souvent, les gens ne savent pas comment rédiger un courriel de suivi après un entretien, mais cela peut faire toute la différence lors de la prise de décision finale. Utilisez donc le modèle ci-dessus pour faire une impression durable, montrer que vous êtes toujours intéressé par le poste, et peut-être obtenir l’offre.
J’espère que vous passez une bonne journée. Je voulais revenir sur notre récente conversation au sujet de [Produit/Service]. Je pense qu’il pourrait vraiment vous aider à atteindre [avantage ou objectif spécifique].
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à me contacter. Je serais ravi de discuter de la manière dont nous pouvons aller de l’avant et faire en sorte que cela fonctionne pour vous.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Vous voulez faire avancer le processus de vente ? Commencez votre e-mail de suivi en reprenant contact avec votre prospect et en ravivant son intérêt. Rappelez-lui votre conversation précédente et insistez sur la valeur ajoutée de votre produit ou service. Cette approche permet non seulement de renforcer les avantages évoqués, mais aussi d’encourager le prospect à passer à l’étape suivante, celle de l’achat.
J’espère que tout va bien pour vous. Je reviens sur la proposition que j’ai envoyée le [Date]. Je suis ravi d’avoir l’occasion de travailler ensemble et je pense que notre solution peut être très bénéfique pour [l’entreprise du client].
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’éclaircissements supplémentaires, n’hésitez pas à me contacter. Je suis impatient de discuter des prochaines étapes et de la manière dont nous pouvons procéder.
Je vous remercie d’avoir pris en compte notre proposition. J’attends avec impatience vos commentaires.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Avec un courriel de suivi de proposition bien conçu, vous pouvez rappeler à vos interlocuteurs votre offre, répondre à leurs préoccupations et les encourager à aller de l’avant. Utilisez donc ce modèle si vous souhaitez conclure l’affaire et démontrer votre dévouement à vos clients potentiels.
J’espère que vous allez bien. Je me permets de faire un suivi concernant ma candidature au poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise], envoyée le [Date]. Je suis toujours très enthousiaste à l’idée de rejoindre votre équipe et de mettre à profit mes compétences en [mentionner une compétence ou expérience pertinente].
Je comprends que vous êtes peut-être encore en phase d’étude des candidatures, mais je souhaitais réaffirmer mon intérêt et savoir si vous aviez des nouvelles concernant le processus de recrutement.
Merci encore pour l’attention portée à ma candidature. Je reste disponible pour tout complément d’information et espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Cordialement,
[Votre nom]
Ce fut un plaisir de vous rencontrer lors de [Nom de l’événement] — j’ai beaucoup apprécié notre discussion à propos de [sujet]. J’aimerais rester en contact et pourquoi pas échanger autour d’un café virtuel.
Faites-moi savoir si cela vous conviendrait. J’ai hâte de poursuivre notre conversation !
Bien à vous,
[Votre nom]
J’espère que vous allez bien. Je souhaitais faire un suivi de notre récente discussion concernant un éventuel partenariat entre [Votre entreprise] et [Leur entreprise]. Nous voyons de nombreuses synergies et pensons qu’une collaboration pourrait être bénéfique pour les deux parties.
Seriez-vous disponible pour un appel rapide la semaine prochaine afin d’en discuter davantage ?
Cordialement,
[Votre nom]
Je souhaitais simplement faire un point concernant votre récente demande de support à propos de [sujet]. J’espère que tout fonctionne comme prévu maintenant, mais je reste à votre disposition si vous avez besoin d’aide supplémentaire.
N’hésitez pas à répondre à cet e-mail ou à rouvrir le ticket à tout moment. Nous sommes là pour vous aider !
Bien à vous,
[Nom de l’agent]
Équipe support de [Nom de l’entreprise]
J’espère que vous allez bien. Je fais un suivi concernant la facture n°[Numéro], émise le [Date], qui semble être en retard de paiement. Si vous avez déjà effectué le règlement, vous pouvez ignorer ce message.
Sinon, n’hésitez pas à me faire savoir s’il vous faut quelque chose de notre part pour traiter le paiement. Merci !
Bien à vous,
[Votre nom]
[Nom de l’entreprise]
Merci d’avoir essayé [Nom du produit] ! Nous vous serions très reconnaissants si vous pouviez prendre un moment pour partager votre avis. Vos retours nous aident à nous améliorer et à mieux répondre aux besoins des utilisateurs comme vous.
Voici un court sondage à remplir : [Lien] — cela ne vous prendra que 2 minutes.
Merci d’avance !
Bien cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
Pour apprendre à rédiger un courriel de suivi, il faut savoir ce qu’il faut éviter et quand il faut éviter d’envoyer un message de suivi. Le contenu et le contexte sont tous deux importants.
De nombreuses personnes commencent à organiser leur travail le lundi. Ils passent en revue tous leurs comptes de courrier électronique et suppriment les éléments qu’ils jugent non pertinents ou sans importance (après tout, rien d’urgent n’est envoyé par courrier électronique le week-end). Vous devriez éviter d’envoyer des messages de suivi les samedis, dimanches et lundis.
Il va sans dire qu’à la fin de la semaine, la plupart des professionnels commencent à planifier leur week-end. Ils n’ont pas envie de s’occuper de vos messages de suivi ou de vous répondre. Si vous devez absolument envoyer un message le vendredi, faites-le tôt le matin.
En milieu de semaine, vers 14 heures, la plupart des professionnels rentrent de leur déjeuner et sont prêts à accomplir leurs tâches quotidiennes. Ils se synchroniseront probablement avec le flux de travail et vérifieront à nouveau tous les canaux de communication essentiels, y compris les courriels. C’est là qu’ils remarqueront votre e-mail de suivi.
Parfois, l’envoi d’e-mails professionnels en milieu de semaine à 14 heures peut ne pas fonctionner, car vous risquez d’entrer en collision avec d’autres expéditeurs. En d’autres termes, vous n’êtes pas le seul à envoyer des suivis et des propositions après le déjeuner. Nous vous suggérons d’étudier attentivement votre taux de clics (CTR) pour voir comment vos prospects réagissent.
La réponse courte est jamais, mais ce n’est pas tout à fait vrai. En fait, tout dépend de plusieurs facteurs. Le timing est crucial car un retard de seulement 30 minutes pourrait signifier une perte ou une vente réussie. La meilleure façon de déterminer ce qui fonctionnera et ce qui ne fonctionnera pas est de créer une bonne stratégie de test A/B.
Votre mission principale est d’étudier autant que possible les habitudes de messagerie de vos prospects. Utilisez toutes vos analyses, toutes vos applications de suivi et toutes vos machines de traitement de données. Nous comprenons que tout le monde ne peut pas se permettre des systèmes d’analyse coûteux, ce qui est une raison valable. Ils sont chers et peuvent peser sur l’entreprise. Cependant, si vous êtes un utilisateur Zendesk, vous pouvez essayer notre application Email Tracking. Elle ne coûte pas très cher mais vous aide à recevoir et analyser les données avec l’heure exacte d’ouverture de l’email, à voir le meilleur moment pour une réponse, ou à suivre combien de fois l’email a été ouvert.
Si vous voyez que votre entreprise ne peut pas se permettre un tel système, jetez un œil à ces quatre créneaux horaires. Vous pouvez les utiliser pour savoir quand envoyer un email de suivi pour gagner vos clients, employeurs, etc. N’oubliez pas que ceux-ci ne sont pas toujours applicables et ne garantissent pas de fonctionner (d’où l’importance cruciale des tests A/B). Lors de leur utilisation, exercez un jugement prudent.
Pour clore complètement la question de savoir comment faire un suivi par email, nous avons préparé sept pratiques de travail pour vous :
Économiser le temps des lecteurs est indispensable de nos jours. Incluez le nom de l’utilisateur si possible, et essayez d’éviter les mots déclencheurs de spam, car la dernière chose que vous voulez est d’être bloqué par le filtre anti-spam du fournisseur de messagerie.
Parlez de votre coopération précédente, remerciez le lecteur pour les interactions ou demandez même comment ça se passe.
Créez une brève description des raisons de votre lettre. Commencez les phrases par l’essentiel et évitez les adjectifs inutiles.
Évitez de parler uniquement de votre entreprise, mais mettez en avant les avantages de la coopération avec vous et pourquoi cela peut être utile pour les deux parties.
Une opportunité de réponse rapide est une excellente chance d’augmenter votre taux de réponse et de tirer le meilleur parti de votre campagne par email. Un bon exemple d’email de suivi comprend les appels à l’action suivants :
Améliorez votre lettre avec une clôture amicale telle que « Cordialement », « Tous mes vœux », « Sincèrement » ou « Merci ». Et incluez le nom de l’entreprise.
Bien sûr, vous voulez que votre email soit mémorable et attrayant pour les destinataires. Cependant, certaines expressions peuvent sembler agressives au niveau subconscient. Dire « Comme mentionné dans mon dernier email » est une approche passive. Vous pouvez utiliser d’autres mots directs pour faire référence à l’email original. Essayez les suivants :
Exprimez vos attentes concernant le temps, la réponse et le résultat en posant des questions et en attirant l’attention du lecteur.
Rédiger un bon message de suivi prend du temps et des efforts, mais s’il est bien fait, il peut avoir un effet transformateur sur vos efforts de marketing par email. Nous espérons que notre guide vous aidera à rédiger votre meilleur exemple d’email de suivi qui obtiendra une réponse.
La meilleure façon de relancer un e-mail avec politesse est d’adopter un ton courtois, clair et respectueux du temps de votre interlocuteur. Commencez par rappeler votre message précédent et indiquez aimablement que vous attendez une réponse. Utilisez des expressions comme « Je me permets de revenir vers vous », « Juste un petit rappel », ou « Je comprends que vous soyez occupé(e) ».
Soyez concis, donnez du contexte si nécessaire, et ajoutez un appel à l’action (par exemple, une date limite de réponse) sans insister. Terminez en remerciant chaleureusement pour leur attention.
Vous devez envoyer jusqu’à 5 lettres de suivi si vous n’obtenez aucune réponse de votre client. À chaque fois, donnez au récepteur de plus en plus de temps pour répondre.
Généralement, 2 ou peut-être 3 jours est un délai approprié pour attendre avant d’envoyer des lettres de suivi. Doublez ensuite le délai pour le prochain suivi et conservez-le dans les 4 et 7 jours. Continuez à allonger le temps entre les campagnes afin de ne pas être intrusif. Cependant, il n’y a pas de règles strictes et vous pouvez expérimenter avec le timing.
Si vous n’obtenez pas de réponse après plusieurs relances polies, suivez ces étapes :
Reconsidérez le timing et la fréquence – Laissez suffisamment de temps entre chaque message pour ne pas paraître insistant.
Essayez un autre canal de communication – Si possible, contactez la personne via téléphone, LinkedIn ou une autre plateforme.
Vérifiez le contenu de vos messages – Assurez-vous qu’ils soient clairs, pertinents et contiennent un appel à l’action précis.
Incluez une autre personne – Dans un contexte professionnel, vous pouvez ajouter un collègue ou un contact commun en copie pour relancer.
Sachez quand arrêter – Si vos tentatives restent sans réponse, il peut être préférable de laisser tomber ou de réessayer plus tard.
Restez toujours professionnel(le) et respectueux(se), même sans réponse.
Il existe de nombreux outils pour envoyer des suivis en quelques clics, et votre choix doit dépendre du fournisseur de messagerie que vous utilisez actuellement. Si vous êtes un utilisateur Zendesk, nous vous recommandons d’essayer les campagnes proactives, car il existe de nombreux avis positifs de nos clients. Les campagnes proactives profitent à votre instance Zendesk et vous aident à exécuter des campagnes de suivi en masse en créant une liste de tickets sans réponse. De plus, l’application Proactive Campaigns permet de :
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