L'e-mail est devenu un outil essentiel dans le marketing d'aujourd'hui, aidant à engager efficacement les clients.
Cependant, en tant que spécialistes du marketing par e-mail, vous devez savoir que gérer une stratégie de marketing par e-mail signifie collecter les adresses e-mail des utilisateurs et donc leurs données personnelles. Ce processus doit être effectué conformément à des lois spécifiques sur la confidentialité. Par exemple, si votre public cible principal se trouve dans l'UE, vos efforts de marketing par e-mail doivent respecter la conformité au RGPD.
Dans cet article, nous vous présenterons ce qu'est exactement le RGPD et les principales règles du marketing par e-mail conforme au RGPD. Nous vous donnerons également des recommandations sur la manière de rendre votre marketing par e-mail conforme au RGPD facilement.
Mais d'abord, définissons ce qu'est le RGPD.
Qu'est-ce que le RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, est un ensemble de règles et de normes décrivant comment les données des utilisateurs de l'UE doivent être traitées. Et peu importe que votre entreprise soit située en dehors de l'Union européenne. Donc, si vous considérez les citoyens de l'UE comme vos clients potentiels, vous devez rendre votre entreprise conforme au RGPD.
Ajouter les meilleures pratiques du RGPD à votre marketing par e-mail conforme au RGPD aura un impact positif sur les taux de clics et d'engagement. À l'inverse, enfreindre ces règles entraînera non seulement la perte de vos abonnés, mais aussi des amendes sévères de la part de la Commission européenne.
Que signifie la conformité au RGPD pour le marketing par e-mail ?
La principale règle du RGPD est d'obtenir le consentement des clients avant de collecter leurs données. Pour le marketing par e-mail, cela signifie qu'il est nécessaire d'obtenir le consentement des utilisateurs avant d'envoyer des e-mails marketing aux individus. Ce consentement doit être informé, donné librement et fourni par une action affirmative explicite de l'utilisateur.
Habituellement, pour obtenir une telle permission, les entreprises utilisent une case à cocher sur leurs sites Web demandant aux utilisateurs s'ils souhaitent recevoir des e-mails marketing. En sélectionnant « Oui », les utilisateurs confirment leur volonté de recevoir des newsletters de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez commencer à collecter leurs données personnelles légalement.
Importance de la conformité au RGPD pour le marketing par e-mail
La conformité au RGPD pour le marketing par e-mail est cruciale non seulement pour respecter la loi, mais aussi pour préserver la confiance des clients. Avec un contrôle accru sur la gestion des données personnelles, les entreprises doivent s'assurer qu'elles respectent les réglementations RGPD pour protéger la vie privée des utilisateurs et éviter des amendes lourdes.
Pourquoi votre marketing par e-mail doit-il être conforme au RGPD ?
Récemment, il y a eu des abus significatifs des données personnelles des clients, c'est pourquoi la Commission européenne souhaite surveiller comment les entreprises traitent aujourd'hui les données des utilisateurs. Ces entreprises collectent principalement les données personnelles des clients sans indiquer la raison de cette collecte. Même si cela n'est pas fait à des fins malveillantes, ces entreprises négligent les mesures de sécurité et techniques, de sorte que les données peuvent facilement être compromises ou volées par des pirates en ligne.
Ainsi, si vous ne ciblez pas seulement le marché local mais souhaitez également étendre votre activité aux clients de l'UE, vous devez respecter les règles énoncées dans le RGPD. Sinon, vous risquez d'être condamné à de lourdes amendes pour violation de l'accord de service. De plus, votre réputation sera ruinée et ne s'améliorera pas de sitôt.
Comment le RGPD affecte-t-il le marketing par e-mail ?
Comme nous l'avons déjà mentionné, mener un marketing par e-mail conforme au RGPD signifie obtenir le consentement des utilisateurs pour leur envoyer des e-mails marketing. Cela nécessite quelques étapes supplémentaires de votre part, telles que :
- Règles de permission d'opt-in pour vos nouveaux clients ;
- Stockage de la preuve de consentement ;
- Collecte des données personnelles minimales ;
- Bases légales pour collecter les données personnelles des utilisateurs de manière légale ;
- Capacité à supprimer rapidement les informations des clients si demandé par un client.
Le RGPD affecte également la manière dont vous suivez et analysez les métriques de marketing par e-mail. Les données d'engagement par e-mail, telles que les taux d'ouverture et les taux de clics, sont essentielles pour optimiser vos campagnes marketing, mais le suivi de ces informations pour les clients de l'UE doit être géré avec soin conformément aux réglementations du RGPD. Heureusement, il existe des outils conçus pour aider les entreprises à maintenir cet équilibre entre conformité et performance.
Un tel outil est l'application de suivi des Email Tracking app for Zendesk, qui vous permet de surveiller les performances de vos campagnes par e-mail dans Zendesk. Grâce à cette application, vous pouvez voir quand et combien de fois vos e-mails sont ouverts, obtenant ainsi des informations précieuses sur l'engagement de vos clients.
Ce qui rend l'application de suivi des e-mails particulièrement utile dans une stratégie marketing conforme au RGPD est sa flexibilité. Vous pouvez facilement désactiver le suivi des e-mails pour les résidents de l'UE afin de garantir que leur vie privée est respectée et totalement conforme au RGPD. Cette fonctionnalité vous aide à respecter les réglementations tout en bénéficiant des données de suivi pour d'autres audiences.
Alors, toutes ces règles rendent-elles le marketing par e-mail très complexe et difficile pour les marketeurs qui souhaitent cibler l'UE ? Pas vraiment. Il faut comprendre que le RGPD n'interdit pas l'envoi d'e-mails. Par conséquent, il est toujours possible de mener des activités de marketing par e-mail efficaces en suivant certaines réglementations que nous décrirons dans les prochains chapitres.
Quel a été l'impact du RGPD sur les stratégies marketing ?
Le RGPD concerne principalement la protection des données des utilisateurs. Ces derniers ont le droit de savoir quel type de données est collecté, quand et pourquoi, et peuvent demander la suppression de leurs informations s'ils ne souhaitent plus les partager. Le RGPD exige également que les entreprises signalent immédiatement toute violation de données qu'elles subissent ainsi que les données compromises.
Les départements marketing doivent prêter une attention particulière au respect des règles du RGPD, car elles influencent directement les campagnes de marketing par e-mail ainsi que l'ensemble des activités marketing. Cela les oblige à reconsidérer complètement les initiatives marketing qui impliquent des données personnelles des utilisateurs. Pour être conforme au RGPD, vous devez maintenant :
- Rendre tous vos efforts marketing transparents, clairs et accessibles à vos clients dans une politique de protection des données détaillée ;
- Offrir aux clients un véritable choix de consentement librement donné ;
- Soumettre tous vos clients de la liste d'e-mails à un processus d'opt-in ou de double opt-in, comme l'exigent les lois du RGPD.
Dans le marketing numérique, les données personnelles restent un outil essentiel, et le RGPD a renforcé les droits des utilisateurs en matière de protection des données. Cependant, le RGPD et le marketing par e-mail ont introduit des exigences plus strictes, rendant le marketing numérique plus exigeant, car les entreprises doivent ajuster leurs stratégies pour rester conformes.
Recommandations clés du RGPD pour le marketing par e-mail
Il existe des recommandations spécifiques du RGPD à suivre dans le cadre du marketing par e-mail pour garantir une protection robuste des données. Voici quelques-unes des plus importantes :
- Consentement: vous devez obtenir le consentement éclairé de chaque utilisateur avant l'abonnement. Par "éclairé", nous entendons informer les utilisateurs qu'ils consentent à recevoir des e-mails marketing via leurs actions positives.
- Politique de confidentialité pour le marketing par e-mail: : si vous envoyez des e-mails, vous devez avoir une politique de confidentialité spécifique au marketing par e-mail où vous informez les utilisateurs des données que vous collectez et comment elles seront utilisées. La politique de confidentialité doit être accessible sur votre site web et n'oubliez pas d'inclure le lien dans votre formulaire d'opt-in.
- Accès sans opt-in: vous ne pouvez pas interdire l'accès à votre contenu si les utilisateurs refusent l'abonnement, car ils doivent pouvoir donner leur consentement librement. Vous ne pouvez pas présenter cela comme une étape obligatoire.
Meilleures pratiques pour le marketing par e-mail conforme au RGPD
Maintenant que vous connaissez les raisons pour lesquelles vous devez rendre votre marketing par e-mail conforme au RGPD, voici quelques étapes obligatoires à suivre pour garantir que vos pratiques de marketing par e-mail respectent les normes :
Formulaires d'opt-in appropriés
Avoir un formulaire d'opt-in clair est essentiel pour le RGPD. Cela signifie que vous ne pouvez pas créer un opt-in automatique dans vos formulaires avec une case précochée. L'utilisateur doit faire le choix lui-même. De plus, il ne suffit pas de garantir que vos formulaires d'opt-in n'ont pas de sélection par défaut positive. Vous devez également avoir une déclaration de consentement claire et spécifique.
Conservation des enregistrements de consentement
Vous devez conserver une preuve de consentement des utilisateurs. Cet enregistrement doit inclure l'identité de l'utilisateur, la date à laquelle le consentement a été donné et ce à quoi l'utilisateur a consenti. Il est également nécessaire d'indiquer les méthodes utilisées pour obtenir ce consentement, les informations sur le retrait éventuel du consentement, ainsi que la base légale pour recevoir ce consentement.
Exigences en matière de contenu
L'objectif principal du RGPD est de protéger les utilisateurs. C'est pourquoi vous devez être honnête et clair quant à l'identité de l'expéditeur, en indiquant l'adresse réelle de votre entreprise et la nature du contenu envoyé.
Il existe également des exigences concernant le contenu de vos e-mails. Par exemple, vos e-mails doivent clairement indiquer la nature de votre message, en divulguer l'objectif et préciser s'il s'agit ou non de courriers électroniques promotionnels. De plus, ils doivent inclure un lien de désabonnement, visible pour les lecteurs afin qu'ils puissent facilement se désabonner s'ils ne souhaitent plus recevoir d'e-mails (nous en parlerons plus tard).
Une autre exigence essentielle est que votre e-mail doit contenir uniquement le contenu pour lequel les utilisateurs ont donné leur consentement. Par exemple, si l'utilisateur accepte de recevoir des e-mails sur votre produit, il serait une grave violation du RGPD de lui envoyer des e-mails contenant des informations sur des produits tiers.
Si vous souhaitez envoyer différents types d'e-mails, vous devez obtenir le consentement pour chacun d'entre eux. Cela ne signifie pas que vous devez perdre du temps à créer de nombreux opt-ins. Vous pouvez plutôt ajouter plusieurs cases à cocher pour chaque type d'e-mail et laisser les utilisateurs sélectionner ceux qu'ils souhaitent recevoir.
Entreprises ou applications tierces
Même si des entreprises tierces gèrent votre marketing par e-mail ou si vous utilisez des applications à cet effet, vous restez responsable du respect du RGPD en tant que propriétaire des données. Bien entendu, ces entreprises auront également certaines obligations légales, mais elles ne seront pas les seules. Vous ne devez donc pas rester en retrait et laisser d'autres entreprises faire ce qu'elles veulent de votre marketing par e-mail. Vous devez superviser leurs activités pour vous assurer qu'elles respectent les normes de sécurité des e-mails conformes au RGPD.
Désinscription facile et immédiate
Selon le RGPD, vous devez offrir aux clients potentiels la possibilité de retirer leur consentement en ajoutant un lien de désabonnement à vos e-mails. Une fois que l'utilisateur a demandé à retirer son consentement, vous avez 30 jours pour satisfaire cette demande.
Cependant, si vos clients continuent à recevoir des e-mails, que ce soit un jour ou trente jours après avoir demandé à se désinscrire, ils ne seront pas satisfaits. Vous devez donc désabonner vos utilisateurs dès que possible. De cette façon, vous éviterez la frustration et montrerez du respect à vos utilisateurs.
Profitez des applications de conformité au RGPD
Oui, se conformer à toutes les réglementations est difficile, même pour les professionnels. Mais ne paniquez pas ! Si vous craignez de ne pas rester conforme au RGPD, vous pouvez toujours utiliser des applications spécialisées comme GDPR Compliance par GrowthDot pour la plateforme Zendesk.
Cette application pratique vous permet de supprimer rapidement les données personnelles des utilisateurs conformément aux réglementations de l'UE et de la Californie en matière de protection de la vie privée, ne conservant que les données nécessaires pour les rapports d'activité. Vous n'avez donc pas besoin de vérifier constamment si vous respectez les règlements du RGPD, car l'application vous facilitera la tâche.
Conclusion : le RGPD et le marketing par e-mail
Le RGPD est un ensemble de règles strictes sur la manière dont vous devez interagir avec vos clients via le marketing par e-mail, et votre principal objectif est de respecter ces règles. Vous devez simplement être prudent quant à la manière dont vous collectez et stockez les données personnelles des résidents de l'UE, sinon vous risquez de recevoir des amendes. Grâce au RGPD, la Commission européenne vise à inciter les sites web à se soucier de la sécurité des e-mails et de la protection des données des utilisateurs européens.
Foire aux questions (FAQ)
Quels sont les principes clés du RGPD dans le marketing par e-mail ?
Les principes clés incluent l'obtention d'un consentement explicite, la transparence sur l'utilisation des données, l'exactitude des données et la possibilité pour les utilisateurs de retirer leur consentement facilement. Le RGPD met l'accent sur la protection des données personnelles et exige une communication claire sur la manière dont ces données sont utilisées.
Qu'est-ce que le consentement explicite et comment l'obtenir pour le marketing par e-mail ?
Le consentement explicite dans le cadre du marketing par e-mail selon le RGPD signifie que les utilisateurs acceptent activement de recevoir des e-mails marketing en effectuant une action claire, comme cocher une case dans un formulaire d'opt-in. Assurez-vous que vos formulaires d'opt-in n'ont pas d'options précochées et qu'ils indiquent clairement ce à quoi les utilisateurs consentent.
Comment puis-je m'assurer que mon marketing par e-mail est conforme au RGPD ?
Assurez la conformité au RGPD en utilisant des formulaires d'opt-in clairs, en conservant des enregistrements de consentement, en étant transparent quant au contenu de vos e-mails et en offrant des options faciles aux utilisateurs pour se désabonner. De plus, vérifiez que tous les services tiers que vous utilisez sont également conformes.
Comment le RGPD affecte-t-il le suivi des métriques du marketing par e-mail ?
Le RGPD affecte le suivi en exigeant le consentement pour collecter et traiter des données personnelles. Vous devez vous assurer que toutes les activités de suivi sont divulguées aux utilisateurs et que les pratiques de collecte de données respectent les réglementations du RGPD.
Quel rôle joue le cryptage dans le marketing par e-mail conforme au RGPD ?
Le cryptage des e-mails conforme au RGPD aide à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé. Le cryptage des communications par e-mail garantit la sécurité des données des utilisateurs pendant la transmission et respecte les exigences de protection des données du RGPD.
