Hoy en día, cuidar los datos de sus clientes, incluido el almacenamiento, el mantenimiento, la transferencia y el uso, es crucial. Un buen software de cumplimiento del GDPR puede ayudarle mucho en este sentido. Una herramienta tan útil gestiona los datos de sus clientes de acuerdo con las regulaciones GDPR.
Lo primero es lo primero: ¿qué es el GDPR?
Se dice que el Reglamento General de Protección de Datos, o GDPR, es la ley y el reglamento de privacidad más estrictos del mundo. Entró en vigor en 2018 y, desde entonces, se ha centrado en dar a los usuarios más control sobre sus datos sensibles. Ofrece a los usuarios más claridad y transparencia sobre cómo las empresas utilizan sus datos privados y garantiza que no se haga un uso indebido de ellos.
Cualquier empresa que trate con ciudadanos de la UE o trabaje dentro de la Unión Europea debe cumplir con el GDPR. De lo contrario, puede ser multada severamente por no cumplirlo.
Imagínese en 2021, Amazon fue multada con 877 millones de dólares por la forma incorrecta de recopilar y compartir datos personales a través de cookies. Y no es el único gran nombre que fue multado por no cumplir con GDPR.
Además, no puedes simplemente implementar varios cambios en tu política de privacidad corporativa y olvidarte de ello. Es un proceso continuo que requiere un trabajo constante y actualizaciones por tu parte.
7 principios del cumplimiento del GDPR
El GDPR gira en torno a siete principios básicos que cada empresa debe seguir para cumplir con el GDPR. Estos son:
1. Limitación del almacenamiento
La limitación del almacenamiento de datos personales significa que cada organización tiene que limitar el período de almacenamiento de datos. La duración depende del tipo de datos y de su sensibilidad. Por ejemplo, si recopilas datos financieros de los usuarios, puedes almacenarlos hasta 6 años, pero si recopilas datos relacionados con la salud, el tiempo es más limitado.
2. Integridad y confidencialidad
Este principio del GDPR significa que tu empresa debe emplear un sistema y medidas de seguridad fiables para proteger completamente los datos personales que almacenas. Nunca debe ser objeto de tratamiento no autorizado, daño o pérdida accidental.
3. Responsabilidad
Todas las empresas deben asumir la plena responsabilidad de lo que hacen con los datos personales de los usuarios y cómo cumplen con el GDPR. Para seguir cumpliendo la normativa, las empresas deben emplear las medidas necesarias, disponer de los registros pertinentes y estar preparadas para demostrar su cumplimiento a las autoridades siempre que lo soliciten. Esto significa que una empresa debe tener preparados documentos sobre el cumplimiento del GDPR.
4. Legalidad, equidad y transparencia
Cualquier actividad que tenga como objetivo procesar los datos de los usuarios debe cumplir con el GDPR y las leyes. Esto significa que si procesa datos personales, debe cumplir las normas establecidas por el GDPR. Estos son algunos de los principios fundamentales:
- Debe tener una base legal para obtener y procesar datos sensibles. El GDPR establece seis bases legales: interés viral, consentimiento, ejecución de un contrato, interés legítimo, interés público o requisito legal.
- Debe recopilar datos personales legalmente. Esto significa que debe ser transparente sobre la recogida de datos con los usuarios que se los facilitan. Los usuarios tienen que estar siempre informados de que se recogen sus datos. Para mantenerse más transparente, necesita una política de privacidad, una política de cookies y otros documentos relevantes en su sitio web donde describa en detalle qué datos se recopilan y procesan.
5. Limitación de la finalidad
Este principio significa que una empresa tiene que limitar la actividad de tratamiento sólo a lo que es necesario para el propósito original de la recogida de datos. Por eso, si recoge los correos electrónicos de los usuarios para enviarles algunas ofertas, no puede almacenarlos para siempre y utilizarlos para lanzar diferentes campañas de marketing sin el permiso de los usuarios.
6. Minimización de datos
Uno de los principios fundamentales del GDPR es la minimización de datos. Esto significa que cada empresa debe minimizar los datos de los usuarios que procesa. Por ejemplo, si recopilas los datos rellenando los formularios, no necesitas guardar cada detalle que te da un usuario. En su lugar, necesitas la menor cantidad de información necesaria para satisfacer la solicitud inicial.
Para minimizar racionalmente los datos personales de tus usuarios, tienes que analizarlos adecuadamente. Puedes empezar con el análisis o descubrimiento de datos, donde descubrirás qué tipo de datos personales recopilas y almacenas y en qué sistemas.
7. Precisión
El último principio del GDPR es la exactitud de los datos personales. Establece que los datos personales que almacena deben estar actualizados. Por lo tanto, debe asegurarse de que cualquier dato inexacto se borre sin demora por su parte.
¿Qué es el software de cumplimiento del GDPR?
Como ya entiende de los siete principios del GDPR que ya hemos mencionado, cumplir con el GDPR es todo un desafío. Requiere mucho trabajo por su parte. Sin embargo, existen numerosas herramientas en el mercado que pueden ayudarle. Se llaman soluciones de cumplimiento del GDPR.
El software GDPR facilita la gestión de los datos de los clientes y se ocupa de la seguridad de los datos y de los formularios de consentimiento. Además, las soluciones GDPR pueden utilizarse para abordar muchos de los principios del GDPR.
En la actualidad, las herramientas de cumplimiento del RGPD varían según su funcionalidad. Algunas son sencillas y emplean el registro de la actividad de cumplimiento. Al mismo tiempo, algunas soluciones avanzadas también pueden proporcionar auditorías, informar sobre violaciones de datos o incluso realizar un análisis de brechas para encontrar puntos débiles en su estrategia de cumplimiento del GDPR.
Software de cumplimiento de los principios del GDPR
Hemos seleccionado el mejor software de cumplimiento de GDPR a partir de 2024, que le ayudará a mantenerse en cumplimiento con GDPR mucho más fácilmente y evitar cualquier riesgo de ser multado.
GDPR Compliance para Zendesk por GrowthDot
Comenzamos nuestra lista con las herramientas de cumplimiento de GDPR más confiables. GDPR Compliance para Zendesk, desarrollado por GrowthDot, ayuda a procesar mucho más rápido y fácil los datos de los usuarios y sus solicitudes. Además, anonimiza, elimina y recupera datos.
Estas son algunas de las características que hacen que esta herramienta de cumplimiento GDPR sea única:
- Guarde todos los datos sensibles de los usuarios sin violar las leyes GDPR. Si utiliza Zendesk, tiene muchos datos que puede obtener de los tickets de los clientes y del historial de conversaciones. El cumplimiento de GDPR para Zendesk permite almacenar estos datos mientras se eliminan los datos de los usuarios. ¿Cómo es posible? Esta práctica aplicación crea un ID único para cada cliente, lo que hace imposible identificar a la persona.
- Descargue fácilmente los datos de tickets y usuarios. Deje de copiar y pegar manualmente la información necesaria. La aplicación GDPR Compliance puede descargar automáticamente los datos de usuarios y tickets solicitados mediante la creación de un archivo CSV.
- Elimine automáticamente a los usuarios del sistema para siempre. Si opta por este software compatible con GDPR, puede eliminar cualquier número de usuarios y tickets del sistema con solo un clic del ratón. No se requiere ningún trabajo manual.
- Edite usuarios en grupos o por separado. Cree una lista de los usuarios necesarios en el sistema y realice las ediciones necesarias. Estas listas pueden crearse en función de varios criterios.
- Programar procesos GDPR. Si elige un plan Premium, puede planificar su actividad GDPR con reglas y funciones de automatización. Por ejemplo, programe cuándo desea eliminar un usuario o anonimizar sus tickets. Además, personaliza tu automatización y hazla repetitiva o elige el plazo de repetición.
- Elimine rápidamente toda la organización. Esta es una característica única de la que carecen muchas herramientas GDPR. Puede procesar fácilmente diferentes organizaciones por separado o en bloque y eliminar datos o tickets dentro de ellas.
Gestor de cumplimiento de Microsoft Purview
Este es un excelente software de cumplimiento GDPR creado para los usuarios de Microsoft 365, y requiere una licencia de suscripción de Office 365 E5. Entre las características más valiosas de esta app se encuentran las siguientes:
- Aplicación de limitaciones de minimización y almacenamiento de datos;
- Creación de inventario de riesgos de protección de datos;
- Capacidad para realizar diversas evaluaciones;
- Realización de clasificación de datos que se basa en el nivel de sensibilidad de los datos;
- Capacidad para encontrar datos sensibles y protegerlos;
- Estar en sintonía con las normativas y certificaciones vigentes;
- Eliminación de datos sensibles después de un tiempo determinado;
- Protección contra la divulgación accidental;
- Protección contra el acceso no autorizado.
Amazon Macie
Creado por Amazon, Amazon Macie es un gran software de cumplimiento de GDPR desarrollado para la protección de datos. Emplea tecnologías de aprendizaje automático y coincidencia de patrones para descubrir los datos confidenciales de los usuarios, proporcionar información sobre los riesgos de seguridad de los datos y tiene protección automatizada contra cualquier riesgo de seguridad. Es uno de los mejores software de cumplimiento de GDPR que le permite:
- Encontrar los datos sensibles de los usuarios;
- Proteger automáticamente dicha información;
- Eliminar datos sensibles después de un período determinado;
- Bloquear el acceso no deseado y no autorizado a datos sensibles;
- Detectar y combatir cualquier actividad maliciosa.
ARX Data Anonymization Tool
Una de las características de seguridad más destacadas de esta aplicación GDPR es la anonimización de datos. Garantiza principios de cumplimiento del GDPR como la minimización de datos y la limitación del almacenamiento. Sin embargo, la anonimización de datos ARX requiere algunos conocimientos técnicos para su aplicación. Entre las características clave de esta aplicación se encuentran las siguientes:
- Capacidad para eliminar datos personales identificables, como nombres, números de teléfono, direcciones y otros;
- Sustitución de información personal identificable (PII) por otra no identificable, algunas cadenas aleatorias o IDs;
- Generación de conjuntos de datos.
Netwrix
Esta fiable plataforma de supervisión de servidores trabaja con la configuración crítica y la creación de posturas de seguridad. Ayuda a las empresas a obtener información valiosa y mejorar su eficacia. Netwrix también ayuda a proteger los datos y a obtener el control de los datos empresariales sensibles y regulados. Entre sus principales características se encuentran las siguientes:
- Ayuda en la mitigación y prevención de riesgos;
- Mejora de la coordinación y la responsabilidad de los usuarios;
- Enfoque en la satisfacción del cliente;
- Suministro de informes de seguridad y riesgos en la nube.
BASIS ID
Esta solución digital se centra en la privacidad de los datos y cuenta con el cumplimiento de GDPR para PYMES. Al utilizarla, obtendrá una solución todo en uno para la gestión web, la identificación de datos sensibles y la gestión de políticas. Estas son algunas de sus funcionalidades y características:
- Provisión de software KYC con varias integraciones;
- Gestor de cuentas dedicado con el que podrá ponerse en contacto si tiene algún problema;
- La empresa ha pasado la auditoría BIG4 y tiene toda la documentación necesaria;
- Cumplimiento total del GDPR.
Ignyte
Este es un sistema GDPR viral que las empresas de numerosas industrias utilizan, incluida la inteligencia, la atención médica, el ejército, el gobierno y mucho más. Funciona completamente en cumplimiento con las regulaciones y leyes modernas. Algunas de sus características destacadas incluyen:
- Puede manejar fácilmente datos clasificados utilizando nuevas soluciones para la base industrial de defensa. Cumplen plenamente las leyes y normativas DFARS, NIST y CMMS;
- Si trabaja en el sector sanitario, puede gestionar fácilmente los datos confidenciales de sus pacientes con soluciones que cumplen las normativas HIPAA e HITRUST. Funciona con diferentes listas de comprobación, hojas de cálculo e incluso recogida manual de pruebas.
Securiti
Esta es una gran opción para las empresas que buscan una solución sólida para abordar eficazmente sus requisitos de cumplimiento del GDPR. Securiti.ai ofrece una plataforma integral de cumplimiento de la privacidad que incluye herramientas de descubrimiento de datos, clasificación y gestión del consentimiento. También proporciona funcionalidad para gestionar las solicitudes de los sujetos de datos, realizar evaluaciones de riesgos y automatizar los flujos de trabajo de privacidad de datos, ayudando a las empresas a cumplir con los requisitos del GDPR.
Snow Software
Snow Software es una solución de evaluación de riesgos GDPR disponible en la nube, móvil o local. Proporciona a sus usuarios una evaluación de riesgos basada en el GDPR y ayuda a elaborar un plan y una estrategia eficaces para el GDPR. Viene con una función de descubrimiento automatizado que le permite saber qué usuarios tienen acceso específico a las aplicaciones y cómo las utilizan.
TrustArc
Esta completa suite de soluciones orientadas al GDPR ayuda a las empresas a planificar, implementar, actualizar y mantener el cumplimiento del GDPR. Sus funciones principales incluyen la presentación de informes a los reguladores, la supervisión del cumplimiento y el registro de las actividades procesadas.
Didomi
Se trata de otro sistema de gestión de consentimientos y preferencias muy extendido en el mercado que permite recopilar, almacenar y configurar los permisos y preferencias de los usuarios en consecuencia. También puede evaluar la puntuación de cumplimiento de su empresa en porcentaje.
¿Cómo elegir el mejor software de cumplimiento del GDPR?
Como ya comprenderá, existen numerosos servicios de cumplimiento del GDPR en el mercado. Por lo tanto, la pregunta es: ¿Cómo encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades? Aquí hemos recopilado los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una aplicación de este tipo.
Necesidades de las empresas
Hay muchos servicios de cumplimiento del GDPR, cada uno con características únicas que se adaptan a diferentes organizaciones. Así que, en primer lugar, debe definir sus necesidades. ¿Qué pasos de la gestión de datos sensibles son esenciales para usted? ¿Necesita un mapeo de datos o una evaluación del impacto de la protección de datos? Encuentre los puntos cruciales que su GDPR debe tener antes de hacer una compra.
Presupuesto
Las grandes empresas pueden, sin duda, dedicar su presupuesto a comprar el mejor software de cumplimiento del GDPR con todas las funciones. Pero su presupuesto es ajustado si es propietario de una pequeña agencia o startup. Por lo tanto, su objetivo sería encontrar una combinación perfecta de precio asequible, calidad y características.
Calidad del producto
La calidad importa cuando se trata de software de cumplimiento de GDPR. Es uno de los principales factores, junto con la facilidad de uso, a la hora de tomar una decisión final. ¿Cómo comprobar la calidad? Puede aprovechar la orientación, la demostración o los tutoriales que muchos proveedores de software GDPR ofrecen a sus clientes para comprobar la calidad y la funcionalidad de la aplicación.
Tipo de software
Existen varios tipos de software de cumplimiento del GDPR en el mercado actual. En primer lugar, puede obtener software on-premise. Esto significa que el software se instalará directamente en sus ordenadores y servidores.
En segundo lugar, puede optar por un SaaS (o simplemente software como servicio), y su solución se almacenará en la nube. Las soluciones SaaS son mejores para las grandes empresas que no tienen límite de recursos para la integración interna. Sin embargo, puede que no se adapten a las pequeñas organizaciones.
Una de las principales ventajas de las soluciones SaaS es que su proveedor de software tiene acceso a la solución y puede actualizarla periódicamente. También son más baratas y no necesitan una inversión inicial significativa, ya que no hay que pagar por la infraestructura o alguna licencia. Sobre todo, el precio es flexible y se paga mensualmente.
Otra ventaja de las soluciones en la nube es su sólida seguridad. Esto es esencial si trabajas con datos sensibles. Y la guinda del pastel es que el proveedor de software se encarga de cualquier problema de compatibilidad o mantenimiento informático.
Capacidades de personalización
Al elegir la herramienta GDPR adecuada para su empresa, tenga en cuenta la disponibilidad de funciones de personalización. Eso le permitirá ajustar los procesos de cumplimiento de acuerdo con las necesidades de su empresa y las regulaciones específicas de la industria. Por lo tanto, opte por un software que pueda acomodar el crecimiento de su negocio y adaptarse a los requisitos cambiantes del GDPR.
Servicio de asistencia
Es muy importante tener en cuenta la calidad del servicio de asistencia y su disponibilidad. Es por eso que siempre debe comenzar probando el producto, especialmente cuando se trata de elegir el mejor software de cumplimiento de GDPR. De esta manera, puedes echar un vistazo a su soporte. También puede estudiar los comentarios en línea y filtrar las empresas con mala reputación. Además, estudia el autoservicio de la empresa, es decir, la base de conocimientos o el portal, para determinar si se preocupa por sus clientes. Puedes suponerlo viendo dónde ofrece la empresa soluciones a los problemas más comunes.
Formación del personal
Incluso si compra la herramienta más sencilla, seguirá existiendo una curva de aprendizaje inicial porque usted y su equipo necesitan aprender todo sobre ella antes de utilizarla. Y esto tiene un precio en horas de trabajo. Por lo tanto, antes de tomar una decisión definitiva, tenga siempre en cuenta el tiempo necesario para la formación y la incorporación de sus empleados.
Conclusión
Nuestro artículo ha abordado las principales herramientas de cumplimiento del GDPR populares entre las empresas hoy en día. Todas ellas le ayudan a gestionar mejor los datos sensibles de sus clientes y a decidir qué datos compartir con quién.
Si bien esta lista es bastante larga, las características presentadas le ayudarán a tomar una decisión mejor informada y comprar el software que satisfaga todas sus necesidades comerciales con respecto al cumplimiento del GDPR.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ayudan las herramientas informáticas al cumplimiento del RGPD?
Las herramientas del RGPD están diseñadas para automatizar diversos procesos de cumplimiento, como la asignación de datos, la gestión del consentimiento, las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR), la gestión de infracciones, las evaluaciones de impacto, la supervisión de políticas, el mantenimiento de registros, la gestión de riesgos y la generación de informes de cumplimiento. Al automatizar estas tareas, estas herramientas agilizan sus esfuerzos de cumplimiento, mejoran la protección de datos y minimizan los riesgos de incumplimiento.
¿Qué hace que un software cumpla el GDPR?
Un software cumple con el GDPR si incorpora un cifrado de datos sólido, un almacenamiento de datos seguro y controles de acceso exhaustivos. Debe garantizar la minimización de datos, permitiendo que solo se recopilen y procesen los datos necesarios. El software debe facilitar la gestión del consentimiento del usuario y proporcionar mecanismos claros para que los interesados accedan, corrijan o eliminen sus datos.
¿Puede el software de cumplimiento del GDPR integrarse con mis sistemas existentes?
Sí, el software de cumplimiento del GDPR puede integrarse con sus sistemas existentes, incluidas plataformas populares como Zendesk, Salesforce, HubSpot y varios sistemas de CRM, almacenamiento de datos y correo electrónico. Además, en la mayoría de los casos, el proceso de integración es relativamente rápido y sin complicaciones.