Aujourd’hui, il est crucial de prendre soin des données de vos clients, y compris le stockage, la maintenance, le transfert et l’utilisation. Un bon logiciel de conformité GDPR peut vous aider considérablement à cet égard. Un tel outil utile gère les données de vos clients conformément aux réglementations GDPR.
Tout d’abord : qu’est-ce que le GDPR ?
Le règlement général sur la protection des données, ou GDPR, est considéré comme la loi et la réglementation les plus strictes au monde en matière de protection de la vie privée. Il est entré en vigueur en 2018 et, depuis lors, il s’attache à donner aux utilisateurs davantage de contrôle sur leurs données sensibles. Il donne aux utilisateurs plus de clarté et de transparence sur la manière dont les entreprises utilisent leurs données privées et veille à ce qu’elles ne soient pas utilisées à mauvais escient.
Toute entreprise qui traite avec des citoyens de l’UE ou qui travaille au sein de l’Union européenne doit être conforme au GDPR. Dans le cas contraire, elle s’expose à de lourdes amendes.
Imaginez qu’en 2021, Amazon ait été condamné à une amende de 877 millions de dollars pour avoir mal collecté et partagé des données personnelles par le biais de cookies. Et ce n’est pas le seul grand nom à avoir été condamné à une amende pour non-respect du GDPR.
En outre, vous ne pouvez pas vous contenter de mettre en œuvre plusieurs changements dans la politique de confidentialité de votre entreprise et de l’oublier. Il s’agit d’un processus continu qui nécessite un travail et des mises à jour constants de votre part.
7 principes de conformité au GDPR
Le GDPR s’articule autour de sept principes fondamentaux que chaque entreprise doit respecter pour être conforme au GDPR. Les voici :
1. Limitation du stockage
La limitation du stockage des données à caractère personnel signifie que chaque organisation doit limiter la durée de stockage des données. La durée dépend du type de données et de leur sensibilité. Par exemple, si vous collectez les données financières des utilisateurs, vous pouvez les conserver jusqu’à 6 ans, mais si vous collectez des données relatives à la santé, la durée est plus limitée.
2. Intégrité et confidentialité
Ce principe du GDPR signifie que votre entreprise doit utiliser un système et des mesures de sécurité fiables pour protéger intégralement les données à caractère personnel que vous stockez. Celles-ci ne doivent jamais faire l’objet d’un traitement non autorisé, d’une détérioration ou d’une perte accidentelle.
3. Responsabilité
Chaque entreprise doit assumer l’entière responsabilité de ce qu’elle fait avec les données personnelles des utilisateurs et de la manière dont elle se conforme au GDPR. Pour rester en conformité, les entreprises doivent prendre les mesures nécessaires, tenir des registres pertinents et être prêtes à démontrer leur conformité aux autorités à chaque fois qu’elles en font la demande. Cela signifie qu’une entreprise doit disposer de documents relatifs à la conformité au GDPR.
4. Légalité, équité et transparence
Toute activité visant à traiter les données des utilisateurs doit être conforme au GDPR et aux lois. Cela signifie que si vous traitez des données à caractère personnel, vous devez respecter les normes fixées par le GDPR. Voici quelques-uns des principes fondamentaux :
- Vous devez disposer d’une base légale pour obtenir et traiter des données sensibles. Le GDPR énonce six bases légales : l’intérêt viral, le consentement, l’exécution d’un contrat, l’intérêt légitime, l’intérêt public ou une obligation légale.
- Vous devez collecter les données à caractère personnel en toute légalité. Cela signifie que vous devez rester transparent sur la collecte des données avec les utilisateurs qui vous les communiquent. Les utilisateurs doivent toujours être informés de la collecte de leurs données. Pour plus de transparence, il vous faut une politique de confidentialité, une politique en matière de cookies et d’autres documents pertinents sur votre site web, dans lesquels vous décrivez en détail les données collectées et traitées.
5. Limitation de la finalité
Ce principe signifie qu’une entreprise doit limiter l’activité de traitement à ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif initial de la collecte des données. C’est pourquoi, si vous recueillez les courriels des utilisateurs pour leur envoyer des offres, vous ne pouvez pas les stocker indéfiniment et les utiliser pour lancer différentes campagnes de marketing sans l’autorisation des utilisateurs.
6. La minimisation des données
L’un des principes fondamentaux du GDPR est la minimisation des données. Cela signifie que chaque entreprise doit réduire au minimum les données utilisateur qu’elle traite. Par exemple, si vous collectez les données en remplissant des formulaires, vous n’avez pas besoin de conserver chaque détail fourni par l’utilisateur. Au contraire, vous avez besoin d’aussi peu d’informations que nécessaire pour répondre à la demande initiale.
Pour minimiser rationnellement les données personnelles de vos utilisateurs, vous devez les analyser correctement. Vous pouvez commencer par l’analyse ou la découverte des données, qui vous permettra de déterminer le type de données personnelles que vous collectez et stockez et dans quels systèmes.
7. Précision
Le dernier principe du GDPR est l’exactitude des données personnelles. Il stipule que les données personnelles que vous stockez doivent être à jour. Vous devez donc vous assurer que toute donnée inexacte est effacée sans délai de votre part.
Qu’est-ce qu’un logiciel de conformité au GDPR?
Comme vous l’avez déjà compris à partir des sept principes du GDPR que nous avons déjà mentionnés, rester conforme au GDPR est un véritable défi. Cela nécessite beaucoup de travail de votre part. Toutefois, de nombreux outils disponibles sur le marché peuvent vous aider. Il s’agit des solutions de conformité au GDPR.
Les logiciels GDPR facilitent la gestion des données clients et s’occupent de la sécurité des données et des formulaires de consentement. De plus, les solutions GDPR peuvent être utilisées pour répondre à de nombreux principes du GDPR.
Aujourd’hui, les outils de conformité au GDPR varient en fonction de leurs fonctionnalités. Certains sont simples et se contentent d’enregistrer les activités de mise en conformité. Dans le même temps, certaines solutions avancées peuvent également fournir des audits, des rapports sur les violations de données ou même effectuer une analyse des lacunes pour trouver les points faibles de votre stratégie de conformité au GDPR.
Logiciel de conformité pour les principes du GDPR
Nous avons sélectionné les meilleurs logiciels de conformité GDPR à partir de 2024, qui vous aideront à rester conforme au GDPR beaucoup plus facilement et à éviter tout risque d’amende.
GDPR Compliance pour Zendesk par GrowthDot
Nous commençons notre liste par les outils de conformité GDPR les plus fiables. GDPR Compliance for Zendesk, développé par GrowthDot, permet de traiter beaucoup plus rapidement et facilement les données des utilisateurs et leurs demandes. De plus, il anonymise, supprime et récupère les données.
Voici quelques-unes des caractéristiques qui font de cet outil de conformité GDPR un outil unique :
- Conservez toutes les données sensibles des utilisateurs sans enfreindre les lois GDPR. Si vous utilisez Zendesk, vous disposez de nombreuses données que vous pouvez obtenir à partir des tickets des clients et de l’historique des conversations. La conformité GDPR pour Zendesk permet de stocker ces données tout en supprimant les données des utilisateurs. Comment cela est-il possible ? Cette appli pratique crée un identifiant unique pour chaque client, ce qui rend impossible l’identification de la personne.
- Téléchargez facilement les données des tickets et des utilisateurs. Arrêtez de copier-coller manuellement les informations nécessaires. L’application GDPR Compliance peut télécharger automatiquement les données demandées sur les utilisateurs et les tickets en créant un fichier CSV.
- Supprimez automatiquement et définitivement les utilisateurs du système. Si vous optez pour ce logiciel conforme au GDPR, vous pouvez supprimer n’importe quel nombre d’utilisateurs et de tickets du système d’un simple clic de souris. Aucun travail manuel n’est nécessaire.
- Modifiez les utilisateurs en groupes ou séparément. Créez une liste des utilisateurs nécessaires dans le système et effectuez les modifications nécessaires. Ces listes peuvent être créées sur la base de divers critères.
- Planifier les processus GDPR. Si vous choisissez un plan Premium, vous pouvez planifier votre activité GDPR à l’aide de règles et de fonctions d’automatisation. Par exemple, planifiez la suppression d’un utilisateur ou l’anonymisation de vos tickets. En outre, vous pouvez personnaliser votre automatisation et la rendre répétitive ou choisir le délai de répétition.
- Supprimer rapidement l’ensemble de l’organisation. Il s’agit d’une fonctionnalité unique qui fait défaut à de nombreux outils GDPR. Vous pouvez facilement traiter différentes organisations séparément ou en masse et supprimer les données ou les tickets qui s’y trouvent.
Microsoft Purview Compliance Manager
Il s’agit d’un excellent logiciel conforme au GDPR créé pour les utilisateurs de Microsoft 365, et il nécessite une licence d’abonnement Office 365 E5. Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes de cette application, on peut citer les suivantes :
- Application de la minimisation des données et des limitations de stockage ;
- Création d’un inventaire des risques liés à la protection des données ;
- Création d’un inventaire des risques liés à la protection des données ;
- Possibilité d’effectuer diverses évaluations ;
- Exécution de la classification des données qui est basée sur le niveau de sensibilité des données ;
- Possibilité de trouver des données sensibles et de les protéger ;
- Rester en phase avec les réglementations et certifications existantes ;
- Suppression des données sensibles après un certain temps ;
- Protection contre la divulgation accidentelle ;
- Protection contre les accès non autorisés.
Amazon Macie
Créé par Amazon, Amazon Macie est un excellent logiciel de conformité GDPR développé pour la protection des données. Il utilise des technologies de Machine Learning et de pattern matching pour découvrir les données sensibles des utilisateurs, fournir des informations sur les risques liés à la sécurité des données, et dispose d’une protection automatisée contre tous les risques de sécurité. C’est l’un des meilleurs logiciels de conformité GDPR qui vous permet de :
- Trouver les données sensibles des utilisateurs ;
- Protéger automatiquement ces informations ;
- Supprimer les données sensibles après une certaine période ;
- Bloquer l’accès indésirable et non autorisé aux données sensibles ;
- Détecter et combattre toute activité malveillante.
ARX Data Anonymization Tool
L’une des principales fonctions de sécurité de cette application GDPR est l’anonymisation des données. Elle garantit des principes de conformité au GDPR tels que la minimisation des données et la limitation du stockage. Cependant, la mise en œuvre de l’outil d’anonymisation des données ARX nécessite certaines compétences techniques. Les principales caractéristiques de cette application sont les suivantes :
- Possibilité de supprimer les données personnelles identifiables, telles que les noms, les numéros de téléphone, les adresses et autres ;
- Remplacement des informations personnelles identifiables (PII) par des informations non personnelles identifiables, des chaînes aléatoires ou des identifiants ;
- La génération d’ensembles de données.
Netwrix
Cette plateforme fiable de surveillance des serveurs fonctionne avec la configuration critique et la création de postures de sécurité. Elle aide les entreprises à obtenir des informations précieuses et à améliorer leur efficacité. Netwrix permet également de sécuriser les données et de contrôler les données sensibles et réglementées des entreprises. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :
- Aide à l’atténuation et à la prévention des risques ;
- Amélioration de la coordination et de la responsabilité des utilisateurs ;
- Accent mis sur la satisfaction du client ;
- Fourniture de rapports sur la sécurité et les risques liés à l’informatique dématérialisée.
BASIS ID
Cette solution numérique se concentre sur la confidentialité des données et les caractéristiques avec la conformité GDPR pour les PME. En l’utilisant, vous obtiendrez une solution tout-en-un pour la gestion web, l’identification des données sensibles et la gestion des politiques. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités et caractéristiques :
- Fourniture d’un logiciel KYC avec diverses intégrations ;
- Un gestionnaire de compte dédié avec lequel vous pouvez rester en contact en cas de problème ;
- L’entreprise a passé l’audit BIG4 et dispose de toute la documentation nécessaire ;
- Conformité totale avec le GDPR.
Ignyte
Il s’agit d’un système GDPR viral que les entreprises utilisent dans de nombreux secteurs, notamment les services de renseignement, les soins de santé, l’armée, le gouvernement et bien plus encore. Il fonctionne entièrement en conformité avec les réglementations et les lois modernes. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
- Vous pouvez facilement traiter des données classifiées en utilisant de nouvelles solutions pour la base industrielle de défense. Elles sont entièrement conformes aux lois et réglementations DFARS, NIST et CMMS ;
- Si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous pouvez facilement gérer les données sensibles de vos patients grâce à des solutions conformes aux normes HIPAA et HITRUST. Il fonctionne avec différentes listes de contrôle, feuilles de calcul et même avec la collecte manuelle de preuves.
Securiti
Il s’agit d’une excellente option pour les entreprises qui recherchent une solution robuste pour répondre efficacement à leurs exigences de conformité au GDPR. Securiti.ai offre une plateforme complète de conformité à la protection de la vie privée qui comprend des outils de découverte des données, de classification et de gestion des consentements. Elle fournit également des fonctionnalités pour gérer les demandes des personnes concernées, effectuer des évaluations des risques et automatiser les flux de travail relatifs à la confidentialité des données, aidant ainsi les entreprises à se conformer aux exigences du GDPR.
Snow Software
Snow Software est une solution d’évaluation des risques GDPR disponible sur le cloud, mobile ou sur site. Elle fournit à ses utilisateurs une évaluation des risques basée sur le GDPR et les aide à élaborer un plan et une stratégie GDPR efficaces. Elle est dotée d’une fonction de découverte automatisée qui vous permet de savoir quels utilisateurs ont un accès spécifique aux applications et comment ils les utilisent.
TrustArc
Cette suite complète de solutions orientées GDPR aide les entreprises à planifier, mettre en œuvre, mettre à jour et maintenir la conformité GDPR. Ses principales fonctions incluent le reporting aux régulateurs, le contrôle de la conformité et l’enregistrement des activités traitées.
Didomi
Il s’agit d’un autre système de gestion des consentements et des préférences très répandu sur le marché qui permet de collecter, de stocker et de configurer les autorisations et les préférences des utilisateurs en conséquence. Il peut également évaluer le score de conformité de votre entreprise en pourcentage.
Comment choisir le meilleur logiciel de conformité GDPR ?
Comme vous l’avez déjà compris, de nombreux services de mise en conformité GDPR sont disponibles sur le marché. La question est donc de savoir comment trouver la solution idéale. Nous avons rassemblé ici les facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix d’une telle application.
Besoins des entreprises
Il existe de nombreux services de mise en conformité avec le GDPR, chacun ayant des caractéristiques uniques qui conviennent à des organisations différentes. Vous devez donc commencer par définir vos besoins. Quelles sont les étapes de la gestion des données sensibles qui sont essentielles pour vous ? Avez-vous besoin d’une cartographie des données ou d’une évaluation de l’impact sur la protection des données ? Découvrez les points cruciaux que votre GDPR doit posséder avant de procéder à un achat.
Budget
Les grandes entreprises peuvent, à coup sûr, consacrer leur budget à l’achat du meilleur logiciel de conformité GDPR, doté de toutes les fonctionnalités. Mais votre budget est serré si vous êtes propriétaire d’une petite agence ou d’une startup. Votre objectif est donc de trouver une combinaison parfaite entre un prix abordable, la qualité et les fonctionnalités.
Qualité du produit
La qualité est importante lorsqu’il s’agit d’un logiciel de conformité GDPR. C’est l’un des principaux facteurs, avec la facilité d’utilisation, lors de la prise de décision finale. Comment vérifier la qualité ? Vous pouvez profiter des conseils, des démonstrations ou des visites guidées que de nombreux fournisseurs de logiciels GDPR proposent à leurs clients pour vérifier la qualité et la fonctionnalité de l’application.
Type de logiciel
Il existe plusieurs types de logiciels de conformité au GDPR sur le marché aujourd’hui. Tout d’abord, vous pouvez obtenir un logiciel sur site. Cela signifie que votre logiciel sera installé directement sur vos ordinateurs et serveurs.
Deuxièmement, vous pouvez opter pour un SaaS (ou simplement Software as a Service), et votre solution sera stockée dans le nuage. Les solutions SaaS conviennent mieux aux grandes entreprises dont les ressources pour l’intégration en interne ne sont pas limitées. En revanche, elles peuvent ne pas convenir aux petites organisations.
L’un des principaux avantages des solutions SaaS est que votre fournisseur de logiciel a accès à la solution et peut la mettre à jour régulièrement. Elles sont également moins chères et ne nécessitent pas d’investissement initial important, car vous ne payez pas l’infrastructure ou une licence. La plupart du temps, la tarification est flexible et vous payez mensuellement.
Un autre avantage des solutions en nuage est leur solide sécurité. C’est essentiel si vous travaillez avec des données sensibles. Cerise sur le gâteau, le fournisseur du logiciel prend en charge tous les problèmes de compatibilité informatique ou de maintenance.
Possibilités de personnalisation
Lorsque vous choisissez l’outil GDPR qui convient à votre entreprise, tenez compte de la disponibilité de fonctions de personnalisation. Cela vous permettra d’ajuster les processus de conformité en fonction des besoins de votre entreprise et des réglementations spécifiques à votre secteur d’activité. Optez donc pour un logiciel capable de répondre à la croissance de votre entreprise et de s’adapter à l’évolution des exigences du GDPR.
Service d’assistance
Il est très important de tenir compte de la qualité du service d’assistance et de sa disponibilité. C’est pourquoi vous devriez toujours commencer par tester le produit, en particulier lorsqu’il s’agit de choisir le meilleur logiciel de conformité GDPR. De cette façon, vous pouvez avoir un aperçu de son support. Vous pouvez également étudier les avis en ligne et filtrer les entreprises ayant une mauvaise réputation. En outre, étudiez le libre-service de l’entreprise, à savoir la base de connaissances ou le portail, pour déterminer si elle se soucie de ses clients. Vous pouvez le supposer en regardant où l’entreprise propose des solutions aux problèmes les plus courants.
Formation du personnel
Même si vous achetez l’outil le plus simple, il y aura toujours une courbe d’apprentissage initiale parce que vous et votre équipe devez tout apprendre à son sujet avant de l’utiliser. Et cela a un prix en termes d’heures de travail. Par conséquent, avant de prendre une décision finale, tenez toujours compte du temps nécessaire à la formation et à l’intégration de vos employés.
Conclusion
Notre article a abordé les principaux outils de conformité GDPR populaires parmi les entreprises aujourd’hui. Tous vous aident à mieux gérer les données sensibles de vos clients et à décider quelles données partager avec qui.
Bien que cette liste soit assez longue, les caractéristiques présentées vous aideront à prendre une décision plus éclairée et à acheter le logiciel qui répondra à tous les besoins de votre entreprise en matière de conformité au GDPR.
FAQ
Comment les outils logiciels contribuent-ils à la conformité au GDPR ?
Les outils GDPR sont conçus pour automatiser divers processus de conformité, notamment la cartographie des données, la gestion du consentement, les demandes d’accès des personnes concernées (DSAR), la gestion des violations, les évaluations d’impact, la supervision des politiques, la tenue de registres, la gestion des risques et la génération de rapports de conformité. En automatisant ces tâches, ces outils rationalisent vos efforts de conformité, renforcent la protection des données et minimisent les risques de non-conformité.
Qu’est-ce qui rend un logiciel conforme au GDPR ?
Un logiciel est conforme au GDPR s’il intègre un cryptage robuste des données, un stockage sécurisé des données et des contrôles d’accès complets. Il doit garantir la minimisation des données, en ne collectant et en ne traitant que les données nécessaires. Le logiciel doit faciliter la gestion du consentement de l’utilisateur et fournir des mécanismes clairs permettant aux personnes concernées d’accéder à leurs données, de les corriger ou de les supprimer.
Les logiciels de conformité au GDPR peuvent-ils s’intégrer à mes systèmes existants ?
Oui, les logiciels de conformité GDPR peuvent s’intégrer à vos systèmes existants, y compris des plateformes populaires comme Zendesk, Salesforce, HubSpot et divers systèmes de CRM, de stockage de données et de courrier électronique. De plus, dans la plupart des cas, le processus d’intégration est relativement rapide et sans problème.