Mayo de 2018 está marcado por la adopción del Reglamento General de Protección de Datos, conocido simplemente como RGPD. Las múltiples políticas estrictas y regulaciones para el cumplimiento han añadido peso a la ya existente lista de regulaciones que las instituciones financieras deben seguir. Todo esto se convirtió en un desafío real para las empresas en la industria financiera.
Este artículo cubrió todo lo que necesitas saber sobre el cumplimiento del RGPD para las empresas financieras, su impacto en las organizaciones financieras y cómo cumplir con esta regulación sin esfuerzo.
¿Qué es el RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos es una ley de la UE sobre privacidad de datos que tiene como objetivo proteger los datos personales de los residentes de la UE cuando interactúan con empresas ubicadas fuera de la Unión Europea.
Por el contrario, si tu empresa está dentro de la UE, en lugar del RGPD, se aplican la ley de la UE y la Regulación n.º 45/2001. Sin embargo, el RGPD requiere que todos los actos legales de la Unión sean coherentes con el RGPD en lo que respecta a la privacidad de datos.
En resumen, el RGPD establece cómo y cuándo se pueden recopilar y procesar los datos personales de los usuarios, independientemente de la industria en la que operes.
Si hablamos de los puntos principales del RGPD, aquí podemos enumerar lo siguiente:
- En caso de una violación de datos, las empresas tienen 72 horas para informarlas;
- Debes adoptar principios de privacidad por diseño para todas tus operaciones y tecnologías;
- Para procesar cualquier dato personal, necesitas obtener el consentimiento explícito de un usuario;
- Hay casos en los que debes contratar a un Oficial de Protección de Datos para lidiar con las regulaciones;
- Debes tener un registro de todas las acciones de procesamiento;
- Asegúrate de implementar estándares y medidas severas de seguridad de datos financieros para posibles riesgos de privacidad;
- Sería mejor garantizar los derechos de tus clientes y empleados para eliminar datos personales;
- Todas las transferencias internacionales deben cumplir con requisitos particulares.
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Entonces, ¿qué trajo el RGPD a los servicios financieros de bancos, instituciones financieras y proveedores de servicios de pago (o PSP)?
En general, implementar el RGPD para los servicios bancarios y financieros implica requisitos y regulaciones estrictas sobre cómo informar a los sujetos de datos, proporcionar derechos de portabilidad y emitir de manera oportuna violaciones de datos.
Según el RGPD para instituciones financieras, el PSP se considera el procesador de datos y el comerciante como el controlador de datos, mientras que el cliente y el titular de la tarjeta son los sujetos de datos. Los datos del cliente, junto con sus datos de tarjeta, son datos personales bajo el RGPD. El procesador de servicios de pago debe encargarse de las tarjetas de crédito de los clientes y de los diferentes métodos de pago en línea seleccionados por los clientes para liberar fondos a los comerciantes.
Toda institución financiera debe cumplir con el RGPD y otras leyes (por ejemplo, la Ley contra el lavado de dinero). Además, todos los servicios financieros, junto con las empresas de procesamiento de pagos, están sujetos a sanciones del RGPD. Estas sanciones incluyen daños causados a los sujetos de datos, multas administrativas y represalias.
Por ejemplo, si hablamos del sector financiero, en 2021, la autoridad española de protección de datos multó a Caixabank con 7,3 millones de dólares por el mal uso de datos personales y fallos de consentimiento bajo el RGPD.
¿Se Aplica el RGPD a Empresas en Servicios Financieros?
Incluso antes de la aparición del RGPD, las empresas operaban de acuerdo con una estricta cultura de cumplimiento en instituciones financieras. También tenían un marco de gestión de riesgos que garantizaba la seguridad de la privacidad y protección de datos. Sin embargo, era un desafío, ya que tenían toneladas de datos de usuarios para gestionar.
El RGPD para instituciones financieras requiere que estas se mantengan proactivas al lidiar con el cumplimiento. Para hablar sobre las organizaciones financieras ubicadas en países no pertenecientes a la UE y que operan en el mercado de la UE, deben comprender todas las disposiciones regulatorias y el impacto que el RGPD tiene en sus operaciones.
Hoy en día, la recopilación y gestión de datos para el sector financiero requieren formas más innovadoras y automatizadas de utilizar tecnologías. Y todas estas tecnologías deben cumplir con el RGPD.
Uno de los principales requisitos del RGPD es comunicar información privada a los clientes. Es por eso que las empresas deben informar a los clientes sobre todos los datos que recopilan, explicar por qué los necesitan y qué harán con ellos. Sin embargo, esto es principalmente lo que las compañías financieras han estado haciendo durante años, por lo que es fácil cumplir con ellos, a diferencia de las organizaciones no financieras.
Impacto en la Industria Financiera bajo el RGPD
Para mantenerse conforme con el RGPD, las instituciones financieras deben emplear el sistema necesario para obtener, rastrear y gestionar de manera segura los datos sensibles de los ciudadanos de la UE. Además, todos los datos sensibles de los clientes, que forman parte de los datos financieros, son datos privados de los sujetos de datos que tienen requisitos de seguridad establecidos por el RGPD. Por lo tanto, también deben implementarse medidas sólidas de ciberseguridad.
Las compañías financieras deben informarles y manejar las solicitudes relacionadas con datos personales a través de este sistema. Entre los elementos imprescindibles de cualquier cumplimiento del RGPD para instituciones financieras se encuentran:
Consentimiento
El RGPD define el consentimiento del cliente como una "elección y control genuinos". Todas las responsabilidades para obtener el consentimiento recaen en la empresa. Esto significa que debe solicitar el consentimiento del usuario antes de recopilar sus datos personales. Además, sería útil registrar cómo, cuándo y qué se le dijo a cada usuario sobre el consentimiento. Nuevamente, el usuario puede solicitar la retirada de su consentimiento cuando lo desee.
Eliminación de datos
Bajo el RGPD, cada persona tiene el derecho de solicitar la eliminación de sus datos sensibles por parte de un banco u otra institución financiera. Incluso los datos que una empresa financiera ha compartido con cualquier otra empresa de terceros. Es por eso que todas las empresas financieras deben contar con inventarios de datos confiables y un seguimiento eficiente para eliminar rápidamente los datos sensibles de los usuarios cuando lo soliciten.
Violaciones de datos
El RGPD impone fuertes multas en caso de una violación de datos. Y por violación de datos, se refieren a cualquier caso de una brecha de seguridad que lleve a la destrucción, alteración, pérdida, acceso o divulgación de los datos personales de un usuario. En caso de tal violación, tiene solo 72 horas para informar al regulador al respecto.
Privacidad por diseño
Según este punto del RGPD para instituciones financieras, la protección de datos debe ser la base de cualquier política comercial, operación o proyecto. Esto también significa que la empresa es totalmente responsable del cumplimiento y la protección de datos, y muestra exactamente cómo cumple, no solo informa. De lo contrario, puede ser multado con el 4% de los ingresos globales o 20 millones de euros (el que sea mayor).
Gestión de proveedores
Como en muchos otros sectores, los datos son la base de cualquier organización financiera y se comparten a través de muchas aplicaciones y soluciones de software. Es por eso que crear un proceso sólido y transparente sobre cómo los proveedores externos deben manejar los datos de los clientes es vital.
Oficial de Protección de Datos (DPO)
Si una organización financiera maneja grandes silos de datos privados, es probable que se requiera contratar a un DPO. Sus responsabilidades principales incluirán:
- crear y gestionar políticas y actividades de protección de datos;
- dar recomendaciones y evaluaciones sobre cómo mejorar las medidas de protección de datos;
- capacitar al personal;
- realizar auditorías internas.
Cumplimiento con el RGPD y Otras Regulaciones Financieras
Sin duda, existen múltiples requisitos del RGPD que deben ser implementados por las organizaciones financieras en un corto período de tiempo. Sí, es desafiante hacer todo manualmente. Sin embargo, con una solución automatizada, eso sería pan comido.
Hoy en día, puedes encontrar numerosas soluciones para ayudar a tu empresa financiera a mantenerse conforme con el RGPD. Por ejemplo, si utilizas el servicio de asistencia de Zendesk, puedes probar la GDPR Compliance aplicación. Esta práctica solución cuenta con todas las características necesarias para mantener seguros los datos de tus clientes:
- Eliminar todos los datos personales del usuario mientras se conservan ideas valiosas sobre la persona. Además, crear un ID único para identificar a un usuario.
- Sin trabajos manuales tediosos. Descargar automáticamente toda la información necesaria sobre tus clientes y tickets en un archivo CSV.
- Eliminar completamente los datos de los usuarios y los tickets de tu Zendesk en tan solo unos clics.
- Editar fácilmente datos individuales o grupales mediante la creación de listas con numerosos filtros.
- Si optas por el acceso premium, puedes programar la fecha en que deseas eliminar los datos del usuario o anonimizar tickets relacionados con un usuario específico. También puedes personalizar tus propias reglas de automatización y elegir lo que mejor se adapte a ti.
- Puedes eliminar no solo usuarios con la ayuda de la aplicación de Cumplimiento con el RGPD, sino también a toda la organización. En pocas palabras, eliminarlos de forma individual o en masa.
