Mai 2018 est marqué par l’adoption du Règlement général sur la protection des données, ou simplement RGPD. Les nombreuses politiques et réglementations strictes en matière de conformité ont alourdi la liste déjà existante des obligations que les institutions financières doivent respecter. Cela est rapidement devenu un véritable défi pour les entreprises du secteur financier.
Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur la conformité au RGPD pour les entreprises financières, son impact sur les organisations financières et comment se conformer à cette réglementation sans effort.
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le Règlement général sur la protection des données est une loi de l’Union européenne sur la confidentialité des données qui vise à protéger les données personnelles des résidents de l’UE lorsqu’ils interagissent avec des entreprises situées en dehors de l’Union européenne.
À l’inverse, si votre entreprise est située au sein de l’UE, au lieu du RGPD, la législation de l’UE et le Règlement n°45/2001 s’appliquent. Toutefois, le RGPD exige que tous les actes juridiques de l’Union soient cohérents avec ses principes en matière de protection des données.
En termes simples, le RGPD définit comment et quand les données personnelles des utilisateurs peuvent être collectées et traitées, quel que soit le secteur d’activité.
Parmi les principaux points du RGPD, on peut citer :
- En cas de violation de données, les entreprises disposent de 72 heures pour la signaler
- Vous devez adopter les principes de protection des données dès la conception (privacy by design)
- Pour traiter des données personnelles, vous devez obtenir le consentement explicite de l’utilisateur
- Dans certains cas, vous devez désigner un délégué à la protection des données (DPO)
- Vous devez tenir un registre de toutes les activités de traitement
- Veillez à mettre en place des normes strictes de sécurité des données financières et des mesures contre les risques potentiels
- Il est essentiel de garantir le droit à l’effacement des données pour les clients et les employés
- Tous les transferts internationaux doivent respecter des exigences spécifiques.
Respectez facilement toutes les exigences du RGPD
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Alors, qu’a apporté le RGPD aux banques, institutions financières et prestataires de services de paiement (PSP) ?
Globalement, la mise en œuvre du RGPD dans les services bancaires et financiers implique des exigences strictes concernant l’information des personnes concernées, la portabilité des données et la gestion rapide des violations de données.
Selon le RGPD pour les institutions financières :
- Le PSP est considéré comme le sous-traitant et le commerçant comme le responsable du traitement, tandis que le client et le titulaire de la carte sont les personnes concernées.
- Les données clients, y compris les données de carte, sont des données personnelles au sens du RGPD.
- Le prestataire de paiement doit gérer les cartes de crédit des clients et les différents moyens de paiement en ligne choisis par ceux-ci afin de transférer les fonds aux commerçants.
Toute institution financière doit se conformer au RGPD ainsi qu’à d’autres lois (par exemple, la loi AML contre le blanchiment d’argent). De plus, tous les services financiers, ainsi que les sociétés de traitement des paiements, sont soumis aux sanctions du RGPD. Ces sanctions incluent des dommages et intérêts pour les personnes concernées, des amendes administratives et des avertissements.
Par exemple, dans le secteur financier, en 2021, l’autorité espagnole de protection des données a infligé une amende de 7,3 millions de dollars à Caixabank pour mauvaise utilisation des données personnelles et défaut de consentement au regard du RGPD.
Le RGPD s’applique-t-il aux entreprises du secteur financier ?
Avant même l’introduction du RGPD, les entreprises évoluaient déjà dans une culture stricte de conformité dans les institutions financières. Elles disposaient également de cadres de gestion des risques garantissant la sécurité de la confidentialité et de la protection des données. Toutefois, cela restait complexe en raison des volumes importants de données à gérer.
Le RGPD impose aux institutions financières d’adopter une approche proactive en matière de conformité. Les organisations financières situées hors UE mais opérant sur le marché européen doivent comprendre toutes les exigences réglementaires et l’impact du RGPD sur leurs opérations.
Aujourd’hui, la collecte et la gestion des données dans le secteur financier nécessitent des approches plus innovantes et automatisées. Toutes ces technologies doivent être conformes au RGPD.
L’une des principales exigences du RGPD est de communiquer clairement les informations privées aux clients. Les entreprises doivent expliquer quelles données elles collectent, pourquoi elles en ont besoin et comment elles seront utilisées. Cela fait déjà partie des pratiques courantes des institutions financières, ce qui les rend généralement mieux préparées que les autres secteurs.
Impact du RGPD sur le secteur financier
Pour rester conformes au RGPD, les institutions financières doivent mettre en place des systèmes permettant de collecter, suivre et gérer en toute sécurité les données sensibles des citoyens de l’UE. Toutes les données sensibles des clients sont considérées comme des données personnelles et doivent répondre aux exigences de sécurité du RGPD. Des mesures robustes de cybersécurité sont donc indispensables.
Les entreprises financières doivent également informer les utilisateurs et traiter leurs demandes concernant les données personnelles via ces systèmes. Parmi les éléments essentiels d’une institution financière conforme au RGPD, on retrouve :
Consentement
Le RGPD définit le consentement du client comme un « choix et un contrôle réels ». Toute la responsabilité de l’obtention du consentement incombe à l’entreprise. Cela signifie que vous devez obtenir le consentement de l’utilisateur avant de collecter ses données personnelles. De plus, il est nécessaire d’enregistrer quand, comment et quelles informations concernant le consentement ont été communiquées à chaque utilisateur. L’utilisateur peut également retirer son consentement à tout moment.
Suppression des données
Selon le RGPD, chaque personne a le droit de demander l’effacement de ses données sensibles auprès d’une banque ou d’une autre institution financière, y compris les données partagées avec des tiers. C’est pourquoi toutes les entreprises financières doivent disposer de systèmes fiables d’inventaire et de suivi des données afin de supprimer rapidement et efficacement les données sensibles des utilisateurs sur demande.
Violations de données
Le RGPD impose des amendes sévères en cas de violation de données. Une violation de données correspond à tout incident de sécurité entraînant la destruction, l’altération, la perte, l’accès ou la divulgation de données personnelles d’un utilisateur. En cas de violation, vous disposez de seulement 72 heures pour en informer l’autorité de régulation.
Protection des données dès la conception
Selon ce principe du RGPD applicable aux institutions financières, la protection des données doit être intégrée dès la conception de toute politique, opération ou projet. Cela signifie également que l’entreprise est entièrement responsable de la conformité et de la protection des données, et doit être en mesure de démontrer concrètement sa conformité. À défaut, elle peut être sanctionnée par une amende allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros (le montant le plus élevé étant retenu).
Gestion des fournisseurs
Comme dans de nombreux secteurs, les données sont au cœur de toute organisation financière et sont partagées via de nombreuses applications et solutions logicielles. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place un processus robuste et transparent concernant la gestion des données clients par les fournisseurs externes.
Délégué à la protection des données (DPO)
Si une organisation financière traite de grands volumes de données sensibles, elle devra très probablement désigner un DPO. Ses principales responsabilités incluent :
- la création et la gestion des politiques et activités de protection des données
- la formulation de recommandations et d’évaluations pour améliorer les mesures de protection des données
- la formation du personnel
- la réalisation d’audits internes
Se conformer au RGPD et aux autres réglementations financières
Il est évident que les organisations financières doivent mettre en œuvre de nombreuses exigences du RGPD dans un délai relativement court. Cela peut être difficile à gérer manuellement, mais avec une solution automatisée, cela devient beaucoup plus simple.
Aujourd’hui, de nombreuses solutions permettent aux entreprises financières de rester conformes au RGPD. Par exemple, si vous utilisez le service client Zendesk, vous pouvez essayer l’application GDPR Compliance. Cette solution pratique offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour protéger les données de vos clients :
- Supprimez toutes les données personnelles des utilisateurs tout en conservant des informations utiles et créez un identifiant unique pour chaque utilisateur.
- Évitez le travail manuel fastidieux grâce au téléchargement automatique des données clients et des tickets au format CSV.
- Supprimez entièrement les données des utilisateurs et les tickets de votre Zendesk en quelques clics.
- Modifiez facilement les données individuelles ou groupées en créant des listes avec de nombreux filtres.
- Avec l’accès premium, vous pouvez planifier la suppression des données utilisateurs ou anonymiser les tickets pour un utilisateur spécifique et personnaliser vos règles d’automatisation.
- Vous pouvez supprimer non seulement des utilisateurs, mais aussi des organisations entières, individuellement ou en masse.
FAQ
À propos de la conformité RGPD pour les institutions financières
Oui. Le RGPD s’applique à toute entreprise financière qui traite des données personnelles de résidents de l’UE, même si elle est située en dehors de l’Union européenne. Si votre entreprise propose des services à des clients de l’UE ou surveille leur comportement, vous devez respecter les exigences du RGPD.
Le RGPD protège toute donnée personnelle permettant d’identifier une personne. Dans les services financiers, cela inclut notamment :
- Noms
- Adresses e-mail
- Numéros de téléphone
- Détails de comptes bancaires
- Informations de carte de crédit
- Adresses de facturation
- Historique des transactions
- Dossiers de prêt
- Détails des investissements
- Informations de paiement
Les données sensibles doivent être traitées avec une attention particulière afin d’éviter toute violation et non-conformité.
Les organisations financières qui ne respectent pas le RGPD peuvent faire face à des conséquences graves, notamment :
- Des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial
- Des actions en justice de la part des clients concernés
- Des enquêtes réglementaires
- Une atteinte à la réputation
- Une perte de confiance des clients
La sanction dépend de la gravité de la violation.
Les institutions financières traitent quotidiennement de grandes quantités de données clients hautement sensibles. Elles collaborent souvent avec des fournisseurs tiers, des systèmes de paiement et de multiples plateformes numériques, ce qui complique la gestion de la conformité. De plus, elles doivent également respecter d’autres réglementations telles que les exigences de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et les normes de cybersécurité.
Dans de nombreux cas, oui. Si une institution financière traite de grands volumes de données personnelles ou surveille régulièrement l’activité des clients, le RGPD peut exiger la désignation d’un délégué à la protection des données. Le DPO supervise la conformité, réalise des audits, forme le personnel et veille aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
Les institutions financières peuvent réduire le travail manuel en utilisant des outils automatisés de conformité RGPD. Par exemple, les entreprises utilisant Zendesk peuvent automatiser :
- L’anonymisation des données
- La suppression des utilisateurs
- La suppression des tickets
- L’exportation des données
- Les modifications en masse
- La suppression programmée des données
L’automatisation réduit les erreurs humaines tout en accélérant les processus de conformité.
Oui. Les institutions financières doivent expliquer clairement pourquoi elles collectent des données personnelles et obtenir un consentement approprié lorsque cela est requis. Les clients doivent également pouvoir retirer leur consentement et accéder à leurs données.
Absolument. Les clients sont de plus en plus sensibles à la protection de leurs données. Démontrer une conformité solide au RGPD permet aux entreprises financières de renforcer la confiance, d’améliorer la transparence et de construire des relations durables.
