Hoy en día, es fundamental gestionar los datos de sus clientes, incluyendo su almacenamiento, mantenimiento, transferencia y uso. Un buen software de cumplimiento del RGPD puede ayudarle mucho en esta tarea. Una herramienta de este tipo gestiona los datos de sus clientes de acuerdo con las normas del RGPD.
El Reglamento General de Protección de Datos, o RGPD, se considera una de las leyes y normativas de privacidad más estrictas del mundo. Entró en vigor en 2018 y, desde entonces, se ha centrado en ofrecer a los usuarios un mayor control sobre sus datos sensibles. Proporciona mayor claridad y transparencia sobre cómo las empresas utilizan sus datos personales y garantiza que no se utilicen de forma indebida.
Cualquier empresa que trate con ciudadanos de la UE o que opere dentro de la Unión Europea debe cumplir con el RGPD. De lo contrario, puede recibir importantes multas por incumplimiento.
Por ejemplo, en 2021, Amazon recibió una multa de 877 millones de dólares por recopilar y compartir datos personales mediante cookies de forma incorrecta. Y no es la única gran empresa multada por incumplir el RGPD.
La Comisión de Protección de Datos de Irlanda (DPC) impuso una multa a Meta por transferir datos de usuarios europeos a Estados Unidos sin garantías suficientes. Según la resolución, estas transferencias no protegían adecuadamente los «derechos fundamentales a la privacidad» frente a las prácticas de vigilancia estadounidenses.
Además, no puede limitarse a realizar algunos cambios en su política corporativa de privacidad y olvidarse del tema. Es un proceso continuo que requiere trabajo y actualizaciones constantes por su parte. Siga los siete principios que se describen a continuación para mantener un cumplimiento coherente de las normas de protección de datos.
El RGPD se basa en siete principios fundamentales que toda empresa debe seguir para cumplir con sus requisitos. Son los siguientes:
La limitación del plazo de conservación de los datos personales significa que toda organización debe limitar el período durante el cual almacena los datos. La duración depende del tipo de datos y de su sensibilidad. Por ejemplo, si recopila datos financieros de los usuarios, puede almacenarlos durante un máximo de 6 años, mientras que el período es más limitado para los datos relacionados con la salud.
Este principio del RGPD significa que su empresa debe utilizar un sistema de seguridad fiable y medidas para proteger completamente los datos personales que almacena.
Toda empresa debe asumir plena responsabilidad por lo que hace con los datos personales de los usuarios y por la forma en que cumple el RGPD. Para mantener el cumplimiento, las empresas deben implementar las medidas necesarias, mantener los registros pertinentes y estar preparadas para demostrar su cumplimiento ante las autoridades cuando se solicite. Esto significa que una empresa debe tener documentación sobre el cumplimiento del RGPD preparada.
Cualquier actividad destinada a procesar los datos de los usuarios debe cumplir con el RGPD y con la legislación aplicable. Esto significa que, si procesa datos personales, debe cumplir los estándares establecidos por el RGPD. Estos son algunos de los principios fundamentales:
Este principio significa que una empresa debe limitar el procesamiento a lo necesario para la finalidad original de la recopilación de datos. Por eso, si recopila las direcciones de correo electrónico de los usuarios para enviarles ofertas, no puede almacenarlas indefinidamente ni utilizarlas para lanzar diferentes campañas de marketing sin el permiso de los usuarios.
Uno de los principios fundamentales del RGPD es la minimización de datos. Esto significa que cada empresa debe minimizar la cantidad de datos de usuarios que procesa. Por ejemplo, si recopila datos mediante formularios, no necesita conservar todos los detalles que proporciona un usuario. En su lugar, debe conservar únicamente la información necesaria para cumplir con la solicitud inicial.
El último principio del RGPD es la exactitud de los datos personales. Establece que los datos personales que almacena deben estar actualizados. Por lo tanto, debe asegurarse de que cualquier dato incorrecto se elimine sin demora.
Como ya puede entender a partir de los siete principios del RGPD que hemos mencionado, mantener el cumplimiento del RGPD es todo un desafío. Requiere mucho trabajo por su parte. Sin embargo, existen numerosas herramientas en el mercado que pueden ayudarle. Se conocen como soluciones de cumplimiento del RGPD.
El software de RGPD facilita la gestión de los datos de los clientes y se encarga de la seguridad de los datos y de los formularios de consentimiento. Además, las soluciones de RGPD pueden utilizarse para abordar muchos de los principios del RGPD.
Actualmente, las herramientas de cumplimiento del RGPD varían en cuanto a funcionalidad. Algunas son sencillas y permiten registrar las actividades de cumplimiento. Al mismo tiempo, algunas soluciones avanzadas también pueden realizar auditorías, informar sobre filtraciones de datos o incluso llevar a cabo un análisis de brechas para identificar puntos débiles en su estrategia de cumplimiento del RGPD.
Hemos seleccionado los mejores programas de software de cumplimiento del RGPD para 2026 para ayudarle a cumplir con el RGPD más rápidamente y reducir el riesgo de multas.
Comenzamos nuestra lista con una de las herramientas de cumplimiento del RGPD más fiables. GDPR Compliance for Zendesk, desarrollada por GrowthDot, ayuda a procesar los datos de los usuarios y sus solicitudes de forma mucho más rápida y sencilla. Además, permite anonimizar, eliminar y recuperar datos.
Estas son algunas de las funciones que hacen que esta herramienta de cumplimiento del RGPD sea especialmente útil:
Herramientas adicionales de GDPR Compliance
Puede utilizar la aplicación GDPR Compliance de GrowthDot por sí sola, pero el desarrollador ofrece complementos adicionales si necesita:
¿Por qué elegir la aplicación GDPR Compliance?
Como estas funciones son nativas de la aplicación, los usuarios de Zendesk pueden necesitarlas para ampliar su capacidad de almacenamiento para proyectos específicos.
OneTrust es uno de los nombres más conocidos en el ámbito del software de privacidad, y los datos lo reflejan: según se informa, más de la mitad de las empresas de Fortune 500 lo utilizan. Reúne en una sola plataforma el mapeo de datos, la gestión del consentimiento, la gestión de solicitudes de los interesados y las evaluaciones de impacto en materia de privacidad. También se integra con herramientas como Salesforce, Workday y Microsoft si ya forman parte de su stack tecnológico.
Algunas de sus principales funciones son:
Es una solución potente, pero su configuración no es rápida: los usuarios señalan que se necesita tiempo para configurarla correctamente y que el precio, basado en presupuestos personalizados, tiende a aumentar rápidamente a medida que crece la escala. Está más orientada a equipos medianos y grandes que a pequeñas empresas con presupuestos limitados.
Usercentrics es una solución de cumplimiento del RGPD diseñada para ayudar a las empresas a recopilar, gestionar y aplicar el consentimiento de los usuarios de acuerdo con normativas de protección de datos como el RGPD y la CCPA. Permite a las empresas controlar cómo se recopilan, procesan y comparten los datos personales en sitios web y aplicaciones.
La plataforma se centra en la gestión del consentimiento y las preferencias, ayudando a las organizaciones a cumplir principios clave del RGPD como la licitud, la transparencia, la responsabilidad proactiva y la minimización de datos. Usercentrics permite configurar banners de consentimiento, gestionar las preferencias de los usuarios y documentar las decisiones de consentimiento de forma preparada para auditorías.
Entre las principales funciones de Usercentrics se incluyen:
Ketch es un software de cumplimiento del RGPD diseñado para automatizar las operaciones de privacidad. Ayuda a las empresas a recopilar, respetar y aplicar el consentimiento de los usuarios, al tiempo que facilita la gestión de las solicitudes de los interesados. Ketch utiliza automatización y aplicación en tiempo real para garantizar que las preferencias de privacidad se respeten en todo el stack tecnológico. Permite:
Es un software de encuestas compatible con el RGPD, seguro y centrado en la privacidad, en el que confían profesionales y organizaciones de sectores como educación, salud, investigación y empresas. Garantiza el cumplimiento de las leyes modernas de privacidad de datos y ofrece a los encuestados un control total sobre sus datos. Entre sus principales funciones se incluyen:
Se trata de un excelente software compatible con el RGPD creado para usuarios de Microsoft 365 y requiere una licencia de suscripción Office 365 E5. Entre las funciones más valiosas de esta aplicación se encuentran:
Creado por Amazon, Amazon Macie es un software de cumplimiento del RGPD desarrollado para la protección de datos. Utiliza Machine Learning y tecnologías de coincidencia de patrones para descubrir datos sensibles de los usuarios, proporcionar información sobre los riesgos de seguridad de los datos y ofrecer protección automatizada frente a riesgos de seguridad. Permite:
Una de las principales funciones de seguridad de esta herramienta de RGPD es la anonimización de datos. Ayuda a cumplir principios del RGPD como la minimización de datos y la limitación del plazo de conservación. Sin embargo, la implementación de ARX Data Anonymization requiere ciertos conocimientos técnicos. Entre sus principales funciones se encuentran:
Esta fiable plataforma de monitorización de servidores trabaja con configuraciones críticas y la creación de medidas de seguridad. Ayuda a las empresas a obtener información valiosa y mejorar su eficacia. Netwrix también ayuda a proteger los datos y a obtener control sobre los datos empresariales sensibles y regulados. Entre sus principales funciones se incluyen:
Esta solución digital se centra en la privacidad de los datos y ofrece funciones de cumplimiento del RGPD para pymes. Proporciona una solución todo en uno para la gestión web, identificación de datos sensibles y gestión de políticas. Estas son algunas de sus funciones:
Este sistema de RGPD es utilizado por empresas de numerosos sectores, incluidos inteligencia, salud, defensa y administración pública, entre otros. Funciona plenamente de acuerdo con las normativas y leyes modernas. Entre sus principales funciones se incluyen:
Securiti.ai es una solución integral para empresas que necesitan una herramienta sólida de extremo a extremo para el cumplimiento del RGPD. Su plataforma reúne varias funciones principales:
Snow Software es una solución versátil para la evaluación de riesgos relacionados con el RGPD, compatible con entornos en la nube, móviles y locales. Ayuda a las organizaciones a crear una base estratégica de cumplimiento mediante las siguientes funciones:
Esta completa suite permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida del RGPD, desde la planificación e implementación iniciales hasta las actualizaciones y el mantenimiento continuos. Sus principales capacidades incluyen:
Esta plataforma de gestión del consentimiento y las preferencias, ampliamente utilizada, permite a las empresas centralizar los permisos de los usuarios y obtener una visión clara de su situación regulatoria. Entre sus principales funciones se incluyen:
Tomedes Data Anonymization Tool es una potente solución diseñada para garantizar la privacidad y el cumplimiento de normativas internacionales de protección de datos como el RGPD. Al ocultar automáticamente información personal y sensible, protege los datos confidenciales y mantiene al mismo tiempo la utilidad y la integridad del contenido. La herramienta es intuitiva y no requiere conocimientos técnicos avanzados, por lo que resulta accesible para profesionales de diferentes sectores.
Entre las principales funciones de Tomedes Data Anonymization Tool se incluyen:
Esta herramienta reduce el riesgo de exposición de datos, genera confianza y garantiza que el contenido sensible se gestione de forma segura y responsable.
Como ya sabe, existen numerosos servicios de cumplimiento del RGPD en el mercado. Por lo tanto, surge la pregunta: «¿Cómo encontrar la opción ideal para su empresa?» A continuación, hemos recopilado los factores más importantes que debe tener en cuenta al elegir una aplicación de este tipo.
Existen muchos servicios de cumplimiento del RGPD, cada uno con funciones únicas que se adaptan a diferentes organizaciones. Por lo tanto, primero debe definir sus necesidades. ¿Qué pasos de la gestión de datos sensibles son esenciales para usted? ¿Necesita mapeo de datos o una evaluación de impacto relativa a la protección de datos? Determine las funciones esenciales que debe tener su solución de RGPD antes de realizar una compra.
Las grandes empresas pueden, por supuesto, destinar parte de su presupuesto a adquirir un software de cumplimiento del RGPD completo y con todas las funciones. Sin embargo, si dirige una pequeña agencia o una startup, es posible que su presupuesto sea limitado. Por eso, su objetivo debería ser encontrar una combinación adecuada de precio asequible, calidad y funciones.
La calidad es importante cuando se trata de software de cumplimiento del RGPD. Junto con la facilidad de uso, es uno de los principales factores a la hora de tomar una decisión final. ¿Cómo comprobar la calidad? Puede aprovechar las guías, demostraciones o recorridos que muchos proveedores de software de RGPD ofrecen a sus clientes para comprobar la calidad y funcionalidad de la aplicación.
Actualmente existen varios tipos de software de cumplimiento del RGPD en el mercado. En primer lugar, puede optar por un software local (on-premise). Esto significa que el software se instalará directamente en sus ordenadores y servidores.
En segundo lugar, puede elegir una solución SaaS (o simplemente Software as a Service), en cuyo caso la solución se almacena en la nube. Las soluciones SaaS son más adecuadas para grandes empresas con suficientes recursos para la integración interna. Sin embargo, pueden no ser adecuadas para organizaciones pequeñas.
Uno de los principales beneficios de las soluciones SaaS es que el proveedor del software tiene acceso a la solución y puede actualizarla periódicamente. También son más económicas y no requieren una inversión inicial importante, ya que no paga por la infraestructura ni por determinadas licencias. En la mayoría de los casos, los precios son flexibles y se paga mensualmente.
Otra ventaja de las soluciones en la nube es su sólida seguridad. Esto es esencial si trabaja con datos sensibles. El proveedor del software se encarga de cualquier problema de compatibilidad o mantenimiento de TI, lo que supone una ventaja adicional.
Al elegir la herramienta de RGPD adecuada para su empresa, tenga en cuenta la disponibilidad de funciones de personalización. Esto le permitirá adaptar los procesos de cumplimiento a las necesidades de su empresa y a las normativas específicas de su sector. Por lo tanto, elija un software que pueda acompañar el crecimiento de su empresa y adaptarse a los cambios en los requisitos del RGPD.
Es muy importante tener en cuenta la calidad y disponibilidad del servicio de soporte. Por eso, siempre debería probar el producto antes de elegir un software de cumplimiento del RGPD. De esta forma, podrá conocer de primera mano la calidad de su soporte. También puede consultar las reseñas online y descartar empresas con mala reputación. Además, revise los recursos de autoservicio de la empresa, como su base de conocimientos o portal, para determinar si presta atención a sus clientes. Puede comprobarlo revisando si la empresa ofrece soluciones para los problemas más comunes.
Incluso si compra la herramienta más sencilla, habrá una curva de aprendizaje inicial, ya que usted y su equipo deberán aprender a utilizarla antes de empezar a trabajar con ella. Esto implica un coste en horas de trabajo. Por lo tanto, antes de tomar una decisión final, tenga siempre en cuenta el tiempo necesario para la formación y la incorporación de sus empleados.
| Herramienta | Más adecuada para | Punto fuerte principal | Modelo de precios |
| GDPR Compliance for Zendesk (GrowthDot) | Usuarios de Zendesk | Anonimización/eliminación de datos de tickets y usuarios a gran escala | Aplicación de pago, plan Premium para automatización |
| Usercentrics | Gestión del consentimiento | Banners de consentimiento personalizables, registros preparados para auditorías | Plan gratuito + planes de pago según el tráfico |
| Ketch | Automatización de operaciones de privacidad | Aplicación del consentimiento en tiempo real en todo el stack tecnológico | Personalizado/basado en presupuesto |
| BlockSurvey | Encuestas centradas en la privacidad | Datos de encuestas con conocimiento cero y cifrado de extremo a extremo | Planes de pago |
| Microsoft Purview Compliance Manager | Empresas que utilizan Microsoft 365 | Clasificación de datos y evaluaciones de riesgos | Requiere licencia de Office 365 E5 |
| Amazon Macie | Entornos AWS | Descubrimiento de datos sensibles basado en ML | Pago por uso (precios de AWS) |
| ARX Data Anonymization Tool | Equipos técnicos | Anonimización de datos gratuita y de código abierto | Gratuito/código abierto |
| Netwrix | Monitorización de servidores y configuraciones | Mitigación de riesgos e informes de seguridad en la nube | Basado en presupuesto |
| BASIS ID | Pymes | Integraciones KYC y Account Manager dedicado | Basado en presupuesto |
| Ignyte | Sectores regulados (defensa, salud, gobierno) | Cumplimiento alineado con HIPAA/HITRUST/NIST | Basado en presupuesto |
| Securiti | Privacidad empresarial integral | Inteligencia de datos + automatización DSAR + evaluaciones de riesgos | Basado en presupuesto |
| Snow Software | Entornos híbridos/en la nube | Implementación flexible y visibilidad de acceso | Basado en presupuesto |
| TrustArc | Gestión completa del ciclo de vida del RGPD | Informes regulatorios y monitorización del cumplimiento | Basado en presupuesto |
| Didomi | Gestión del consentimiento y las preferencias | Puntuación de cumplimiento y sincronización entre plataformas | Plan gratuito + planes de pago |
| Tomedes Data Anonymization Tool | Equipos no técnicos | Anonimización de PII en varios idiomas | De pago, basado en proyectos |
| OneTrust | Empresas medianas y grandes | Plataforma amplia, integraciones avanzadas y módulos de gobernanza de IA | Basado en presupuesto, precios premium |
El cumplimiento del RGPD está entrando en una nueva fase. Con la introducción progresiva de la Ley de IA de la UE, las empresas deben tener en cuenta ambas normativas cuando utilizan IA para procesar datos personales.
La Ley de IA de la UE (Reglamento 2024/1689) comenzó a aplicarse en 2025. Algunas prácticas de IA ya están prohibidas, mientras que las normas para los sistemas de IA de alto riesgo entran en vigor el 2 de agosto de 2026. Se espera que la aplicación completa de la Ley tenga lugar en agosto de 2027.
Para las empresas, el punto clave es que la Ley de IA de la UE no sustituye al RGPD. Ambas normativas funcionan conjuntamente. El RGPD sigue aplicándose siempre que un sistema de IA procese datos personales, independientemente de que dicho sistema esté clasificado como de alto riesgo según la Ley de IA.
Esto crea un importante desafío de cumplimiento. Una empresa puede cumplir los requisitos de la Ley de IA de la UE y, aun así, infringir las normas del RGPD relacionadas con la recopilación de datos, el tratamiento lícito, la transparencia o los derechos individuales. Por eso, la gobernanza de la IA y el cumplimiento del RGPD deben considerarse conjuntamente y no como listas de comprobación independientes.
Los reguladores ya están prestando atención a este ámbito. En diciembre de 2024, la autoridad italiana de protección de datos impuso a OpenAI una multa de 15 millones de euros por cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos de entrenamiento de ChatGPT, la transparencia y la verificación de edad. Las autoridades de Francia e Irlanda también han aumentado su supervisión del tratamiento de datos personales relacionado con la IA.
A medida que la IA se generaliza, el software de cumplimiento del RGPD y las herramientas de gobernanza de IA tendrán que trabajar cada vez más en conjunto. Para las empresas, 2026 es un momento importante para revisar cómo los sistemas de IA recopilan, procesan, almacenan y utilizan los datos personales.
En este artículo hemos analizado las principales herramientas de cumplimiento del RGPD utilizadas actualmente por las empresas. Todas ellas ayudan a gestionar mejor los datos sensibles de sus clientes y a decidir qué datos compartir y con quién.
Aunque esta lista es bastante extensa, las funciones presentadas le ayudarán a tomar una decisión mejor informada y adquirir el software que cubra todas sus necesidades empresariales en materia de cumplimiento del RGPD.
Lo que debe saber sobre el software de RGPD
Las herramientas de RGPD están diseñadas para automatizar diversos procesos de cumplimiento, como el mapeo de datos, la gestión del consentimiento, las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR), la gestión de brechas de seguridad, las evaluaciones de impacto, la supervisión de políticas, el mantenimiento de registros, la gestión de riesgos y la generación de informes de cumplimiento. Al automatizar estas tareas, estas herramientas simplifican los esfuerzos de cumplimiento, mejoran la protección de datos y reducen los riesgos de incumplimiento.
Un software cumple con el RGPD si incorpora un cifrado sólido de datos, almacenamiento seguro y controles de acceso completos. Debe garantizar la minimización de datos, permitiendo recopilar y procesar únicamente los datos necesarios. El software también debe facilitar la gestión del consentimiento de los usuarios y ofrecer mecanismos claros para que los interesados puedan acceder a sus datos, corregirlos o eliminarlos.
Sí, el software de cumplimiento del RGPD puede integrarse con sus sistemas existentes, incluidas plataformas populares como Zendesk, Salesforce y HubSpot, así como distintos sistemas CRM, de almacenamiento de datos y de correo electrónico. Además, en la mayoría de los casos, el proceso de integración es relativamente rápido y sencillo.
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