Heute ist es entscheidend, die Daten Ihrer Kunden zu verwalten, einschließlich Speicherung, Pflege, Übertragung und Nutzung. Eine gute DSGVO-Compliance-Software kann Ihnen dabei sehr helfen. Ein solches hilfreiches Tool verwaltet die Daten Ihrer Kunden gemäß den DSGVO-Vorschriften.
Die Datenschutz-Grundverordnung, oder DSGVO, gilt als das strengste Datenschutzgesetz der Welt. Sie trat 2018 in Kraft und konzentriert sich seitdem darauf, Nutzern mehr Kontrolle über ihre sensiblen Daten zu geben. Sie sorgt für mehr Klarheit und Transparenz darüber, wie Unternehmen ihre privaten Daten verwenden, und stellt sicher, dass diese nicht missbraucht werden.
Jedes Unternehmen, das mit EU-Bürgern arbeitet oder innerhalb der Europäischen Union tätig ist, muss DSGVO-konform sein. Andernfalls drohen hohe Geldstrafen.
Stellen Sie sich vor: Im Jahr 2021 wurde Amazon mit 877 Millionen US-Dollar bestraft, weil das Unternehmen personenbezogene Daten über Cookies auf falsche Weise gesammelt und geteilt hat. Und Amazon ist nicht der einzige große Name, der wegen mangelnder DSGVO-Compliance bestraft wurde.
Die irische Datenschutzkommission (DPC) verhängte eine Geldstrafe gegen Meta, weil europäische Nutzerdaten ohne ausreichende Schutzmaßnahmen in die USA übertragen wurden. Laut dem Urteil konnten diese Übertragungen die „grundlegenden Datenschutzrechte“ nicht vor US-Überwachungspraktiken schützen.
Außerdem reicht es nicht aus, einfach einige Änderungen an Ihrer Datenschutzrichtlinie des Unternehmens vorzunehmen und das Thema dann zu vergessen. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der ständige Arbeit und Aktualisierungen Ihrerseits erfordert. Befolgen Sie die unten beschriebenen sieben Prinzipien, um konsequent compliant zu bleiben.
Die DSGVO basiert auf sieben Kernprinzipien, die jedes Unternehmen befolgen muss, um DSGVO-konform zu sein. Hier sind sie:
Die Speicherbegrenzung personenbezogener Daten bedeutet, dass jede Organisation die Speicherdauer von Daten begrenzen muss. Die Dauer hängt von der Art der Daten und ihrer Sensibilität ab. Wenn Sie beispielsweise Finanzdaten von Nutzern erfassen, können Sie diese bis zu 6 Jahre speichern. Bei gesundheitsbezogenen Daten ist die Frist jedoch kürzer.
Dieses DSGVO-Prinzip bedeutet, dass Ihr Unternehmen ein zuverlässiges Sicherheitssystem und Maßnahmen einsetzen muss, um die gespeicherten personenbezogenen Daten vollständig zu schützen.
Jedes Unternehmen muss die volle Verantwortung dafür übernehmen, was es mit den personenbezogenen Daten der Nutzer macht und wie es die DSGVO einhält. Um compliant zu bleiben, müssen Unternehmen notwendige Maßnahmen umsetzen, relevante Aufzeichnungen führen und bereit sein, ihre Compliance auf Anfrage den Behörden nachzuweisen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Dokumente zur DSGVO-Compliance bereithalten muss.
Jede Aktivität, die auf die Verarbeitung von Nutzerdaten abzielt, muss der DSGVO und geltenden Gesetzen entsprechen. Das bedeutet, dass Sie bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die von der DSGVO festgelegten Standards einhalten müssen. Hier sind einige der grundlegenden Prinzipien:
Dieses Prinzip bedeutet, dass ein Unternehmen die Verarbeitung auf das beschränken muss, was für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung erforderlich ist. Wenn Sie beispielsweise E-Mail-Adressen sammeln, um Angebote zu versenden, dürfen Sie diese nicht unbegrenzt speichern oder ohne Zustimmung der Nutzer für andere Marketingkampagnen verwenden.
Eines der grundlegenden Prinzipien der DSGVO ist die Datenminimierung. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen die Menge der verarbeiteten Nutzerdaten minimieren muss. Wenn Sie beispielsweise Daten über Formulare sammeln, müssen Sie nicht jedes Detail speichern, das ein Nutzer angibt. Stattdessen sollten Sie nur so viele Informationen speichern, wie für die ursprüngliche Anfrage erforderlich sind.
Das letzte Prinzip der DSGVO ist die Richtigkeit personenbezogener Daten. Es besagt, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten aktuell sein müssen. Sie müssen daher sicherstellen, dass ungenaue Daten unverzüglich gelöscht werden.
Wie Sie bereits anhand der oben genannten sieben DSGVO-Prinzipien verstehen können, ist es eine echte Herausforderung, DSGVO-konform zu bleiben. Es erfordert viel Arbeit Ihrerseits. Allerdings gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt, die Ihnen helfen können. Diese werden als DSGVO-Compliance-Lösungen bezeichnet.
DSGVO-Software erleichtert die Verwaltung von Kundendaten und kümmert sich um Datensicherheit und Einwilligungsformulare. Außerdem können DSGVO-Lösungen viele der DSGVO-Prinzipien unterstützen.
Heute unterscheiden sich DSGVO-Compliance-Tools stark in ihrer Funktionalität. Einige sind einfach und konzentrieren sich auf die Dokumentation von Compliance-Aktivitäten. Andere fortschrittliche Lösungen können Audits durchführen, Datenschutzverletzungen melden oder sogar eine Gap-Analyse durchführen, um Schwachstellen in Ihrer DSGVO-Strategie zu identifizieren.
Wir haben die beste DSGVO-Compliance-Software für 2026 ausgewählt, damit Sie deutlich schneller DSGVO-konform bleiben und das Risiko von Geldstrafen vermeiden können.
Wir beginnen unsere Liste mit einem der zuverlässigsten DSGVO-Compliance-Tools. GDPR Compliance for Zendesk, entwickelt von GrowthDot, hilft dabei, Nutzerdaten und Anfragen deutlich schneller und einfacher zu verarbeiten. Außerdem anonymisiert, löscht und ruft es Daten ab.
Hier sind einige Funktionen, die dieses DSGVO-Compliance-Tool besonders einzigartig machen:
Zusätzliche GDPR-Compliance-Tools
Sie können die GDPR Compliance App von GrowthDot allein nutzen, aber der Entwickler bietet zusätzliche Add-ons an, falls Sie Folgendes benötigen:
Warum entscheiden sich Unternehmen für die GDPR Compliance App?
Da diese Funktionen nativ in die Anwendung integriert sind, benötigen Zendesk-Nutzer sie möglicherweise, um ihre Speicherkapazität für bestimmte Projekte zu erweitern.
Usercentrics ist eine DSGVO-Compliance-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, die Einwilligung der Nutzer gemäß Datenschutzvorschriften wie DSGVO und CCPA zu sammeln, zu verwalten und durchzusetzen.
Die Plattform konzentriert sich auf Einwilligungs- und Präferenzmanagement und hilft Unternehmen dabei, wichtige DSGVO-Prinzipien wie Rechtmäßigkeit, Transparenz, Rechenschaftspflicht und Datenminimierung einzuhalten.
Zu den wichtigsten Funktionen von Usercentrics gehören:
Amazon Macie wurde von Amazon entwickelt und ist eine leistungsstarke DSGVO-Compliance-Software für den Datenschutz. Sie nutzt Machine Learning und Mustererkennungstechnologien, um sensible Nutzerdaten zu identifizieren, Einblicke in Datensicherheitsrisiken zu liefern und bietet einen automatisierten Schutz vor Sicherheitsrisiken. Es gehört zu den besten DSGVO-Compliance-Tools und ermöglicht Ihnen:
Eine der wichtigsten Sicherheitsfunktionen dieser DSGVO-App ist die Datenanonymisierung. Sie unterstützt zentrale DSGVO-Prinzipien wie Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Für die Implementierung von ARX Data Anonymization sind jedoch gewisse technische Kenntnisse erforderlich. Zu den wichtigsten Funktionen dieser App gehören:
Diese zuverlässige Server-Monitoring-Plattform arbeitet mit kritischen Konfigurationen und der Erstellung von Sicherheitsstrategien. Sie hilft Unternehmen dabei, wertvolle Einblicke zu gewinnen und ihre Effizienz zu verbessern. Netwrix unterstützt außerdem dabei, Daten zu sichern und die Kontrolle über sensible und regulierte Unternehmensdaten zu behalten. Zu den Hauptfunktionen gehören:
Diese digitale Lösung konzentriert sich auf Datenschutz und bietet DSGVO-Compliance-Funktionen für KMU. Mit dieser Lösung erhalten Sie eine All-in-One-Plattform für Webmanagement, Identifizierung sensibler Daten und Richtlinienmanagement. Zu den Funktionen gehören:
Dies ist ein weit verbreitetes DSGVO-System, das von Unternehmen aus zahlreichen Branchen genutzt wird, darunter Geheimdienste, Gesundheitswesen, Militär, Behörden und viele weitere. Es arbeitet vollständig im Einklang mit modernen Vorschriften und Gesetzen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Securiti.ai ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die eine robuste End-to-End-Lösung für DSGVO-Compliance benötigen. Die umfassende Plattform vereinfacht regulatorische Anforderungen durch mehrere Kernfunktionen:
Snow Software ist eine vielseitige DSGVO-Risikobewertungslösung, die mit Cloud-, mobilen und On-Premise-Umgebungen kompatibel ist. Sie hilft Unternehmen dabei, eine strategische Compliance-Basis durch folgende Funktionen aufzubauen:
Diese umfassende Suite ermöglicht Unternehmen die Verwaltung des gesamten DSGVO-Lebenszyklus – von der ersten Planung und Implementierung bis hin zu laufenden Updates und Wartungen. Zu den Kernfunktionen gehören:
Diese weit verbreitete Plattform für Einwilligungs- und Präferenzmanagement ermöglicht Unternehmen die Zentralisierung von Nutzerberechtigungen und bietet gleichzeitig eine klare Kennzahl für den regulatorischen Status. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Das Tomedes Data Anonymization Tool ist eine leistungsstarke Lösung, die Datenschutz und Compliance mit globalen Datenschutzvorschriften wie der DSGVO sicherstellt. Durch die automatische Schwärzung personenbezogener und sensibler Informationen schützt es vertrauliche Daten und bewahrt gleichzeitig die Nutzbarkeit und Integrität der Inhalte. Das Tool ist intuitiv und erfordert keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse, wodurch es für Fachleute aus verschiedenen Branchen zugänglich ist.
Zu den wichtigsten Funktionen des Tomedes Data Anonymization Tools gehören:
Dieses Tool reduziert das Risiko von Datenlecks, schafft Vertrauen und stellt sicher, dass sensible Inhalte sicher und verantwortungsvoll behandelt werden.
Wie Sie bereits wissen, gibt es zahlreiche DSGVO-Compliance-Dienste auf dem Markt. Die Frage lautet also: „Wie findet man die ideale Lösung?“ Hier haben wir die wichtigsten Faktoren zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl einer solchen App berücksichtigen sollten.
Es gibt viele DSGVO-Compliance-Dienste mit einzigartigen Funktionen, die für unterschiedliche Organisationen geeignet sind. Definieren Sie daher zunächst Ihre Anforderungen. Welche Schritte im Management sensibler Daten sind für Sie entscheidend? Benötigen Sie Datenmapping oder Datenschutz-Folgenabschätzungen? Identifizieren Sie die wichtigsten Anforderungen vor dem Kauf.
Große Unternehmen können ihr Budget selbstverständlich für den Kauf der besten und funktionsreichsten DSGVO-Compliance-Software einsetzen. Wenn Sie jedoch eine kleine Agentur oder ein Startup besitzen, ist Ihr Budget möglicherweise begrenzt. Ihr Ziel sollte daher eine perfekte Kombination aus erschwinglichem Preis, Qualität und Funktionen sein.
Qualität spielt bei DSGVO-Compliance-Software eine entscheidende Rolle. Sie ist zusammen mit der Benutzerfreundlichkeit einer der wichtigsten Faktoren bei der endgültigen Entscheidung. Wie prüft man die Qualität? Nutzen Sie Demos, Leitfäden oder Walkthroughs, die viele Anbieter bereitstellen, um die Qualität und Funktionalität der App zu überprüfen.
Es gibt heute verschiedene Arten von GDPR-Compliance-Software auf dem Markt. Zunächst können Sie eine On-Premise-Software erhalten. Das bedeutet, dass Ihre Software direkt auf Ihren Computern und Servern installiert wird.
Zweitens können Sie sich für eine SaaS-Lösung (Software as a Service) entscheiden, bei der Ihre Lösung in der Cloud gespeichert wird. SaaS-Lösungen eignen sich besser für große Unternehmen ohne Einschränkungen bei Ressourcen für die interne Integration. Allerdings sind sie möglicherweise nicht für kleine Organisationen geeignet.
Einer der Hauptvorteile von SaaS-Lösungen ist, dass der Softwareanbieter Zugriff auf die Lösung hat und sie regelmäßig aktualisieren kann. Sie sind außerdem günstiger und erfordern keine hohen Anfangsinvestitionen, da Sie weder für die Infrastruktur noch für eine Lizenz zahlen. Meist ist die Preisgestaltung flexibel, und Sie zahlen monatlich.
Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist ihre robuste Sicherheit. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten. Der Softwareanbieter übernimmt außerdem alle IT-Kompatibilitäts- oder Wartungsprobleme, was das Ganze zusätzlich erleichtert.
Bei der Auswahl des richtigen GDPR-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie die Verfügbarkeit von Anpassungsfunktionen berücksichtigen. Diese ermöglichen es Ihnen, die Compliance-Prozesse an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und branchenspezifische Vorschriften anzupassen. Wählen Sie daher eine Software, die mit Ihrem Unternehmenswachstum Schritt halten und sich an sich ändernde GDPR-Anforderungen anpassen kann.
Die Qualität und Verfügbarkeit des Support-Services ist sehr wichtig. Deshalb sollten Sie immer mit einem Test des Produkts beginnen, insbesondere wenn es um die Auswahl der besten GDPR-Compliance-Software geht. So erhalten Sie einen Eindruck vom Support. Außerdem können Sie Online-Bewertungen prüfen und Unternehmen mit schlechtem Ruf herausfiltern. Studieren Sie auch den Self-Service des Unternehmens, insbesondere die Wissensdatenbank oder das Portal, um zu beurteilen, ob der Anbieter kundenorientiert arbeitet. Dies erkennen Sie daran, wie Lösungen für die häufigsten Probleme bereitgestellt werden.
Selbst wenn Sie das einfachste Tool kaufen, wird es dennoch eine anfängliche Lernkurve geben, da Sie und Ihr Team sich zunächst mit der Software vertraut machen müssen. Dies bedeutet einen Aufwand an Arbeitszeit. Berücksichtigen Sie daher vor der endgültigen Entscheidung immer die Zeit, die für Schulung und Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden erforderlich ist.
Unser Artikel hat die Top-GDPR-Compliance-Tools vorgestellt, die derzeit bei Unternehmen beliebt sind. Alle helfen Ihnen dabei, die sensiblen Daten Ihrer Kunden besser zu verwalten und zu entscheiden, welche Daten mit wem geteilt werden dürfen.
Auch wenn die Liste lang ist, helfen Ihnen die beschriebenen Funktionen dabei, eine besser informierte Entscheidung zu treffen und die Software zu wählen, die alle Ihre geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf GDPR-Compliance erfüllt.
Was Sie über GDPR-Software wissen müssen
GDPR-Tools sind darauf ausgelegt, verschiedene Compliance-Prozesse zu automatisieren, darunter Datenmapping, Einwilligungsmanagement, Anfragen betroffener Personen (DSARs), das Management von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Richtlinienüberwachung, Dokumentation, Risikomanagement und die Erstellung von Compliance-Berichten. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben optimieren diese Tools Ihre Compliance-Prozesse, verbessern den Datenschutz und minimieren das Risiko von Verstößen.
Software ist GDPR-konform, wenn sie starke Datenverschlüsselung, sichere Datenspeicherung und umfassende Zugriffskontrollen bietet. Sie muss Datenminimierung gewährleisten, sodass nur notwendige Daten erhoben und verarbeitet werden. Außerdem sollte sie ein einfaches Einwilligungsmanagement ermöglichen und klare Mechanismen bereitstellen, damit betroffene Personen ihre Daten einsehen, korrigieren oder löschen können.
Ja, GDPR-Compliance-Software kann in bestehende Systeme integriert werden, darunter beliebte Plattformen wie Zendesk, Salesforce, HubSpot sowie verschiedene CRM-, Daten- und E-Mail-Systeme. In den meisten Fällen ist der Integrationsprozess zudem relativ schnell und unkompliziert.
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