Wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt: Beispiele und Vorlagen

Studien zeigen, dass allein die erste Follow-up-E-Mail die Antwortrate um 49 % steigern kann. Trotzdem zögern die meisten Menschen noch immer, eine Follow-up-E-Mail zu senden. Sie haben Angst, aufdringlich zu wirken oder, schlimmer noch, überhaupt keine Antwort zu bekommen.

Die gute Nachricht: Eine gute Follow-up-E-Mail ist keine Glückssache. Sie ist eine Fähigkeit, die man lernen kann. Wenn Sie verstehen, wie Menschen ihren Posteingang tatsächlich durchsuchen, was sie dazu bringt, innezuhalten und eine Nachricht zu öffnen, und was sie zu einer Antwort bewegt, können Sie Follow-ups von einem Ratespiel zu einem Ihrer zuverlässigsten Werkzeuge machen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Follow-up-E-Mail schreiben, stellen Ihnen 12 sofort einsetzbare Vorlagen für verschiedene Situationen vor und erklären genau, wann Sie sie für die besten Ergebnisse versenden sollten. Außerdem zeigen wir, wie KI-Tools die Follow-up-Strategie im Jahr 2026 verändern. Legen wir los.

Warum sind Follow-up-E-Mails so wichtig?

Im Allgemeinen gibt es vier Gründe, warum erfolgreiche Follow-up-E-Mails so wichtig sind: Sie steigern die Conversion-Rate, schaffen Vertrauen, ermöglichen eine bessere Zielgruppensegmentierung und können schließlich das E-Mail-Marketing automatisieren. Sehen wir uns jeden dieser Punkte im Detail an.

• Mehr Conversions. Wenn Sie analysieren, wie Sie selbst auf E-Mails reagieren, werden Ihnen wahrscheinlich einige Dinge auffallen. Sie öffnen keine E-Mails, wenn Sie beschäftigt sind, Sie möchten sich nicht durch Hunderte von Nachrichten scrollen und Sie wollen Ihre Zeit sicherlich nicht verschwenden. Follow-up-E-Mails wirken all diesen Problemen entgegen, da sie durch zusätzliche Unterstützung einen Mehrwert bieten. Schließlich steht eine neue E-Mail immer ganz oben im Posteingang.
• Vertrauen aufbauen. Einer der wichtigsten Vorteile von Follow-up-E-Mails ist, dass sie zum Aufbau von Vertrauen und guten Kundenbeziehungen beitragen können. Ganz gleich, ob Sie Ihre Mission erläutern oder Ihren kundenorientierten Ansatz zeigen möchten: Follow-up-E-Mails eignen sich hervorragend dafür.
• Zielgruppen filtern. Eine weitere wichtige Eigenschaft von Follow-up-E-Mails ist, dass Sie damit Personen, die sich nicht für Ihre Marke interessieren, von denjenigen unterscheiden können, die aktiv mit Ihnen kommunizieren möchten. Diese Möglichkeit hilft Ihnen dabei, einen ganzheitlicheren Ansatz für die Kunden zu entwickeln, die tatsächlich Interesse zeigen.
• Marketing-Automatisierung. Jetzt, da Sie wissen, welcher Teil Ihrer Zielgruppe aktiv ist, können Sie automatisch Werbeaktionen versenden. Das kann nicht nur den Umsatz steigern, sondern auch Zeit sparen.

Follow-ups sind auch außerhalb des Vertriebs wichtig. Wenn Sie beispielsweise bei einem potenziellen Arbeitgeber nachfassen, zeigt das Engagement und Interesse – Eigenschaften, die die meisten Personalverantwortlichen schätzen.

So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail: 5 einfache Schritte

Nachdem wir nun die Grundlagen kennen, schauen wir uns an, wie Sie eine Follow-up-E-Mail richtig schreiben. In der Regel besteht eine E-Mail aus einer Betreffzeile, der eigentlichen Nachricht und einem Abschluss. Das gilt auch für eine Follow-up-E-Mail. Ihr Ziel sollte es sein, professionell und prägnant zu bleiben und den Zweck Ihrer Nachricht klar zu formulieren – insbesondere in wettbewerbsintensiven Bereichen wie akademischer Unterstützung, in denen Plattformen wie EssayPro häufig im Zusammenhang mit Möglichkeiten erwähnt werden, gegen Bezahlung Texte zu verfassen:

1. Definieren Sie den Zweck der E-Mail;
2. Erstellen Sie einen passenden Betreff;
3. Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung und stellen Sie den Kontext her;
4. Sprechen Sie den Kunden an und motivieren Sie ihn zum Handeln;
5. Planen Sie den nächsten Schritt.

Sehen wir uns jeden dieser Schritte im Detail an.

Definieren Sie den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mail

Wenn Sie keinen klar definierten Sales Funnel haben, erfordert dieser Schritt einiges an Überlegung. Sie müssen genau wissen, was der Hauptzweck Ihrer E-Mail ist. Andernfalls ist sie wenig sinnvoll. Stellen wir uns beispielsweise vor, Sie haben auf einer Konferenz einen interessanten Softwareentwickler kennengelernt und möchten ihm eine Position in Ihrem Unternehmen für ein bevorstehendes Projekt anbieten, aber die Person reagiert nicht mehr.

Sie müssen sein Interesse an dem bevorstehenden Projekt wecken und ihm eine Cold E-Mail senden, um eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Eine perfekte Follow-up-E-Mail zu formulieren, kann schwierig sein. Ihre Nachricht soll persönlich und durchdacht wirken, nicht roboterhaft oder allgemein. Hier können Tools wie Humanize AI von AISEO helfen. Durch die Überarbeitung KI-generierter Entwürfe und deren Anpassung an einen natürlicheren, ansprechenderen und menschlicheren Schreibstil können Sie mit Humanize AI authentisch bleiben und gleichzeitig Zeit sparen. So können Ihre Cold E-Mails – egal, ob sie sich an Softwareentwickler, potenzielle Kunden oder Partner richten – den richtigen Ton treffen und effektiver eine Beziehung aufbauen. Genau darum sollte es bei einer effektiven E-Mail gehen. Ihr wichtigstes Ziel ist es, klar zu erklären, warum die Person Ihrem Unternehmen beitreten sollte. In unserem Fall könnte das Versenden eines Flyers oder einer Seite mit einer Projektbeschreibung hilfreich sein.

Eine Betreffzeile erstellen

Wenn die Betreffzeile Ihrer E-Mail zu allgemein ist, verpassen Sie viele Chancen. Die Betreffzeile ist eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge, da sie einen kurzen Einblick in den Inhalt der gesamten E-Mail gibt. Grundsätzlich gibt es vier Haupttypen von Betreffzeilen, die Sie für Ihre Follow-up-Strategie verwenden können.

• Individuell – für eine bestimmte Zielgruppe formuliert, basierend auf demografischen Daten, dem E-Mail-Client und dem verwendeten Gerät.
• Kurz – zielen Sie auf etwa 7 Wörter bzw. ungefähr 41 Zeichen ab.
• Detailliert – machen Sie klar, was die E-Mail enthält, denn davon hängt maßgeblich ab, ob sie überhaupt geöffnet wird.
• Interessant – etwas Persönlichkeit ist gut, aber übertreiben Sie es nicht. Sonst wirken Sie möglicherweise unprofessionell oder lösen Spam-Filter aus.

Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung und dem passenden Kontext

Der Einstieg Ihrer E-Mail ist nicht weniger wichtig als der Betreff.

Beginnen Sie daher mit einer freundlichen, aber professionellen Begrüßung. Das schafft einen respektvollen Ton und zeigt, dass Sie die Zeit und Aufmerksamkeit Ihres Kunden schätzen. Danach besteht die beste Möglichkeit für ein Follow-up darin, den Kunden an seine vorherige Interaktion, seinen Kauf oder seine Kommunikation mit Ihrem Unternehmen zu erinnern. Er muss sich an die Einzelheiten seiner bisherigen Kommunikation erinnern können und den Kontext der neuen E-Mail verstehen.

Sprechen Sie den Kunden an und motivieren Sie ihn zum Handeln

Ihre nächste Aufgabe besteht darin, den Kunden wirklich anzusprechen und ihn zum Handeln zu motivieren.

Beginnen Sie damit, die besonderen Vorteile hervorzuheben, die der Kunde durch Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erhält, und verdeutlichen Sie damit den bereits erhaltenen Mehrwert. Gehen Sie auf mögliche Bedenken ein und zeigen Sie, dass Sie proaktiv handeln und sich um die Kundenerfahrung kümmern. Führen Sie den Kunden zu den nächsten Schritten – ganz gleich, ob es darum geht, Feedback zu geben, ein exklusives Angebot zu nutzen oder zusätzliche Funktionen zu entdecken. Machen Sie klar, was der Kunde als Nächstes tun soll, und gestalten Sie diesen Schritt einfach und attraktiv.

Wenn Sie KI-Tools zur Erstellung von Follow-up-Nachrichten verwenden, ist es wichtig, KI-Texte für eine natürliche Sprache zu optimieren, damit der Ton authentisch und persönlich statt roboterhaft wirkt. Das verbessert nicht nur die Lesbarkeit, sondern hilft auch dabei, eine stärkere emotionale Verbindung zu Ihren Empfängern aufzubauen. Noch einen Schritt weiter gehen Tools, die KI-Inhalte menschlicher gestalten. Sie können dafür sorgen, dass Ihre Follow-up-E-Mails noch natürlicher und persönlicher wirken und dadurch besser bei den Empfängern ankommen und mehr Engagement erzeugen.

Schließen Sie mit einem überzeugenden Call-to-Action ab, der den Empfänger dazu auffordert, zu antworten oder den gewünschten nächsten Schritt zu machen. So ist Ihre Follow-up-E-Mail nicht nur informativ, sondern auch ansprechend und handlungsorientiert.

Planen Sie den nächsten Schritt

E-Mail-Marketing erfordert Ausdauer. Wenn Ihre aktuelle E-Mail unbeantwortet bleibt, sollten Sie eine natürliche Möglichkeit finden, die nächste Nachricht zu formulieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre gesamte Nachrichtenfolge natürlich wirkt und zu Ihrer Funnel-Strategie passt.

Wann sollte man eine Follow-up-E-Mail senden?

Was Sie tun und vermeiden sollten

Um zu wissen, wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt, muss man auch wissen, was man vermeiden sollte und wann man besser keine weitere Nachricht sendet. Sowohl der Inhalt als auch der Kontext spielen eine Rolle.

Tage, die Sie vermeiden sollten

• Wochenenden und Montage – die meisten Menschen verbringen den Montag damit, den unwichtigen Nachrichtenstau vom Wochenende abzuarbeiten.
• Freitag spät am Tag – zu diesem Zeitpunkt sind viele Berufstätige bereits gedanklich im Wochenende. Wenn Sie am Freitag senden müssen, tun Sie dies besser früh am Tag.

Die beste Zeit zum Senden

Die Wochenmitte gegen 14 Uhr funktioniert häufig gut. Die Menschen sind vom Mittagessen zurück und überprüfen ihre Kommunikationskanäle erneut. Allerdings senden zu dieser Zeit auch viele andere ihre Follow-ups. Analysieren Sie daher Ihre eigene Klickrate und testen Sie verschiedene Zeitpunkte, anstatt sich ausschließlich auf eine allgemeine Faustregel zu verlassen.

Übliche Zeiträume

• Innerhalb von 24 Stunden – für eine einfache Dankesnachricht nach einer Interaktion.
• Innerhalb von 48 Stunden – bei Bewerbungen oder wichtigen Dokumenten, wenn es einen klaren Grund für die schnelle Rückmeldung gibt.
• Innerhalb von 1–2 Wochen – wenn Sie keine Antwort oder Bestätigung erhalten haben. Sie können auch um Feedback bitten, ohne dabei fordernd zu wirken.
• Alle 3 Monate – für eine lockere Nachricht nach dem Motto „lange nichts gehört“, um die Beziehung aufrechtzuerhalten.

Wählen Sie Tools zur Messung

Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, so viel wie möglich über die E-Mail-Gewohnheiten Ihrer potenziellen Kunden zu erfahren. Nutzen Sie Ihre Analysen, Tracking-Apps und verfügbaren Daten. Wir verstehen, dass sich nicht jedes Unternehmen teure Analysesysteme leisten kann. Solche Systeme können kostspielig sein und das Unternehmensbudget belasten.

Wenn Sie jedoch Zendesk verwenden, können Sie unsere Email Tracking App ausprobieren. Sie ist kostengünstig und hilft Ihnen dabei, Daten zur genauen Öffnungszeit Ihrer E-Mails zu erhalten und zu analysieren, den besten Zeitpunkt für eine Antwort zu ermitteln und zu sehen, wie oft eine E-Mail geöffnet wurde.

Außerdem können Sie mithilfe der Statistiken der App mit Diagrammen und Kennzahlen den allgemeinen optimalen Zeitpunkt für den Versand von Antworten an eine größere Anzahl von Kunden ermitteln. Automatische Follow-ups lassen sich mit Email Tracking ebenfalls einfach einrichten. Probieren Sie das Add-on also gleich kostenlos aus.

12 Beispiele und Vorlagen für Follow-up-E-Mails

Was wäre dieser Leitfaden ohne Vorlagen? Wir haben 12 E-Mail-Vorlagen für Sie vorbereitet. Sie können sie gerne verwenden oder anpassen, um Ihre Follow-up-Kommunikation zu verbessern.

Kurze Follow-up-E-Mail-Vorlage

Das Gute an dieser Vorlage ist, dass sie direkt auf den Punkt kommt. Keine unnötigen Inhalte, keine langen Einleitungen. Nur klare Aussagen und eine klare Absicht – etwas, das viel beschäftigte Geschäftsleute zu schätzen wissen.

Follow-up-E-Mail-Vorlage mit CTA

Das Besondere an dieser E-Mail ist, dass sie Ihren Interessenten zeigt, dass Sie ihre Zeit respektieren und sie nicht ohne Grund kontaktieren möchten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie bereits eine einfache Möglichkeit zur Antwort bietet. Das ist vielleicht nicht für jeden die passende Lösung, aber es ist eine Option.

Follow-up-E-Mail-Vorlage nach einer Veranstaltung

Diese Follow-up-E-Mail ist eine gute Möglichkeit, die Person nicht nur an das Treffen, sondern auch daran zu erinnern, warum sie ursprünglich an der Veranstaltung teilgenommen hat. Dass Sie die besprochenen Empfehlungen nicht vergessen haben, ist ebenfalls ein großer Pluspunkt. Hinzu kommt der natürliche CTA, der vielleicht das wichtigste Element der gesamten Nachricht ist.

Beispiel für eine Follow-up-E-Mail nach ausbleibender Antwort

Warten Sie zunächst einige Tage, nachdem Sie Ihre vorherige E-Mail gesendet haben. Wir empfehlen, mindestens 3 Tage zu warten, um nicht aufdringlich zu wirken. Anschließend können Sie die folgende Vorlage verwenden.

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Viele Menschen wissen nicht, wie sie nach einem Vorstellungsgespräch eine Follow-up-E-Mail schreiben sollen. Dabei kann sie bei der finalen Entscheidung einen wichtigen Unterschied machen. Nutzen Sie die obige Vorlage, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, Ihr anhaltendes Interesse an der Position zu zeigen und möglicherweise ein Angebot zu erhalten.

Beispiel für eine Follow-up-E-Mail im Vertrieb

Sie möchten den Vertriebsprozess voranbringen? Beginnen Sie Ihre Follow-up-E-Mail damit, den Kontakt zu Ihrem Interessenten wiederherzustellen und sein Interesse neu zu wecken. Erinnern Sie ihn an Ihr vorheriges Gespräch und betonen Sie den Mehrwert, den Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bietet. Dieser Ansatz unterstreicht nicht nur die besprochenen Vorteile, sondern ermutigt den Interessenten auch, die nächsten Schritte in Richtung Kauf zu gehen.

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail zu einem Angebot

Mit einer gut formulierten Follow-up-E-Mail zu einem Angebot können Sie den Empfänger an Ihr Angebot erinnern, mögliche Bedenken ansprechen und ihn dazu ermutigen, den nächsten Schritt zu machen. Nutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie einen Geschäftsabschluss voranbringen und potenziellen Kunden Ihr Engagement zeigen möchten.

Follow-up zu einer Bewerbung

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail nach einem Networking-Kontakt

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail zu einer Partnerschaft

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail des Kundensupports

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail zu einer Rechnung/Zahlung

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail zu Produktfeedback

Best Practices für das Versenden von Follow-up-E-Mails

Um die Frage nach dem richtigen Follow-up vollständig zu beantworten, haben wir sieben bewährte Praktiken für Sie zusammengestellt:

1. Wählen Sie eine kurze Betreffzeile

Die Zeit Ihrer Leser zu sparen, ist in der heutigen Welt besonders wichtig. Verwenden Sie nach Möglichkeit den Namen des Empfängers und vermeiden Sie Wörter, die Spam-Filter auslösen können. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre E-Mail vom Spam-Filter des E-Mail-Anbieters blockiert wird.

2. Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Absender und Empfänger

Erwähnen Sie Ihre bisherige Zusammenarbeit, bedanken Sie sich für den Austausch oder fragen Sie einfach, wie es läuft.

3. Erklären Sie Ihre Ziele und den Hauptzweck Ihrer Nachricht

Beschreiben Sie kurz den Grund für Ihre E-Mail. Beginnen Sie Ihre Sätze mit dem Wesentlichen und vermeiden Sie unnötige Adjektive.

4. Heben Sie die Vorteile hervor

Sprechen Sie nicht nur über Ihr Unternehmen. Heben Sie stattdessen die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihnen hervor und erklären Sie, warum sie für beide Seiten nützlich sein kann.

5. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu

Eine schnelle Möglichkeit zur Antwort kann dazu beitragen, Ihre Antwortrate zu erhöhen und mehr aus Ihrer E-Mail-Kampagne herauszuholen. Eine gute Follow-up-E-Mail kann beispielsweise folgenden Call-to-Action enthalten:

• Link „Termin vereinbaren“.
• Antworten Sie einfach mit „Ja“, und wir kontaktieren Sie zeitnah.
• Die Schaltfläche „Kontaktieren Sie uns“.
• „Passt Ihnen Dienstag um 10:15 Uhr?“
• „Besuchen Sie unsere Website, um weitere Informationen zu erhalten.“

6. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer Signatur und dem Unternehmensnamen

Schließen Sie Ihre Nachricht mit einer freundlichen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Viele Grüße“, „Herzliche Grüße“ oder „Vielen Dank“ ab. Geben Sie außerdem den Namen Ihres Unternehmens an.

7. Verwenden Sie aktive Formulierungen

Natürlich möchten Sie, dass Ihre E-Mail für die Empfänger einprägsam und attraktiv ist. Einige Formulierungen können jedoch unbewusst aggressiv wirken. „Wie bereits in meiner letzten E-Mail erwähnt“ ist beispielsweise nicht die beste Formulierung, da sie passiv wirkt. Verwenden Sie stattdessen direkte Formulierungen, um auf die ursprüngliche E-Mail Bezug zu nehmen. Zum Beispiel:

Formulieren Sie Ihre Erwartungen hinsichtlich Zeit, Antwort und Ergebnis klar, indem Sie Fragen stellen und die Aufmerksamkeit des Lesers gezielt auf diese Punkte lenken.

Neu: KI bewusst in Ihre Follow-up-Strategie integrieren

KI-Tools gehören 2026 für viele Menschen bereits zum normalen E-Mail-Workflow. Richtig eingesetzt können sie Follow-ups tatsächlich verbessern. Gleichzeitig gibt es einige wichtige Einschränkungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen:

In großem Umfang entwerfen und anschließend manuell bearbeiten. KI eignet sich gut, um einen ersten Entwurf oder verschiedene Varianten für A/B-Tests zu erstellen. Die besten Follow-up-E-Mails werden jedoch weiterhin von Menschen überarbeitet. Dabei werden generische Formulierungen entfernt, konkrete Details aus dem tatsächlichen Gespräch ergänzt und der eigene Schreibstil berücksichtigt.

Personalisierung hat Grenzen. KI kann einen Namen oder einen früheren Kauf einfügen. Sie kennt jedoch nicht den Ton eines persönlichen Gesprächs oder einen gemeinsamen Witz aus einem Meeting. Solche menschlichen Elemente sollten Sie selbst hinzufügen, statt sie zu delegieren.

Erkennung und Vertrauen. Empfänger und zunehmend auch E-Mail-Clients erkennen KI-generierte Standardtexte immer besser. Zu glatt formulierte und allgemein gehaltene Follow-ups können inzwischen die Antwortrate eher beeinträchtigen als verbessern – insbesondere in Bereichen wie Recruiting oder B2B-Vertrieb, in denen Authentizität besonders wichtig ist.

Die Optimierung von Versandzeit und Betreffzeile ist der Bereich, in dem KI besonders zuverlässig einen Mehrwert bieten kann. Sie kann Ihre eigenen historischen Daten zu Öffnungen und Antworten analysieren und bessere Versandzeitpunkte vorschlagen als allgemeine Empfehlungen wie „Dienstag um 14 Uhr“.

Das Wichtigste: Nutzen Sie KI, um Reibung zu reduzieren – etwa bei der Texterstellung, beim Testen und bei der Wahl des Versandzeitpunkts. Sie sollte jedoch nicht das menschliche Urteilsvermögen und die konkrete Personalisierung ersetzen, die tatsächlich zu Antworten führen.

Abschließende Hinweise

Eine gute Follow-up-Nachricht zu erstellen, erfordert Zeit und Mühe. Richtig umgesetzt kann sie jedoch einen erheblichen Einfluss auf Ihre E-Mail-Marketing-Aktivitäten haben. Wir hoffen, dass unser Leitfaden Ihnen dabei hilft, ein überzeugendes Beispiel für eine Follow-up-E-Mail zu erstellen und eine Antwort zu erhalten.