Conformité au RGPD pour les institutions financières

En mai 2018, marque l’adoption du Règlement Général sur la Protection des Données, ou simplement RGPD. Les multiples politiques strictes et réglementations en matière de conformité ont ajouté du poids à la liste déjà existante des règlements que les institutions financières doivent suivre. Tout cela est devenu un véritable défi pour les entreprises du secteur financier.

Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur la conformité au RGPD pour les entreprises financières, son impact sur les organisations financières et comment se conformer à cette réglementation sans effort.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données est une loi de l’UE sur la protection des données personnelles qui vise à protéger les données personnelles des résidents de l’UE lorsqu’ils traitent avec des entreprises situées en dehors de l’Union européenne.

En revanche, si votre entreprise est située dans l’UE, au lieu du RGPD, la loi de l’UE et le Règlement n° 45/2001 s’appliquent. Cependant, le service RGPD exige que tous les actes juridiques de l’Union soient conformes au RGPD en matière de protection des données.

Pour simplifier, le RGPD définit comment et quand les données personnelles des utilisateurs peuvent être collectées et traitées, quelle que soit l’industrie dans laquelle vous opérez.

Si l’on parle des points saillants du RGPD, voici ce que l’on peut lister :

• En cas de violation des données, les entreprises disposent de 72 heures pour les signaler ;
• Vous devez adopter des principes de protection de la vie privée dès la conception pour toutes vos opérations et technologies ;
• Pour traiter des données personnelles, vous devez obtenir un consentement explicite de l’utilisateur ;
• Il existe des cas où vous devez engager un Délégué à la Protection des Données pour se conformer aux réglementations ;
• Vous devez avoir un enregistrement de toutes les actions de traitement ;
• Assurez-vous de mettre en place des normes de sécurité financière strictes et des mesures pour les risques potentiels en matière de confidentialité des données ;
• Il est préférable de garantir à la fois les droits de suppression des données personnelles de vos clients et de vos employés ;
• Toutes les transferts internationaux doivent respecter des exigences particulières.

Le RGPD et les Services Financiers

Alors, qu’a apporté le RGPD aux banques, institutions financières et prestataires de services de paiement (PSP) ?

Dans l’ensemble, la mise en œuvre du RGPD pour les services bancaires et financiers implique des exigences strictes et des réglementations sur la manière d’informer les personnes concernées, de fournir des droits de portabilité et de signaler rapidement les violations de données.

Selon le RGPD pour les institutions financières, le PSP est considéré comme le processeur de données et le commerçant comme le responsable du traitement des données, tandis que le client et le titulaire de la carte sont les personnes concernées. Les données des clients, associées à leurs données de carte, constituent des données personnelles en vertu du RGPD. Le prestataire de services de paiement doit traiter les cartes de crédit des clients et les différents modes de paiement en ligne choisis par les clients pour libérer les fonds aux commerçants.

Toute institution financière doit se conformer au RGPD ainsi qu’à d’autres lois (par exemple, la loi AML contre le blanchiment d’argent). De plus, tous les services financiers, y compris les entreprises de traitement des paiements, sont soumis à des sanctions en vertu du RGPD. Ces sanctions comprennent des dommages causés aux personnes concernées, des amendes administratives et des avertissements.

Par exemple, dans le secteur financier, en 2021, l’autorité espagnole de protection des données a infligé à Caixabank une amende de 7,3 millions de dollars pour l’utilisation abusive de données personnelles et des manquements au consentement en vertu du RGPD.

Le RGPD s’applique-t-il aux entreprises de services financiers ?

Même avant l’apparition du RGPD, les entreprises opéraient selon une culture stricte de conformité dans les institutions financières. Elles disposaient également d’un cadre de gestion des risques qui garantissait la sécurité de la vie privée et de la protection des données. Cependant, cela était difficile car il y avait une énorme quantité de données d’utilisateurs à gérer.

Le RGPD pour les institutions financières exige que celles-ci restent proactives lorsqu’il s’agit de se conformer à la réglementation. En ce qui concerne les organisations financières situées dans des pays non membres de l’UE et opérant sur le marché de l’UE, elles doivent comprendre toutes les dispositions réglementaires et l’impact du RGPD sur leurs opérations.

Aujourd’hui, la collecte et la gestion des données pour le secteur financier nécessitent des moyens plus innovants et automatisés d’utiliser les technologies. Et toutes ces technologies doivent être conformes au RGPD.

Une des principales exigences du RGPD est de communiquer des informations privées aux clients. C’est pourquoi les entreprises doivent informer les clients de toutes les données qu’elles collectent, expliquer pourquoi elles en ont besoin et ce qu’elles vont en faire. Cependant, cela fait principalement ce que les entreprises financières font depuis des années, donc ces exigences sont faciles à remplir pour elles, contrairement aux organisations non financières.

Impact sur l’industrie financière selon le RGPD

Pour rester conforme au RGPD, les institutions financières doivent mettre en place le système nécessaire pour obtenir, suivre et gérer de manière sécurisée les données sensibles des citoyens de l’UE. De plus, toutes les données sensibles des clients, faisant partie des données financières, sont les données privées des personnes concernées et sont soumises à des exigences de sécurité énoncées par le RGPD. Ainsi, des mesures de cybersécurité robustes doivent également être en place.

Les entreprises financières doivent informer les utilisateurs et traiter les demandes concernant les données personnelles par le biais de ce système. Parmi les éléments incontournables de la conformité des institutions financières au RGPD, on trouve :

Consentement

Le RGPD définit le consentement du client comme un « choix et un contrôle authentiques ». Toutes les responsabilités pour obtenir le consentement reposent sur l’entreprise. Cela signifie que vous devez demander le consentement de l’utilisateur avant de collecter ses données personnelles. De plus, il est nécessaire de consigner comment, quand et ce qui a été indiqué concernant le consentement à chaque utilisateur. Encore une fois, l’utilisateur peut demander le retrait de son consentement quand il le souhaite.

Suppression des données

Selon le RGPD, chaque personne a le droit de demander la suppression de ses données sensibles par une banque ou toute autre institution financière. Même les données qu’une entreprise financière a partagées avec une autre société tierce. C’est pourquoi toutes les entreprises financières doivent mettre en place des inventaires de données fiables et un suivi efficace pour supprimer rapidement et efficacement les données sensibles des utilisateurs sur demande.

Violations des données

Le RGPD inflige des amendes sévères en cas de violation des données. Et par violation des données, ils entendent tout cas de violation de la sécurité entraînant la destruction, l’altération, la perte, l’accès ou la divulgation des données personnelles d’un utilisateur. En cas d’une telle violation, vous avez seulement 72 heures pour informer l’autorité de régulation.

Protection de la vie privée dès la conception

Selon ce point du RGPD pour les institutions financières, la protection des données doit être le fondement de toute politique, opération ou projet commerciaux. Cela signifie également que l’entreprise est entièrement responsable de la conformité et de la protection des données et montre exactement comment elle est conforme, et non simplement déclarée. Sinon, vous pouvez être soumis à une amende de 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros (le montant le plus élevé).

Gestion des fournisseurs

Comme pour de nombreux autres secteurs, les données sont le fondement de toute organisation financière et sont partagées via de nombreuses applications et solutions logicielles. C’est pourquoi il est essentiel de créer un processus robuste et transparent pour définir comment les fournisseurs externes doivent traiter les données des clients.

Délégué à la protection des données (DPD)

Si une organisation financière traite de grands silos de données privées, il sera probablement nécessaire d’embaucher un DPD. Leurs principales responsabilités comprendront notamment :

• la création et la gestion des politiques et activités de protection des données ;
• fournir des recommandations et des évaluations sur la manière d’améliorer les mesures de protection des données ;
• former le personnel ;
• réaliser des audits internes.

Se conformer au RGPD et à d’autres réglementations financières

Indéniablement, il existe de multiples exigences du RGPD qui doivent être mises en œuvre par les organisations financières sur une courte période. Oui, faire tout cela manuellement est un défi. Cependant, avec une solution automatisée, cela deviendrait un jeu d’enfant.

Aujourd’hui, vous pouvez trouver de nombreuses solutions pour aider votre entreprise financière à rester conforme au RGPD. Par exemple, si vous utilisez le service d’assistance Zendesk, vous pouvez essayer l’application GDPR Compliance. Cette solution pratique dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour protéger les données de vos clients :

• Supprimer toutes les données personnelles de l’utilisateur tout en conservant des informations précieuses sur la personne. De plus, créer un identifiant unique pour identifier un utilisateur.
• Pas de travail manuel fastidieux. Téléchargez automatiquement toutes les informations nécessaires sur vos clients et leurs tickets dans un fichier CSV.
• Supprimer complètement les données des utilisateurs et les tickets de votre Zendesk en quelques clics seulement.
• Modifier facilement les données individuelles ou de groupe en créant des listes avec de nombreux filtres.
• Si vous optez pour un accès premium, vous pouvez planifier la date à laquelle vous souhaitez supprimer les données de l’utilisateur ou anonymiser les tickets liés à un utilisateur spécifique. Vous pouvez également personnaliser vos propres règles d’automatisation et choisir ce qui vous convient le mieux.
• Vous pouvez supprimer non seulement des utilisateurs avec l’application GDPR Compliance, mais également l’ensemble de l’organisation. En d’autres termes, les supprimer individuellement ou en masse.