E-Mail ist heute ein unverzichtbares Werkzeug im E-Mail-Marketing und hilft dabei, Kunden effektiv anzusprechen.
Als E-Mail-Marketer müssen Sie jedoch wissen, dass das Management einer E-Mail-Marketing-Strategie bedeutet, die E-Mail-Adressen der Benutzer zu sammeln und damit auch deren persönliche Daten. Dieser Prozess muss unter Einhaltung bestimmter Datenschutzgesetze durchgeführt werden. Wenn Ihre Hauptzielgruppe beispielsweise in der EU ansässig ist, müssen Ihre E-Mail-Marketing-Bemühungen den DSGVO-Vorgaben entsprechen.
In unserem Artikel stellen wir Ihnen vor, was genau die DSGVO ist und die wichtigsten Regeln für DSGVO-konformes E-Mail-Marketing. Wir geben Ihnen auch Empfehlungen, wie Sie Ihr E-Mail-Marketing ganz einfach DSGVO-konform gestalten können.
Doch zunächst: Was ist die DSGVO?
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist ein Regelwerk, das festlegt, wie die Daten von EU-Bürgern verarbeitet werden müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich Ihr Unternehmen außerhalb der Europäischen Union befindet. Wenn Sie Bürger der EU als potenzielle Kunden betrachten, müssen Sie Ihr Unternehmen DSGVO-konform gestalten.
Die Einbindung der besten DSGVO-Praktiken in Ihr E-Mail-Marketing wird sich positiv auf die Klick- und Engagement-Raten auswirken. Im Gegensatz dazu führt die Missachtung dieser Regeln nicht nur zum Verlust von Abonnenten, sondern auch zu hohen Geldstrafen durch die Europäische Kommission.
Was bedeutet DSGVO-Konformität im E-Mail-Marketing?
Die Hauptregel der DSGVO besteht darin, die Einwilligung der Kunden einzuholen, bevor ihre Daten erfasst werden. Für das E-Mail-Marketing bedeutet dies, dass Sie die Einwilligung der Benutzer einholen müssen, bevor Sie ihnen Marketing-E-Mails senden dürfen. Diese Einwilligung muss informiert, freiwillig und durch eine ausdrückliche Handlung des Benutzers erfolgen.
Um diese Zustimmung zu erhalten, verwenden Unternehmen in der Regel ein Kästchen auf ihren Websites, in dem Benutzer gefragt werden, ob sie Marketing-E-Mails erhalten möchten. Indem sie „Ja“ auswählen, bestätigen die Benutzer ihre Bereitschaft, Newsletter von Ihrem Unternehmen zu erhalten. Somit können Sie rechtmäßig ihre persönlichen Daten sammeln.
Bedeutung der DSGVO-Konformität im E-Mail-Marketing
Die DSGVO-Konformität im E-Mail-Marketing ist nicht nur für die Einhaltung der Gesetze von entscheidender Bedeutung, sondern auch für den Schutz des Kundenvertrauens.Da der Umgang mit persönlichen Daten immer stärker unter die Lupe genommen wird, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die DSGVO-Vorschriften einhalten, um die Privatsphäre der Benutzer zu schützen und hohe Geldstrafen zu vermeiden.
Warum sollte Ihr E-Mail-Marketing DSGVO-konform sein?
In letzter Zeit gab es erhebliche Missbräuche mit persönlichen Daten von Kunden, weshalb die Europäische Kommission darauf achtet, wie Unternehmen heute mit Benutzerdaten umgehen. Viele dieser Unternehmen sammeln persönliche Daten der Kunden, ohne den Zweck der Sammlung anzugeben. Auch wenn dies nicht böswillig geschieht, vernachlässigen solche Unternehmen Sicherheits- und technische Maßnahmen, sodass die Daten leicht von Online-Dieben kompromittiert oder gestohlen werden können.
Wenn Sie also nicht nur den lokalen Markt ansprechen, sondern auch Ihr Geschäft auf EU-Kunden ausweiten möchten, müssen Sie sich an die in der DSGVO festgelegten Regeln halten. Andernfalls werden Sie wahrscheinlich mit schweren Strafen belegt, wenn Sie gegen die Dienstleistungsvereinbarung verstoßen. Darüber hinaus wird Ihr Ruf erheblich geschädigt, und es wird lange dauern, bis sich das ändert.
Wie beeinflusst die DSGVO das E-Mail-Marketing?
Wie bereits erwähnt, bedeutet DSGVO-konformes E-Mail-Marketing, die Zustimmung der Benutzer einzuholen, bevor Sie ihnen Marketing-E-Mails senden. Dies erfordert einige zusätzliche Schritte, wie zum Beispiel:
- Einhaltung der Opt-in-Regeln für neue Kunden;
- Speicherung des Nachweises der Einwilligung;
- Erhebung der minimal notwendigen persönlichen Daten;
- Rechtmäßige Grundlagen für die Erhebung der persönlichen Daten der Benutzer;
- Möglichkeit zur schnellen Löschung von Kundendaten auf Anfrage.
Die DSGVO beeinflusst auch, wie Sie E-Mail-Marketing-Metriken verfolgen und analysieren. Daten zum E-Mail-Engagement, wie Öffnungsraten und Klickrate, sind wichtig für die Optimierung Ihrer Marketingkampagnen. Aber die Verfolgung dieser Informationen für EU-Kunden muss unter Berücksichtigung der DSGVO-Vorschriften erfolgen. Glücklicherweise gibt es Tools, die Unternehmen dabei helfen, dieses Gleichgewicht zwischen Konformität und Leistung aufrechtzuerhalten.
Ein solches Tool ist die Email Tracking app für Zendesk, mit der Sie die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen innerhalb von Zendesk überwachen können. Mit dieser App können Sie sehen, wann und wie oft Ihre E-Mails geöffnet werden und wertvolle Einblicke in das Engagement Ihrer Kunden gewinnen.
Besonders nützlich in einer DSGVO-konformen Marketingstrategie ist die Flexibilität der E-Mail-Tracking-App. Sie können das E-Mail-Tracking für EU-Bürger problemlos deaktivieren, um sicherzustellen, dass ihre Datenschutzrechte respektiert und die DSGVO vollständig eingehalten wird. Diese Funktion hilft Ihnen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig von aufschlussreichen Tracking-Daten für andere Zielgruppen zu profitieren.
Also, machen all diese Regeln das E-Mail-Marketing für Vermarkter, die die EU ansprechen wollen, sehr komplex und herausfordernd? Nicht wirklich. Man muss verstehen, dass die DSGVO das Versenden von E-Mails nicht verbietet. Daher ist es weiterhin möglich, effiziente E-Mail-Marketing-Aktivitäten durchzuführen, indem man einige Vorschriften befolgt, die wir in den nächsten Kapiteln beschreiben werden.
Wie hat die DSGVO die Marketingstrategien beeinflusst?
Die DSGVO dreht sich um den Datenschutz für Nutzer. Nutzer haben das Recht zu wissen, welche Art von Daten gesammelt werden, wann und warum, und sie können verlangen, dass ihre Informationen gelöscht werden, wenn sie diese nicht mehr teilen möchten. Die DSGVO verlangt außerdem, dass Unternehmen jede Datenpanne, die sie erfahren, sowie die kompromittierten Daten unverzüglich melden.
Marketingabteilungen müssen die DSGVO-Vorschriften genau beachten, da sie direkten Einfluss auf E-Mail-Marketing-Kampagnen und andere Marketingaktivitäten haben. Dies zwingt sie dazu, alle Marketinginitiativen, die persönliche Daten der Nutzer betreffen, neu zu überdenken. Um DSGVO-konform zu werden, müssen Sie jetzt:
- Alle Ihre Marketingbemühungen transparent, klar und für Ihre Kunden in der detaillierten Datenschutzrichtlinie zugänglich machen;
- Kunden eine echte Wahl geben, ob sie freiwillig zustimmen möchten;
- Alle Ihre Kunden auf der E-Mail-Liste einem Opt-in- oder Double-Opt-in-Prozess unterziehen, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen.
Im digitalen Marketing bleiben persönliche Daten ein zentrales Instrument, und die DSGVO hat die Datenschutzrechte der Nutzer gestärkt. Allerdings haben die DSGVO und das E-Mail-Marketing strengere Anforderungen eingeführt, was digitales Marketing anspruchsvoller macht, da Unternehmen ihre Strategien anpassen müssen, um konform zu bleiben.
Wichtige DSGVO-Empfehlungen für das E-Mail-Marketing
Es gibt spezifische DSGVO-Empfehlungen, die im E-Mail-Marketing befolgt werden müssen, um einen soliden E-Mail-Datenschutz zu gewährleisten. Hier haben wir einige der wichtigsten zusammengefasst:
- Einwilligung: Sie müssen die informierte Einwilligung jedes Nutzers vor der Anmeldung einholen. Informiert bedeutet, dass die Nutzer durch ihre aktive Handlung zustimmen, Marketing-E-Mails zu erhalten.
- Datenschutzrichtlinie für E-Mail-Marketing: Wenn Sie E-Mails versenden, müssen Sie eine Datenschutzrichtlinie für das E-Mail-Marketing haben, in der Sie die Nutzer darüber informieren, welche Daten Sie sammeln und wie Sie diese Daten verwenden werden. Die Datenschutzrichtlinie sollte auf Ihrer Website stehen, und Sie sollten daran denken, den Link in Ihrem Opt-in-Formular einzufügen.
- Zugriff ohne Opt-in: Sie dürfen den Zugang zu Ihren Inhalten nicht verweigern, wenn Nutzer der Anmeldung nicht zustimmen, da sie ihre Zustimmung freiwillig geben können. Es darf nicht so aussehen, als sei es ein obligatorischer Schritt.
Best Practices für das DSGVO-konforme E-Mail-Marketing
Da Sie nun die Gründe kennen, warum Ihr E-Mail-Marketing DSGVO-konform sein muss, hier einige verpflichtende Schritte, die Sie unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Marketing-Praktiken den Standards entsprechen:
Richtige Opt-in-Formulare
Ein klares Opt-in-Formular ist ein Muss für die DSGVO. Was bedeutet das? Es bedeutet, dass Sie in Ihren Formularen keine automatische Anmeldung mit einem vorausgewählten Kästchen erstellen können. Der Nutzer ist der Einzige, der eine Wahl trifft. Es reicht jedoch nicht aus, nur sicherzustellen, dass Ihre Opt-in-Formulare keine positive Voreinstellung haben. Sie müssen auch eine klare und spezifische Einwilligungserklärung haben.
Einwilligungsnachweise
Sie müssen einen Nachweis darüber speichern, dass Sie die Zustimmung von Nutzern erhalten haben. Dieser Nachweis muss die Identität des Nutzers, das Datum, an dem die Zustimmung gegeben wurde, und wofür der Nutzer seine Zustimmung gegeben hat, enthalten. Außerdem ist es notwendig, die Methoden anzugeben, die Sie zur Einholung der Zustimmung verwendet haben, Informationen darüber, ob der Nutzer seine Zustimmung später widerrufen hat, und die rechtliche Grundlage für den Erhalt der Zustimmung.
Inhaltsanforderungen
Das Hauptziel der DSGVO ist der Schutz der Nutzer. Deshalb müssen Sie ehrlich und klar über die Identität des Absenders sein, die tatsächliche Firmenadresse angeben und den Inhalt der versendeten E-Mails offenlegen.
Es gibt auch einige Anforderungen an den Inhalt Ihrer E-Mails. Zum Beispiel müssen Ihre E-Mails klar die Art Ihrer Nachricht angeben, ihren Zweck offenlegen und angeben, ob es sich um Werbe-E-Mails handelt oder nicht. Außerdem muss ein Abmeldelink sichtbar sein, damit die Leser sich leicht abmelden können, wenn sie keine E-Mails mehr erhalten möchten (darauf werden wir später noch genauer eingehen).
Eine weitere wichtige Anforderung ist, dass Ihre E-Mails nur den Inhalt enthalten dürfen, dem die Nutzer zugestimmt haben. Wenn der Nutzer zum Beispiel zustimmt, E-Mails über Ihr Produkt zu erhalten, wäre es ein schwerer Verstoß gegen die DSGVO, ihm E-Mails mit Informationen über Produkte von Dritten zu senden.
Wenn Sie verschiedene Arten von E-Mails versenden möchten, müssen Sie für jede von ihnen eine Zustimmung einholen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie viel Zeit mit der Erstellung zahlreicher Opt-ins verschwenden müssen. Stattdessen können Sie mehrere Kästchen für jede Art von E-Mail hinzufügen und den Nutzern die Wahl lassen, welche sie erhalten möchten.
Drittunternehmen oder Apps
Selbst wenn Drittunternehmen mit Ihrem E-Mail-Marketing befasst sind oder Sie einige Apps dafür nutzen, sind Sie als Dateninhaber weiterhin dafür verantwortlich, die DSGVO einzuhalten. Natürlich haben auch sie einige rechtliche Verpflichtungen, aber sie stehen damit nicht allein. Lassen Sie also nicht zu, dass andere Unternehmen mit Ihrem E-Mail-Marketing tun, was sie wollen. Sie sollten deren Aktivitäten überwachen, um sicherzustellen, dass sie die DSGVO-Sicherheitsstandards für E-Mails einhalten.
Einfache und sofortige Abmeldung
Gemäß der DSGVO müssen Sie potenziellen Kunden die Möglichkeit geben, ihre Zustimmung zu widerrufen, indem Sie einen Abmeldelink in Ihre E-Mail einfügen. Sobald der Nutzer den Widerruf seiner Zustimmung verlangt, haben Sie 30 Tage Zeit, um dies zu erfüllen.
Wenn Ihre Kunden jedoch weiterhin E-Mails erhalten, egal ob sie ihre Zustimmung vor einem Tag oder vor 30 Tagen widerrufen haben, werden sie nicht glücklich sein. Deshalb müssen Sie Ihre Nutzer so schnell wie möglich abmelden. So vermeiden Sie Frustration und zeigen Respekt gegenüber Ihren Nutzern.
Nutzen Sie die DSGVO-konformen E-Mail-Apps
Ja, es ist schwierig, alle Vorschriften einzuhalten, sodass selbst Profis Fehler machen können. Aber keine Panik! Wenn Sie sich Sorgen machen, DSGVO-konform zu bleiben, können Sie immer auf spezialisierte Apps wie GDPR Compliance by GrowthDot für den Zendesk-Helpdesk zurückgreifen.
Diese hilfreiche App ermöglicht es Ihnen, die persönlichen Daten von Nutzern schnell gemäß den Datenschutzbestimmungen der EU und Kaliforniens zu löschen und nur die Daten zu behalten, die für Geschäftsberichte erforderlich sind. Sie müssen also nicht ständig überprüfen, ob Sie die DSGVO-Vorschriften einhalten, da die App Ihnen dabei hilft.
DSGVO und E-Mail-Marketing: Fazit
Die DSGVO ist eine Reihe strenger Vorschriften, wie Sie sich im E-Mail-Marketing gegenüber Ihren Kunden verhalten müssen, und Ihr Hauptziel ist es, diese Regeln einzuhalten. Es wäre am besten, wenn Sie beim Sammeln und Speichern von persönlichen Daten von EU-Bürgern vorsichtig sind, sonst könnten Sie eine Geldstrafe riskieren. Mit der DSGVO möchte die Europäische Kommission sicherstellen, dass Websites die E-Mail-Sicherheit und den Datenschutz europäischer Nutzer ernst nehmen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten Grundsätze der DSGVO im E-Mail-Marketing?
Die wichtigsten Grundsätze umfassen das Einholen einer ausdrücklichen Einwilligung, Transparenz bei der Datennutzung, Gewährleistung der Datenrichtigkeit und die einfache Möglichkeit für Nutzer, ihre Einwilligung zu widerrufen. Die DSGVO legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und fordert klare Kommunikation darüber, wie diese verwendet werden.
Was ist ausdrückliche Einwilligung und wie erhalte ich sie im E-Mail-Marketing?
Ausdrückliche Einwilligung im DSGVO-konformen E-Mail-Marketing bedeutet, dass Nutzer aktiv zustimmen, Marketing-E-Mails zu erhalten, indem sie eine eindeutige Handlung ausführen, z. B. ein Kästchen in einem Opt-in-Formular ankreuzen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Opt-in-Formulare keine vorausgewählten Optionen enthalten und klar angeben, worauf sich die Nutzer einlassen.
Wie kann ich sicherstellen, dass mein E-Mail-Marketing DSGVO-konform ist?
Stellen Sie die DSGVO-Konformität sicher, indem Sie klare Opt-in-Formulare verwenden, Einwilligungsnachweise aufbewahren, transparent über Ihre E-Mail-Inhalte informieren und den Nutzern einfache Möglichkeiten zum Abmelden bieten. Überprüfen Sie zudem, dass alle von Ihnen verwendeten Drittanbieterdienste ebenfalls konform sind.
Wie wirkt sich die DSGVO auf das Tracking von E-Mail-Marketing-Metriken aus?
Die DSGVO wirkt sich auf das Tracking aus, da sie die Zustimmung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert. Sie müssen sicherstellen, dass alle Tracking-Aktivitäten den Nutzern offengelegt werden und dass die Datenerhebung den DSGVO-Vorschriften entspricht.
Welche Rolle spielt Verschlüsselung im DSGVO-konformen E-Mail-Marketing?
Die DSGVO-E-Mail-Verschlüsselung schützt personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff. Durch die Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wird sichergestellt, dass die Daten der Nutzer während der Übertragung sicher sind und den Datenschutzanforderungen der DSGVO entsprechen.
Bleiben Sie mühelos DSGVO-konform
Probieren Sie die GDPR Compliance App für Zendesk aus
Kostenlos installieren
