Hoy en día, es crucial gestionar los datos de sus clientes, incluyendo el almacenamiento, mantenimiento, transferencia y uso. Un buen software de cumplimiento del RGPD puede ayudarle mucho en este sentido. Una herramienta así gestiona los datos de sus clientes de acuerdo con las normativas del RGPD.
El Reglamento General de Protección de Datos, o RGPD, se considera la ley de privacidad más estricta del mundo. Entró en vigor en 2018 y, desde entonces, se ha centrado en dar a los usuarios más control sobre sus datos sensibles. Ofrece a los usuarios más claridad y transparencia sobre cómo las empresas utilizan sus datos personales y garantiza que no se haga un uso indebido de ellos.
Toda empresa que trate con ciudadanos de la UE o que opere dentro de la Unión Europea debe cumplir con el RGPD. De lo contrario, puede recibir sanciones importantes por incumplimiento.
Por ejemplo, en 2021, Amazon fue multada con 877 millones de dólares por la forma incorrecta de recopilar y compartir datos personales mediante cookies. Y no es el único gran nombre sancionado por incumplir el RGPD.
La Comisión de Protección de Datos de Irlanda (DPC) impuso una multa a Meta por transferir datos de usuarios europeos a Estados Unidos sin las garantías adecuadas. Según la resolución, estas transferencias no protegían los “derechos fundamentales de privacidad” frente a las prácticas de vigilancia estadounidenses.
Además, no basta con aplicar algunos cambios en su política de privacidad corporativa y olvidarse de ello. Es un proceso continuo que requiere trabajo constante y actualizaciones por su parte. Siga los siete principios descritos a continuación para mantener la coherencia en su cumplimiento.
El RGPD se basa en siete principios fundamentales que todas las empresas deben seguir para cumplir con la normativa. Estos son:
La limitación del almacenamiento de datos personales significa que cada organización debe limitar el periodo de conservación de los datos. La duración depende del tipo de datos y su sensibilidad. Por ejemplo, si recopila datos financieros, puede almacenarlos hasta 6 años, pero si recopila datos relacionados con la salud, el periodo es más limitado.
Este principio del RGPD significa que su empresa debe emplear un sistema de seguridad fiable y medidas adecuadas para proteger completamente los datos personales que almacena.
Toda empresa debe asumir la plena responsabilidad de lo que hace con los datos personales de los usuarios y de cómo cumple con el RGPD. Para mantenerse en conformidad, las empresas deben implementar las medidas necesarias, mantener los registros pertinentes y estar preparadas para demostrar su cumplimiento ante las autoridades cuando se les solicite. Esto significa que una empresa debe tener listos documentos sobre el cumplimiento del RGPD.
Cualquier actividad que tenga como objetivo procesar datos de los usuarios debe cumplir con el RGPD y con la legislación vigente. Esto significa que, si procesa datos personales, debe cumplir con los estándares establecidos por el RGPD. Estos son algunos de los principios fundamentales:
Este principio significa que una empresa debe limitar el tratamiento únicamente a lo necesario para el propósito original de la recopilación de datos. Por eso, si recopila correos electrónicos de usuarios para enviarles ofertas, no puede almacenarlos indefinidamente ni utilizarlos para lanzar diferentes campañas de marketing sin el permiso de los usuarios.
Uno de los principios fundamentales del RGPD es la minimización de datos. Esto significa que cada empresa debe reducir al mínimo la cantidad de datos de los usuarios que procesa. Por ejemplo, si recopila datos mediante formularios, no es necesario conservar cada detalle que proporcione el usuario. En su lugar, debe conservar solo la información estrictamente necesaria para cumplir con la solicitud inicial.
El último principio del RGPD es la exactitud de los datos personales. Establece que los datos personales que almacene deben estar actualizados. Por lo tanto, debe asegurarse de que cualquier dato inexacto sea eliminado sin demora por su parte.
Como ya entiende a partir de los siete principios del RGPD mencionados anteriormente, cumplir con el RGPD es todo un desafío. Requiere mucho trabajo por su parte. Sin embargo, existen numerosas herramientas en el mercado que pueden ayudarle. Estas se conocen como soluciones de cumplimiento del RGPD.
El software de RGPD facilita la gestión de los datos de los clientes y se encarga de la seguridad de los datos y de los formularios de consentimiento. Además, las soluciones de RGPD pueden utilizarse para abordar muchos de los principios del RGPD.
Hoy en día, las herramientas de cumplimiento del RGPD varían en funcionalidad. Algunas son sencillas y registran la actividad de cumplimiento. Al mismo tiempo, algunas soluciones avanzadas también pueden realizar auditorías, informar sobre violaciones de datos o incluso llevar a cabo análisis de brechas para detectar puntos débiles en su estrategia de cumplimiento del RGPD.
Hemos seleccionado el mejor software de cumplimiento del RGPD para 2026, que le ayudará a mantenerse en conformidad de forma más rápida y a evitar el riesgo de sanciones.
Comenzamos nuestra lista con las herramientas de cumplimiento del RGPD más fiables. Cumplimiento del RGPD para Zendesk, desarrollado por GrowthDot, ayuda a procesar los datos de los usuarios y sus solicitudes de forma mucho más rápida y sencilla. Además, anonimiza, elimina y recupera datos.
Estas son algunas de las características que hacen que esta herramienta de cumplimiento del RGPD sea única:
Herramientas adicionales de cumplimiento del RGPD
Puede usar la aplicación de Cumplimiento del RGPD de GrowthDot de forma independiente, pero el desarrollador ofrece complementos adicionales por si los necesita:
¿Por qué eligen la aplicación de Cumplimiento del RGPD?
Debido a que estas funciones son nativas de la aplicación, los usuarios de Zendesk pueden necesitarlas para escalar su capacidad de almacenamiento en proyectos específicos.
Usercentrics es una solución de cumplimiento del RGPD diseñada para ayudar a las empresas a recopilar, gestionar y aplicar el consentimiento del usuario conforme a normativas de protección de datos como el RGPD y la CCPA. Permite controlar cómo se recopilan, procesan y comparten los datos personales en sitios web y aplicaciones.
La plataforma se centra en la gestión del consentimiento y las preferencias, ayudando a las organizaciones a cumplir principios clave del RGPD como la licitud, transparencia, responsabilidad y minimización de datos. Usercentrics permite configurar banners de consentimiento, gestionar preferencias de usuarios y documentar las decisiones de consentimiento de forma lista para auditorías.
Entre las principales características de Usercentrics se incluyen:
Ketch es un software líder de cumplimiento del RGPD diseñado para automatizar las operaciones de privacidad. Ayuda a las empresas a recopilar, respetar y aplicar el consentimiento del usuario, al tiempo que gestiona fácilmente las solicitudes de los interesados. Ketch utiliza automatización y aplicación en tiempo real para garantizar que las decisiones de privacidad se respeten en todo el ecosistema tecnológico. Es una de las principales herramientas de cumplimiento del RGPD que permite:
Se trata de un software de encuestas seguro, centrado en la privacidad y compatible con el RGPD, utilizado por profesionales y organizaciones de sectores como educación, salud, investigación y empresas. Garantiza el cumplimiento total de las leyes modernas de privacidad y otorga el control total de los datos a los encuestados.
Algunas de sus características destacadas incluyen:
Este es un excelente software compatible con el RGPD creado para usuarios de Microsoft 365, y requiere una licencia de Office 365 E5. Entre las características más valiosas de esta aplicación se encuentran:
Creado por Amazon, Amazon Macie es un excelente software de cumplimiento del RGPD diseñado para la protección de datos. Utiliza tecnologías de aprendizaje automático y coincidencia de patrones para descubrir datos sensibles, proporcionar información sobre riesgos de seguridad y ofrecer protección automatizada frente a riesgos. Permite:
Una de las principales características de esta herramienta es la anonimización de datos. Garantiza principios del RGPD como la minimización de datos y la limitación del almacenamiento. Sin embargo, ARX requiere ciertos conocimientos técnicos para su implementación.
Entre sus funciones principales:
Esta fiable plataforma de monitorización de servidores trabaja con configuraciones críticas y la creación de posturas de seguridad. Ayuda a las empresas a obtener información valiosa y mejorar su eficacia. Netwrix también ayuda a proteger los datos y a tener control sobre datos sensibles y regulados. Entre sus principales funciones:
Esta solución digital se centra en la privacidad de los datos y ofrece cumplimiento del RGPD para pymes. Con ella obtendrá una solución integral para gestión web, identificación de datos sensibles y gestión de políticas.
Funciones principales:
Este es un sistema de RGPD utilizado en múltiples sectores como inteligencia, salud, defensa, gobierno y más. Funciona completamente conforme a normativas modernas. Sus características incluyen:
Securiti.ai es una excelente opción para empresas que necesitan una solución integral de cumplimiento del RGPD. Su plataforma incluye:
Snow Software es una solución versátil de evaluación de riesgos del RGPD compatible con entornos cloud, móviles y on-premise. Ayuda a construir una base sólida de cumplimiento:
Esta suite integral permite gestionar todo el ciclo de vida del RGPD: desde la planificación hasta la implementación y mantenimiento. Incluye:
Esta plataforma de gestión de consentimiento y preferencias permite centralizar permisos de usuario y medir el nivel de cumplimiento normativo:
La herramienta de anonimización de datos de Tomedes es una solución potente diseñada para garantizar la privacidad y el cumplimiento de normativas como el RGPD. Redacta automáticamente información personal y sensible, protegiendo datos confidenciales sin comprometer la utilidad del contenido.
Características principales:
Esta herramienta reduce el riesgo de exposición de datos, genera confianza y garantiza un manejo seguro de la información sensible.
Como ya habrá comprendido, existen numerosos servicios de cumplimiento del RGPD en el mercado. Entonces, la pregunta es: “¿Cómo encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades?”. Aquí hemos recopilado los factores más importantes a tener en cuenta al elegir una aplicación de este tipo.
Existen muchos servicios de cumplimiento del GDPR, cada uno con características únicas que se adaptan a diferentes organizaciones. Por eso, primero debes definir tus necesidades. ¿Qué pasos en la gestión de datos sensibles son esenciales para ti? ¿Necesitas mapeo de datos o una evaluación de impacto en la protección de datos? Identifica los puntos clave que tu solución de GDPR debe tener antes de realizar una compra.
Las grandes empresas pueden, sin duda, destinar su presupuesto a adquirir el mejor software de cumplimiento GDPR con todas las funciones. Pero si tienes una agencia pequeña o una startup, tu presupuesto puede ser limitado. Por eso, tu objetivo será encontrar la combinación perfecta entre precio accesible, calidad y funcionalidades.
La calidad es fundamental cuando se trata de software de cumplimiento GDPR. Es uno de los principales factores, junto con la facilidad de uso, a la hora de tomar una decisión final. ¿Cómo comprobar la calidad? Puedes aprovechar las guías, demostraciones o recorridos que muchos proveedores de software GDPR ofrecen a sus clientes para verificar la calidad y funcionalidad de la aplicación.
Hoy en día existen varios tipos de software de cumplimiento GDPR en el mercado. En primer lugar, puedes optar por software on-premise. Esto significa que el software se instala directamente en tus ordenadores y servidores.
En segundo lugar, puedes elegir SaaS (Software como Servicio), donde la solución se aloja en la nube. Las soluciones SaaS son mejores para grandes empresas con recursos suficientes para la integración interna. Sin embargo, pueden no ser adecuadas para organizaciones pequeñas.
Una de las principales ventajas del SaaS es que el proveedor puede acceder al sistema y actualizarlo regularmente. También suelen ser más económicos y no requieren una gran inversión inicial, ya que no pagas por la infraestructura ni por licencias. Generalmente, los precios son flexibles y se paga mensualmente.
Otra ventaja de las soluciones en la nube es su seguridad robusta, algo esencial si trabajas con datos sensibles. Además, el proveedor se encarga de cualquier problema de compatibilidad o mantenimiento de TI, lo que es una gran ventaja adicional.
Al elegir la herramienta GDPR adecuada para tu negocio, considera la disponibilidad de funciones de personalización. Esto te permitirá adaptar los procesos de cumplimiento a las necesidades de tu empresa y a las normativas específicas del sector. Opta por un software que pueda crecer con tu negocio y adaptarse a los cambios en los requisitos del GDPR.
Es muy importante considerar la calidad y disponibilidad del servicio de soporte. Por ello, siempre deberías comenzar probando el producto, especialmente al elegir el mejor software de cumplimiento GDPR. Así podrás evaluar su soporte. También puedes revisar opiniones en línea y descartar empresas con mala reputación. Además, analiza su sistema de autoservicio, como la base de conocimiento o el portal de ayuda, para ver si realmente cuidan a sus clientes.
Incluso si compras la herramienta más sencilla, siempre existirá una curva de aprendizaje inicial, ya que tú y tu equipo deberán aprender a usarla antes de implementarla. Esto implica un coste en horas de trabajo. Por lo tanto, antes de tomar una decisión final, considera el tiempo necesario para la formación y la incorporación de los empleados.
Nuestro artículo ha abordado las principales herramientas de cumplimiento GDPR más utilizadas por las empresas actualmente. Todas ellas ayudan a gestionar mejor los datos sensibles de los clientes y a decidir qué datos compartir y con quién.
Aunque la lista es extensa, las funcionalidades presentadas te ayudarán a tomar una decisión más informada y a elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio en materia de cumplimiento GDPR.
Lo que necesitas saber sobre el software GDPR
Las herramientas GDPR están diseñadas para automatizar diversos procesos de cumplimiento, incluyendo mapeo de datos, gestión del consentimiento, solicitudes de acceso de los interesados (DSAR), gestión de brechas de seguridad, evaluaciones de impacto, supervisión de políticas, registro de actividades, gestión de riesgos y generación de informes de cumplimiento. Al automatizar estas tareas, estas herramientas agilizan el cumplimiento, mejoran la protección de datos y reducen los riesgos de incumplimiento.
El software cumple con el GDPR si incorpora cifrado de datos sólido, almacenamiento seguro de datos y controles de acceso completos. Debe garantizar la minimización de datos, permitiendo recopilar y procesar solo la información necesaria. También debe facilitar la gestión del consentimiento del usuario y ofrecer mecanismos claros para que los interesados puedan acceder, corregir o eliminar sus datos.
Sí, el software de cumplimiento GDPR puede integrarse con tus sistemas existentes, incluyendo plataformas populares como Zendesk, Salesforce, HubSpot y diversos sistemas CRM, de almacenamiento de datos y de correo electrónico. Además, en la mayoría de los casos, el proceso de integración es rápido y sencillo.
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