Heutzutage ist es von entscheidender Bedeutung, sich um die Daten Ihrer Kunden zu kümmern, einschließlich Speicherung, Pflege, Übertragung und Verwendung. Eine gute GDPR-Compliance-Software kann Ihnen dabei sehr helfen. Ein solches hilfreiches Tool verwaltet die Daten Ihrer Kunden gemäß den GDPR-Vorschriften.
Das Wichtigste zuerst: Was ist die GDPR?
Die General Data Protection Regulation (GDPR) gilt als das weltweit strengste Datenschutzgesetz und die strengste Datenschutzverordnung. Sie trat 2018 in Kraft und hat sich seitdem darauf konzentriert, Nutzern mehr Kontrolle über ihre sensiblen Daten zu geben. Sie gibt den Nutzern mehr Klarheit und Transparenz darüber, wie Unternehmen ihre privaten Daten verwenden, und stellt sicher, dass sie nicht missbraucht werden.
Jedes Unternehmen, das mit EU-Bürgern zu tun hat oder innerhalb der Europäischen Union arbeitet, muss die GDPR einhalten. Andernfalls drohen empfindliche Geldstrafen bei Nichteinhaltung.
Stellen Sie sich vor, dass Amazon 2021 zu einer Geldstrafe von 877 Millionen Dollar verurteilt wurde, weil es auf falsche Weise personenbezogene Daten über Cookies gesammelt und weitergegeben hat. Und das ist nicht der einzige große Name, der wegen der Nichteinhaltung der DSGVO mit einer Geldstrafe belegt wurde.
Außerdem kann man nicht einfach ein paar Änderungen an den Datenschutzrichtlinien seines Unternehmens vornehmen und es dann vergessen. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der ständige Arbeit und Aktualisierungen von Ihrer Seite erfordert.
7 Grundsätze der GDPR-Konformität
Die GDPR dreht sich um sieben Kernprinzipien, die jedes Unternehmen befolgen muss, um GDPR-konform zu sein. Hier sind sie:
1. Begrenzung der Speicherung
Die Begrenzung der Speicherung personenbezogener Daten bedeutet, dass jedes Unternehmen die Dauer der Datenspeicherung begrenzen muss. Die Dauer hängt von der Art der Daten und ihrer Sensibilität ab. Wenn Sie beispielsweise Finanzdaten von Nutzern sammeln, können Sie diese bis zu 6 Jahre lang aufbewahren, aber wenn Sie gesundheitsbezogene Daten sammeln, ist der Zeitraum stärker begrenzt.
2. Integrität und Vertraulichkeit
Dieser Grundsatz der DSGVO besagt, dass Ihr Unternehmen ein zuverlässiges Sicherheitssystem und Maßnahmen zum vollständigen Schutz der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten anwenden muss. Sie dürfen niemals unbefugt verarbeitet, beschädigt oder versehentlich verloren werden.
3. Rechenschaftspflicht
Jedes Unternehmen muss die volle Verantwortung dafür übernehmen, was es mit den personenbezogenen Daten der Nutzer tut und wie es die GDPR einhält. Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, über einschlägige Aufzeichnungen verfügen und bereit sein, den Behörden auf Verlangen ihre Einhaltung nachzuweisen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Dokumente über die Einhaltung der DSGVO bereithalten muss.
4. Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz
Jede Aktivität, die darauf abzielt, die Daten von Nutzern zu verarbeiten, muss mit der GDPR und den Gesetzen übereinstimmen. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, die in der DSGVO festgelegten Standards erfüllen müssen. Hier sind einige der Grundprinzipien:
- Sie müssen eine rechtmäßige Grundlage für die Beschaffung und Verarbeitung sensibler Daten haben. Die DSGVO nennt sechs Rechtsgrundlagen: virales Interesse, Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, öffentliches Interesse oder gesetzliche Anforderungen.
- Sie müssen personenbezogene Daten rechtmäßig erheben. Das bedeutet, dass Sie die Datenerfassung gegenüber den Nutzern, die Ihnen ihre Daten zur Verfügung stellen, transparent gestalten müssen. Die Nutzer müssen stets darüber informiert werden, dass ihre Daten erfasst werden. Um die Transparenz zu erhöhen, benötigen Sie eine Datenschutzrichtlinie, eine Cookie-Richtlinie und andere relevante Dokumente auf Ihrer Website, in denen Sie detailliert beschreiben, welche Daten gesammelt und verarbeitet werden.
5. Zweckbindung
Dieser Grundsatz besagt, dass ein Unternehmen die Verarbeitungstätigkeit auf das beschränken muss, was für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung erforderlich ist. Wenn Sie also die E-Mails von Nutzern sammeln, um ihnen Angebote zu schicken, können Sie sie nicht ewig speichern und ohne die Zustimmung der Nutzer für verschiedene Marketingkampagnen verwenden.
6. Datensparsamkeit
Eines der grundlegenden Prinzipien der GDPR ist die Datenminimierung. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen die von ihm verarbeiteten Nutzerdaten auf ein Minimum reduzieren muss. Wenn Sie beispielsweise die Daten durch das Ausfüllen von Formularen sammeln, müssen Sie nicht jedes Detail, das ein Nutzer angibt, aufbewahren. Stattdessen benötigen Sie nur so viele Informationen wie nötig, um die ursprüngliche Anfrage zu erfüllen.
Um die persönlichen Daten Ihrer Nutzer auf ein vernünftiges Maß zu reduzieren, müssen Sie die persönlichen Daten richtig analysieren. Sie können mit einer Analyse oder Datenermittlung beginnen, bei der Sie herausfinden, welche Art von personenbezogenen Daten Sie sammeln und speichern und in welchen Systemen.
7. Korrektheit
Der letzte Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung ist die Richtigkeit der personenbezogenen Daten. Er besagt, dass die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand sein müssen. Sie müssen also sicherstellen, dass ungenaue Daten von Ihrer Seite aus unverzüglich gelöscht werden.
Was ist Software zur Einhaltung der GDPR?
Wie Sie bereits aus den sieben Grundsätzen der GDPR, die wir bereits erwähnt haben, wissen, ist die Einhaltung der GDPR eine ziemliche Herausforderung. Sie erfordert eine Menge Arbeit von Ihrer Seite. Es gibt jedoch zahlreiche Tools auf dem Markt, die Ihnen dabei helfen können. Sie werden GDPR-Compliance-Lösungen genannt.
GDPR-Software erleichtert die Verwaltung von Kundendaten und kümmert sich um Datensicherheit und Einverständniserklärungen. Außerdem können GDPR-Lösungen verwendet werden, um viele der GDPR-Grundsätze zu erfüllen.
Heutzutage unterscheiden sich die Tools zur Einhaltung der GDPR nach ihrer Funktionalität. Einige von ihnen sind einfach und dienen der Aufzeichnung von Compliance-Aktivitäten. Gleichzeitig können einige fortgeschrittene Lösungen auch Audits durchführen, über Datenschutzverletzungen berichten oder sogar eine Lückenanalyse durchführen, um Schwachstellen in Ihrer Strategie zur Einhaltung der DSGVO zu finden.
Compliance-Software für die Grundsätze der GDPR
Wir haben die beste GDPR-Compliance-Software ab 2024 ausgewählt, die Ihnen helfen wird, die GDPR-Compliance viel einfacher einzuhalten und das Risiko einer Geldstrafe zu vermeiden.
GDPR Compliance für Zendesk von GrowthDot
Wir beginnen unsere Liste mit den zuverlässigsten GDPR-Compliance-Tools. GDPR Compliance for Zendesk, entwickelt von GrowthDot, hilft bei der schnelleren und einfacheren Verarbeitung von Nutzerdaten und deren Anfragen. Außerdem werden Daten anonymisiert, gelöscht und abgerufen.
Hier sind einige der Funktionen, die dieses GDPR-Compliance-Tool zu etwas ganz Besonderem machen:
- Bewahren Sie alle sensiblen Daten der Benutzer auf, ohne gegen die GDPR-Gesetze zu verstoßen. Wenn Sie Zendesk verwenden, haben Sie viele Daten, die Sie aus den Tickets und dem Gesprächsverlauf der Kunden erhalten können. Die GDPR-Compliance für Zendesk ermöglicht die Speicherung dieser Daten bei gleichzeitiger Entfernung der Benutzerdaten. Wie ist das möglich? Diese praktische App erstellt für jeden Kunden eine eindeutige ID, sodass die Person nicht mehr identifiziert werden kann.
- Laden Sie Ticket- und Benutzerdaten einfach herunter. Das manuelle Kopieren und Einfügen der benötigten Informationen entfällt. Die GDPR Compliance App kann die angeforderten Benutzer- und Ticketdaten automatisch herunterladen, indem sie eine CSV-Datei erstellt.
- Entfernen Sie Benutzer automatisch und endgültig aus dem System. Wenn Sie sich für diese GDPR-konforme Software entscheiden, können Sie eine beliebige Anzahl von Benutzern und Tickets mit nur einem Mausklick aus dem System löschen. Es ist keine manuelle Arbeit erforderlich.
- Bearbeiten Sie Benutzer in Gruppen oder einzeln. Erstellen Sie eine Liste der benötigten Benutzer im System und nehmen Sie die notwendigen Bearbeitungen vor. Solche Listen können auf der Grundlage verschiedener Kriterien erstellt werden.
- Planen Sie GDPR-Prozesse. Wenn Sie sich für einen Premium-Plan entscheiden, können Sie Ihre GDPR-Aktivitäten mit Regeln und Automatisierungsfunktionen planen. Planen Sie zum Beispiel, wann Sie einen Benutzer löschen oder Ihre Tickets anonymisieren möchten. Außerdem können Sie Ihre Automatisierung anpassen und sie wiederholbar machen oder den Zeitrahmen für die Wiederholung festlegen.
- Schnelles Löschen der gesamten Organisation. Dies ist eine einzigartige Funktion, die vielen GDPR-Tools fehlt. Sie können ganz einfach verschiedene Organisationen einzeln oder in großen Mengen bearbeiten und Daten oder Tickets innerhalb dieser Organisationen löschen.
Microsoft Purview Compliance Manager
Dies ist eine ausgezeichnete GDPR-konforme Software, die für die Nutzer von Microsoft 365 entwickelt wurde und eine Office 365 E5-Abonnementlizenz erfordert. Zu den wertvollsten Funktionen dieser App gehören die folgenden:
- Durchsetzung von Datenminimierung und Speicherbeschränkungen;
- Erstellung eines Inventars der Datenschutzrisiken;
- Möglichkeit zur Durchführung verschiedener Bewertungen;
- Durchführung einer Datenklassifizierung, die auf dem Grad der Datensensibilität basiert;
- Fähigkeit, sensible Daten zu finden und zu schützen;
- Einhaltung der bestehenden Vorschriften und Zertifizierungen;
- Löschung von sensiblen Daten nach einer bestimmten Zeit;
- Schutz vor versehentlicher Offenlegung;
- Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Amazon Macie
Amazon Macie wurde von Amazon entwickelt und ist eine großartige GDPR-Compliance-Software, die für den Schutz von Daten entwickelt wurde. Sie nutzt Technologien für maschinelles Lernen und Musterabgleich, um die sensiblen Daten von Nutzern zu erkennen, Einblicke in Datensicherheitsrisiken zu gewähren und einen automatischen Schutz vor Sicherheitsrisiken zu bieten. Es ist eine der besten GDPR-Compliance-Software, mit der Sie Folgendes tun können:
- Die sensiblen Daten der Nutzer zu finden;
- Automatischer Schutz solcher Informationen;
- Sensible Daten nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen;
- Unerwünschten und unbefugten Zugriff auf sensible Daten blockieren;
- Erkennen und Bekämpfen jeglicher bösartiger Aktivitäten.
ARX Data Anonymization Tool
Eine der wichtigsten Sicherheitsfunktionen dieser GDPR-App ist die Anonymisierung von Daten. Sie gewährleistet Grundsätze der GDPR-Konformität wie Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Allerdings erfordert die ARX-Datenanonymisierung einige technische Kenntnisse für ihre Implementierung. Zu den Hauptmerkmalen dieser App gehören die folgenden:
- Die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu löschen, die identifizierbar sind, wie Namen, Telefonnummern, Adressen und andere;
- Ersetzen von persönlich identifizierbaren Informationen (PII) durch nicht persönlich identifizierbare Informationen, einige zufällige Zeichenfolgen oder IDs;
- Generierung von Datensätzen.
Netwrix
Diese zuverlässige Server-Überwachungsplattform arbeitet mit kritischen Konfigurationen und der Erstellung von Sicherheitsmaßnahmen. Sie hilft Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und ihre Effektivität zu verbessern. Netwrix hilft auch, die Daten zu sichern und die Kontrolle über sensible und regulierte Geschäftsdaten zu erhalten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die folgenden:
- Hilfe bei der Risikominderung und -prävention;
- Verbesserte Benutzerkoordination und Verantwortlichkeit;
- Fokus auf Kundenzufriedenheit;
- Bereitstellung von Cloud-Sicherheits- und Risikoberichten.
BASIS ID
Diese digitale Lösung konzentriert sich auf den Datenschutz und bietet Funktionen zur Einhaltung der GDPR für KMU. Mit ihr erhalten Sie eine All-in-One-Lösung für Webmanagement, Identifizierung sensibler Daten und Richtlinienmanagement. Hier sind einige der Funktionen und Merkmale:
- Bereitstellung von KYC-Software mit verschiedenen Integrationen;
- Dedizierter Kundenbetreuer, mit dem Sie in Kontakt bleiben können, wenn Sie irgendwelche Probleme haben;
- Das Unternehmen hat das BIG4-Audit bestanden und verfügt über alle erforderlichen Unterlagen;
- Vollständige Übereinstimmung mit der GDPR.
Ignyte
Dies ist ein virales GDPR-System, das von Unternehmen in zahlreichen Branchen genutzt wird, darunter Geheimdienste, Gesundheitswesen, Militär, Behörden und viele mehr. Es arbeitet in voller Übereinstimmung mit den modernen Vorschriften und Gesetzen. Einige seiner herausragenden Merkmale sind:
- Mit den neuen Lösungen für die Verteidigungsindustrie können Sie problemlos klassifizierte Daten verarbeiten. Sie entsprechen vollständig den DFARS-, NIST- und CMMS-Gesetzen und -Vorschriften;
- Wenn Sie im Gesundheitswesen arbeiten, können Sie die sensiblen Daten Ihrer Patienten mit HIPAA- und HITRUST-konformen Lösungen problemlos verwalten. Die Lösung arbeitet mit verschiedenen Checklisten, Tabellenkalkulationen und sogar mit der manuellen Erfassung von Beweisen.
Securiti
Dies ist eine großartige Option für Unternehmen, die eine robuste Lösung suchen, um ihre GDPR-Anforderungen effektiv zu erfüllen. Securiti.ai bietet eine umfassende Plattform zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, die Tools zur Datenermittlung, Klassifizierung und zum Einwilligungsmanagement umfasst. Sie bietet außerdem Funktionen zur Verwaltung von Anfragen der betroffenen Personen, zur Durchführung von Risikobewertungen und zur Automatisierung von Datenschutz-Workflows, die Unternehmen bei der Einhaltung der GDPR-Anforderungen unterstützen.
Snow Software
Snow Software ist eine Lösung zur GDPR-Risikobewertung, die in der Cloud, mobil oder vor Ort verfügbar ist. Sie bietet ihren Nutzern eine GDPR-basierte Risikobewertung und hilft beim Aufbau eines effektiven GDPR-Plans und einer Strategie. Die Lösung verfügt über eine automatische Erkennungsfunktion, mit der Sie wissen, welche Benutzer spezifischen Zugriff auf Apps haben und wie sie diese nutzen.
TrustArc
Diese komplette Suite von GDPR-orientierten Lösungen hilft Unternehmen bei der Planung, Implementierung, Aktualisierung und Aufrechterhaltung der GDPR-Compliance. Zu den Hauptfunktionen gehören die Berichterstattung an Aufsichtsbehörden, die Überwachung der Einhaltung und die Aufzeichnung verarbeiteter Aktivitäten.
Didomi
Dies ist ein weiteres weit verbreitetes Einwilligungs- und Präferenzmanagementsystem, das die Erfassung, Speicherung und entsprechende Konfiguration von Benutzerrechten und -präferenzen ermöglicht. Es kann auch den prozentualen Grad der Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen bewerten.
Wie wählt man die beste Software zur Einhaltung der GDPR aus?
Wie Sie bereits wissen, gibt es zahlreiche Dienste zur Einhaltung der GDPR auf dem Markt. Die Frage ist also: Wie finden Sie die ideale Lösung? Hier haben wir die wichtigsten Faktoren zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl einer solchen App berücksichtigen sollten.
Geschäftliche Anforderungen
Es gibt viele Dienste zur Einhaltung der GDPR, die jeweils einzigartige Merkmale aufweisen, die für unterschiedliche Unternehmen geeignet sind. Zunächst müssen Sie also Ihre Bedürfnisse definieren. Welche Schritte bei der Verwaltung sensibler Daten sind für Sie wichtig? Benötigen Sie eine Datenzuordnung oder eine Datenschutzfolgenabschätzung? Finden Sie die entscheidenden Punkte, die Ihre GDPR haben muss, bevor Sie einen Kauf tätigen.
Budget
Große Unternehmen können sicherlich ihr Budget für den Kauf der besten, voll funktionsfähigen GDPR-Compliance-Software aufwenden. Aber Ihr Budget ist knapp, wenn Sie eine kleine Agentur oder ein Startup besitzen. Ihr Ziel ist es also, eine perfekte Kombination aus günstigem Preis, Qualität und Funktionen zu finden.
Qualität des Produkts
Qualität ist wichtig, wenn es um Software zur Einhaltung der GDPR geht. Sie ist neben der Benutzerfreundlichkeit einer der wichtigsten Faktoren bei der endgültigen Entscheidung. Wie kann man die Qualität überprüfen? Sie können die Anleitungen, Demos oder Komplettlösungen nutzen, die viele GDPR-Softwareanbieter ihren Kunden anbieten, um die Qualität und Funktionalität der App zu überprüfen.
Art der Software
Auf dem Markt gibt es verschiedene Arten von Software zur Einhaltung der DSGVO. Erstens können Sie eine Vor-Ort-Software erwerben. Das bedeutet, dass Ihre Software direkt auf Ihren Computern und Servern installiert wird.
Zweitens können Sie sich für eine SaaS-Lösung (oder einfach Software as a Service) entscheiden, und Ihre Lösung wird in der Cloud gespeichert. SaaS-Lösungen eignen sich besser für große Unternehmen mit unbegrenzten Ressourcen für die interne Integration. Für kleine Unternehmen sind sie jedoch möglicherweise nicht geeignet.
Einer der Hauptvorteile von SaaS-Lösungen ist, dass Ihr Softwareanbieter Zugriff auf die Lösung hat und sie regelmäßig aktualisieren kann. Sie sind außerdem kostengünstiger und erfordern keine großen Vorabinvestitionen, da Sie weder für die Infrastruktur noch für Lizenzen zahlen müssen. Meistens ist die Preisgestaltung flexibel, und Sie zahlen monatlich.
Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist ihre robuste Sicherheit. Dies ist wichtig, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten. Und das Tüpfelchen auf dem i ist, dass sich der Softwareanbieter um alle IT-Kompatibilitäts- oder Wartungsfragen kümmert.
Anpassungsmöglichkeiten
Bei der Auswahl des richtigen GDPR-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie auf die Verfügbarkeit von Anpassungsfunktionen achten. So können Sie die Compliance-Prozesse an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die branchenspezifischen Vorschriften anpassen. Entscheiden Sie sich also für eine Software, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten und sich an die sich ändernden GDPR-Anforderungen anpassen kann.
Unterstützungsdienst
Die Qualität des Supports und seine Verfügbarkeit sind sehr wichtig. Deshalb sollten Sie das Produkt immer zuerst testen, vor allem, wenn es um die Auswahl der besten Software zur Einhaltung der DSGVO geht. Auf diese Weise können Sie sich einen Eindruck von der Unterstützung verschaffen. Sie können auch Online-Bewertungen studieren und Unternehmen mit einem schlechten Ruf herausfiltern. Außerdem sollten Sie den Selbstbedienungsdienst des Unternehmens, d. h. die Wissensdatenbank oder das Portal, prüfen, um festzustellen, ob sich das Unternehmen um seine Kunden kümmert. Sie können davon ausgehen, wenn Sie sich einen Überblick verschaffen, wo ein Unternehmen Lösungen für die häufigsten Probleme anbietet.
Ausbildung des Personals
Selbst wenn Sie das einfachste Tool kaufen, müssen Sie und Ihr Team erst alles darüber lernen, bevor Sie es benutzen können. Und das hat seinen Preis in Form von Arbeitsstunden. Bevor Sie also eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie immer die Zeit berücksichtigen, die für die Schulung und Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter benötigt wird.
Fazit
Unser Artikel hat sich mit den wichtigsten Tools zur Einhaltung der DSGVO befasst, die heute bei Unternehmen beliebt sind. Sie alle helfen Ihnen, die sensiblen Daten Ihrer Kunden besser zu verwalten und zu entscheiden, welche Daten Sie mit wem teilen möchten.
Die Liste ist zwar recht lang, aber die vorgestellten Funktionen werden Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die Software zu kaufen, die alle Ihre geschäftlichen Anforderungen hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO erfüllt.
FAQs
Wie helfen Software-Tools bei der Einhaltung der GDPR?
GDPR-Tools wurden entwickelt, um verschiedene Compliance-Prozesse zu automatisieren, darunter die Zuordnung von Daten, die Verwaltung von Einwilligungen, Anträge auf Zugang zu Daten (DSARs), das Management von Datenschutzverletzungen, Folgenabschätzungen, die Überwachung von Richtlinien, die Aufbewahrung von Unterlagen, das Risikomanagement und die Erstellung von Compliance-Berichten. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben rationalisieren diese Tools Ihre Compliance-Bemühungen, verbessern den Datenschutz und minimieren die Risiken der Nichteinhaltung.
Was macht Software GDPR-konform?
Software ist GDPR-konform, wenn sie über eine robuste Datenverschlüsselung, eine sichere Datenspeicherung und umfassende Zugriffskontrollen verfügt. Sie muss eine Datenminimierung gewährleisten, so dass nur die notwendigen Daten erfasst und verarbeitet werden können. Die Software sollte eine einfache Verwaltung der Benutzerzustimmung ermöglichen und klare Mechanismen für die betroffenen Personen bereitstellen, um auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu korrigieren oder zu löschen.
Kann die Software zur Einhaltung der GDPR in meine bestehenden Systeme integriert werden?
Ja, die Software zur Einhaltung der DSGVO kann in Ihre bestehenden Systeme integriert werden, einschließlich beliebter Plattformen wie Zendesk, Salesforce, HubSpot und verschiedener CRM-, Datenspeicher- und E-Mail-Systeme. Außerdem ist der Integrationsprozess in den meisten Fällen relativ schnell und problemlos.
