Mai 2018 ist durch die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gekennzeichnet. Die zahlreichen strengen Richtlinien und Vorschriften zur Einhaltung haben die ohnehin umfangreiche Liste an Regularien, die Finanzinstitute einhalten müssen, weiter vergrößert. Dies wurde zu einer echten Herausforderung für Unternehmen im Finanzsektor.
Dieser Artikel behandelt alles, was Sie über die DSGVO-Konformität für Finanzunternehmen wissen müssen, ihren Einfluss auf Finanzorganisationen sowie wie Sie diese Vorschriften mühelos einhalten können.
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein EU-Gesetz zum Datenschutz, das darauf abzielt, die personenbezogenen Daten von EU-Bürgern zu schützen, wenn sie mit Unternehmen außerhalb der Europäischen Union interagieren.
Wenn sich Ihr Unternehmen hingegen innerhalb der EU befindet, gelten anstelle der DSGVO das EU-Recht sowie die Verordnung Nr. 45/2001. Dennoch verlangt die DSGVO, dass alle Rechtsakte der Union im Bereich Datenschutz mit ihr im Einklang stehen.
Einfach ausgedrückt legt die DSGVO fest, wie und wann personenbezogene Daten von Nutzern erhoben und verarbeitet werden dürfen – unabhängig von der Branche.
Zu den wichtigsten Punkten der DSGVO gehören:
- Im Falle einer Datenpanne haben Unternehmen 72 Stunden, um diese zu melden
- Sie müssen Privacy-by-Design-Prinzipien in allen Prozessen und Technologien anwenden
- Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die ausdrückliche Einwilligung des Nutzers erforderlich
- In bestimmten Fällen müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten (DPO) ernennen
- Sie müssen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen
- Sie sollten strenge Sicherheitsstandards für Finanzdaten implementieren
- Sie müssen sicherstellen, dass sowohl Kunden als auch Mitarbeiter das Recht auf Löschung ihrer Daten haben
- Alle internationalen Datenübermittlungen müssen bestimmten Anforderungen entsprechen.
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Get free trialDSGVO und Finanzdienstleistungen
Was hat die DSGVO also für Banken, Finanzinstitute und Zahlungsdienstleister (PSPs) gebracht?
Insgesamt bedeutet die Umsetzung der DSGVO im Bank- und Finanzwesen strenge Anforderungen daran, wie betroffene Personen informiert werden, wie Datenportabilität gewährleistet wird und wie schnell auf Datenschutzverletzungen reagiert werden muss.
Laut DSGVO für Finanzinstitute gilt:
- Der PSP wird als Auftragsverarbeiter und der Händler als Verantwortlicher betrachtet, während der Kunde bzw. Karteninhaber die betroffene Person ist.
- Kundendaten, einschließlich Kartendaten, gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.
- Der Zahlungsdienstleister verarbeitet Kreditkarten und andere Online-Zahlungsmethoden, um Gelder an Händler auszuzahlen.
Jedes Finanzinstitut muss sowohl die DSGVO als auch andere Gesetze einhalten (z. B. das AML-Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche). Darüber hinaus unterliegen alle Finanzdienstleistungen sowie Zahlungsabwicklungsunternehmen den DSGVO-Strafen. Diese können Schadensersatz, Geldbußen und Verwarnungen umfassen.
Beispielsweise verhängte die spanische Datenschutzbehörde im Jahr 2021 eine Geldstrafe von 7,3 Millionen US-Dollar gegen Caixabank wegen missbräuchlicher Nutzung personenbezogener Daten und mangelnder Einwilligung gemäß DSGVO.
Gilt die DSGVO für Unternehmen im Finanzsektor?
Bereits vor der Einführung der DSGVO arbeiteten Unternehmen im Finanzsektor unter strengen Compliance-Vorgaben und verfügten über Risikomanagementsysteme zum Schutz von Daten und Privatsphäre. Dennoch stellte die Verwaltung großer Datenmengen eine Herausforderung dar.
Die DSGVO verlangt von Finanzinstituten ein proaktives Vorgehen bei der Einhaltung der Vorschriften. Organisationen außerhalb der EU, die im EU-Markt tätig sind, müssen alle regulatorischen Anforderungen und deren Auswirkungen verstehen.
Heute erfordern Datenerhebung und -verwaltung im Finanzsektor innovative, automatisierte Lösungen – und diese müssen DSGVO-konform sein.
Eine der wichtigsten Anforderungen der DSGVO ist die transparente Kommunikation über die Nutzung personenbezogener Daten. Unternehmen müssen erklären, welche Daten sie erheben, warum sie diese benötigen und wie sie verwendet werden. Finanzunternehmen sind in diesem Bereich meist bereits gut aufgestellt.
Auswirkungen der DSGVO auf die Finanzbranche
Um DSGVO-konform zu bleiben, müssen Finanzinstitute Systeme einsetzen, die eine sichere Erfassung, Nachverfolgung und Verwaltung sensibler Daten von EU-Bürgern ermöglichen. Alle sensiblen Kundendaten gelten als personenbezogene Daten und unterliegen strengen Sicherheitsanforderungen. Daher sind robuste Cybersicherheitsmaßnahmen unerlässlich.
Finanzunternehmen müssen Nutzer informieren und Anfragen zu personenbezogenen Daten über entsprechende Systeme bearbeiten. Zu den wichtigsten Elementen einer DSGVO-konformen Finanzorganisation gehören:
Einwilligung
Die DSGVO definiert die Einwilligung des Kunden als „echte Wahlfreiheit und Kontrolle“. Die Verantwortung für die Einholung der Einwilligung liegt vollständig beim Unternehmen. Das bedeutet, dass Sie die Einwilligung des Nutzers einholen müssen, bevor Sie seine personenbezogenen Daten erfassen. Außerdem sollten Sie dokumentieren, wann, wie und welche Informationen zur Einwilligung jedem Nutzer mitgeteilt wurden. Der Nutzer kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen.
Löschung von Daten
Nach der DSGVO hat jede Person das Recht, die Löschung ihrer sensiblen Daten bei einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut zu verlangen – auch wenn diese Daten an Dritte weitergegeben wurden. Deshalb müssen alle Finanzunternehmen über zuverlässige Datenverzeichnisse und Nachverfolgungssysteme verfügen, um sensible Nutzerdaten auf Anfrage schnell und effizient zu löschen.
Datenverletzungen
Die DSGVO sieht hohe Geldstrafen bei Datenschutzverletzungen vor. Eine Datenverletzung ist jeder Sicherheitsvorfall, der zur Zerstörung, Veränderung, zum Verlust, unbefugten Zugriff oder zur Offenlegung personenbezogener Daten führt. Im Falle einer solchen Verletzung haben Sie nur 72 Stunden Zeit, die Aufsichtsbehörde zu informieren.
Datenschutz durch Technikgestaltung
Gemäß diesem DSGVO-Grundsatz für Finanzinstitute muss der Datenschutz die Grundlage jeder Unternehmensrichtlinie, jedes Prozesses und jedes Projekts sein. Das bedeutet auch, dass das Unternehmen vollständig für die Einhaltung der Vorschriften und den Datenschutz verantwortlich ist und aktiv nachweisen muss, wie diese umgesetzt werden. Andernfalls drohen Geldbußen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro (je nachdem, welcher Betrag höher ist).
Lieferantenmanagement
Wie in vielen anderen Branchen sind Daten die Grundlage jeder Finanzorganisation und werden über zahlreiche Anwendungen und Softwarelösungen geteilt. Daher ist es entscheidend, einen robusten und transparenten Prozess für den Umgang externer Anbieter mit Kundendaten zu etablieren.
Datenschutzbeauftragter (DPO)
Wenn eine Finanzorganisation große Mengen sensibler Daten verarbeitet, ist sie höchstwahrscheinlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DPO) zu benennen. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:
- Erstellung und Verwaltung von Datenschutzrichtlinien und -maßnahmen
- Abgabe von Empfehlungen und Bewertungen zur Verbesserung des Datenschutzes
- Schulung von Mitarbeitern
- Durchführung interner Audits
Einhaltung der DSGVO und anderer Finanzvorschriften
Es steht außer Frage, dass Finanzorganisationen zahlreiche DSGVO-Anforderungen in kurzer Zeit umsetzen müssen. Das manuell zu erledigen ist schwierig, doch mit einer automatisierten Lösung wird es deutlich einfacher.
Heutzutage gibt es viele Lösungen, die Finanzunternehmen dabei helfen, DSGVO-konform zu bleiben. Wenn Sie beispielsweise Zendesk nutzen, können Sie die GDPR Compliance App ausprobieren. Diese praktische Lösung bietet alle notwendigen Funktionen, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen:
- Entfernen Sie alle personenbezogenen Daten der Nutzer, während Sie wichtige Erkenntnisse beibehalten, und erstellen Sie eine eindeutige Benutzer-ID.
- Kein mühsamer manueller Aufwand – laden Sie automatisch alle benötigten Kunden- und Ticketdaten als CSV-Datei herunter.
- Löschen Sie Nutzerdaten und Tickets vollständig aus Ihrem Zendesk mit nur wenigen Klicks.
- Bearbeiten Sie Daten einzelner Nutzer oder Gruppen ganz einfach durch das Erstellen von Listen mit zahlreichen Filtern.
- Mit Premium-Zugang können Sie das Löschdatum planen oder Tickets für bestimmte Nutzer anonymisieren und Automatisierungsregeln anpassen.
- Sie können nicht nur Nutzer, sondern auch ganze Organisationen löschen – einzeln oder in großen Mengen.
FAQ
Über DSGVO-Compliance für Finanzinstitute
Ja. Die DSGVO gilt für jedes Finanzunternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet – auch wenn das Unternehmen außerhalb der EU ansässig ist. Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für EU-Kunden anbietet oder deren Verhalten überwacht, müssen Sie die DSGVO einhalten.
Die DSGVO schützt alle personenbezogenen Daten, die eine Person identifizierbar machen. Im Finanzsektor umfasst dies unter anderem:
- Namen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
- Bankkontodaten
- Kreditkarteninformationen
- Rechnungsadressen
- Transaktionsverlauf
- Kreditunterlagen
- Investitionsdetails
- Zahlungsinformationen
Sensible Daten müssen besonders sorgfältig behandelt werden, um Verstöße zu vermeiden.
Finanzorganisationen, die gegen die DSGVO verstoßen, müssen mit schwerwiegenden Konsequenzen rechnen, darunter:
- Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes
- Rechtliche Ansprüche betroffener Kunden
- Regulatorische Untersuchungen
- Reputationsschäden
- Verlust des Kundenvertrauens
Die genaue Strafe hängt von der Schwere des Verstoßes ab.
Finanzinstitute verarbeiten täglich große Mengen hochsensibler Kundendaten. Sie arbeiten oft mit Drittanbietern, Zahlungssystemen und verschiedenen digitalen Plattformen, was die Einhaltung komplex macht. Zusätzlich müssen sie weitere Vorschriften wie Geldwäschegesetze (AML) und Cybersicherheitsstandards erfüllen.
In vielen Fällen ja. Wenn ein Finanzinstitut große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet oder Kunden regelmäßig überwacht, verlangt die DSGVO möglicherweise die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten. Dieser überwacht die Einhaltung, führt Audits durch und sorgt für korrekte Datenschutzpraktiken.
Finanzunternehmen können den manuellen Aufwand durch automatisierte DSGVO-Tools reduzieren. Unternehmen, die Zendesk nutzen, können beispielsweise folgende Prozesse automatisieren:
- Datenanonymisierung
- Löschen von Nutzern
- Löschen von Tickets
- Datenexporte
- Massenbearbeitung
- Geplante Datenlöschung
Automatisierung reduziert menschliche Fehler und beschleunigt die Compliance-Prozesse.
Ja. Finanzinstitute müssen klar erklären, warum sie personenbezogene Daten erheben, und die entsprechende Einwilligung einholen. Kunden müssen außerdem ihre Einwilligung widerrufen und auf ihre Daten zugreifen können.
Absolut. Kunden legen zunehmend Wert auf Datenschutz. Eine starke DSGVO-Compliance hilft Finanzunternehmen, Vertrauen aufzubauen, Transparenz zu verbessern und langfristige Kundenbeziehungen zu stärken.
