Ya has pasado por eso, has fracasado y no quieres volver a hacerlo. Sí, escribir un correo electrónico de seguimiento requiere habilidad y conocimientos. Los correos electrónicos de seguimiento son una serie de correos electrónicos que corresponden a acciones realizadas por su cliente. El tipo de correo electrónico depende de esa acción. Crear un buen correo electrónico de seguimiento es un proceso complejo que requiere un cierto grado de comprensión de cómo las personas abren sus correos electrónicos, cómo ven la información presentada y qué cosas les pueden gustar (o no).
Cuando la gente dice que se ha esforzado por obtener una respuesta, no está mintiendo. Hoy en día, cuando la información es excesiva, animar a los destinatarios de un correo electrónico a abrirlo, y no digamos a responder, requiere una paciencia draconiana y verdadera habilidad. Sin embargo, hay formas de aumentar las probabilidades de obtener una respuesta, y esto es precisamente lo que vamos a tratar hoy.
Desde la importancia de saber escribir correos electrónicos de seguimiento hasta la elaboración de mensajes únicos y plantillas, hay mucho que tratar, así que no perdamos tiempo y sumerjámonos en el mundo de los buenos correos electrónicos de seguimiento. P.D. También hemos preparado algunos ejemplos de correos electrónicos de seguimiento, así que lee el artículo hasta el final.
¿Por qué son tan importantes los correos electrónicos de seguimiento?
En términos generales, hay cuatro razones por las que los correos electrónicos de seguimiento son tan importantes: aumentan la conversión, generan confianza, permiten filtrar la audiencia y, por último, pueden automatizar el marketing por correo electrónico. Veamos cada una de ellas en detalle.
- Aumenta la conversión. Si analizas cómo respondes a los correos electrónicos, probablemente te darás cuenta de algunas cosas. No abre los correos electrónicos cuando está ocupado, no quiere desplazarse por cientos de mensajes y, desde luego, no quiere perder el tiempo. Los correos electrónicos de seguimiento combaten todo lo anterior, ya que son una forma de añadir valor a través de la asistencia. Al fin y al cabo, un correo electrónico fresco siempre está arriba.
- Fomento de la confianza. Uno de los aspectos clave de los correos electrónicos de seguimiento es el hecho de que pueden utilizarse para generar confianza y buenas relaciones con sus clientes. Los correos electrónicos de seguimiento son perfectos para ello, ya sea para explicar su misión o para demostrar su enfoque centrado en el cliente.
- Filtrado de audiencias. Otra poderosa característica de los correos electrónicos de seguimiento es que le permiten dividir a las personas que no se interesan por su marca de aquellas que desean comunicarse con usted de forma activa. Tener esta capacidad a su disposición le permitirá desarrollar un enfoque más holístico para aquellos clientes a los que les importa.
- Automatización del marketing. Ahora que conoce a la parte participante de su audiencia, puede enviar promociones de forma automatizada. Al hacerlo, lo más probable es que aumente las ventas, además de liberar tiempo.
Hay otras razones por las que los correos electrónicos de seguimiento son tan importantes. Por ejemplo, para su posible empleador: hacerle saber sus intenciones demostrará su compromiso y entusiasmo, algo que su empleador podría valorar.
Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: 5 sencillos pasos
Bien, ahora que ya sabemos lo básico, vamos a hablar de cómo redactar bien un correo electrónico de seguimiento. Normalmente, un correo electrónico consta de una línea de asunto, el mensaje en sí y la parte de cierre. Esto no cambia en un correo electrónico de seguimiento. Tu objetivo es hacer lo siguiente
- Definir el propósito del correo;
- Crear un asunto adecuado para el correo electrónico;
- Abrir con un saludo cortés y contextualizado;
- Atraer al cliente y animarle a actuar;
- Planificar el siguiente paso.
Analicemos cada uno de estos puntos en detalle.
Definir el propósito de su correo electrónico de seguimiento
A menos que tenga un embudo de ventas adecuado, todo este paso implicará mucho trabajo de determinación. Necesita saber con precisión cuál es el propósito principal del correo electrónico; de lo contrario, no son más que datos sin sentido. Para poner esto en perspectiva, imaginemos que conoció a este desarrollador de software realmente genial en una conferencia y le gustaría ofrecerle un puesto en su empresa para un próximo proyecto, pero la persona se enfrió.
Tienes que despertar su interés por el próximo proyecto y enviarle un correo electrónico frío para crear relaciones cálidas y confianza. Esto es lo que debe perseguir un correo electrónico eficaz. Tu objetivo clave es hacerle saber exactamente por qué debería unirse a tu empresa. En nuestro caso concreto, enviar un folleto o una página de descripción del trabajo podría resultar eficaz.
Crear una línea de asunto
Si el asunto de su correo electrónico es genérico, está perdiendo muchas oportunidades. La línea de asunto es uno de sus activos más fuertes, ya que proporciona una pequeña visión de lo que se trata todo el correo electrónico. En general, existen cuatro tipos básicos de líneas de asunto que puede utilizar al crear su estrategia de seguimiento.
Atendido - Si conoce a su público, no hay mejor línea de asunto que la atendida. Te sugerimos que examines sus datos demográficos, qué tipo de cliente de correo electrónico utilizan y qué dispositivo utilizan para ver el mensaje. A partir de la información que hayas obtenido, podrás identificar qué escribir y, lo que es más importante, cómo hacerlo.
Corto - a veces, lo mejor es ir directo al grano. La norma de oro son 7 palabras (unos 41 caracteres), por lo que debe intentar alcanzar esa cifra. Sin embargo, si crees que necesitas más, no dudes en hacerlo, ya que podría ser lo que necesitas.
Detallado - Al igual que a usted no le gusta perder el tiempo, a su grupo demográfico clave tampoco le gusta. Haga que su asunto sea claro como el cristal, ya que determinará si su destinatario abrirá el mensaje en primer lugar.
Atractivo - Si es posible, haz que tu asunto sea al menos un poco atractivo, pero no te pases, ya que podría dar una imagen poco profesional de ti. Peor aún, el sistema anti-spam nativo podría descartar su mensaje.
Abrir con un saludo cortés y contextualizado
La apertura del mensaje no es menos importante que el asunto. Por eso, empieza con un saludo cordial pero profesional. Esto ayuda a establecer un tono respetuoso y demuestra que valoras el tiempo y la atención de tu cliente. Inmediatamente después, la mejor forma de hacer un seguimiento de un correo electrónico es recordar a los clientes su interacción, compra o comunicación anteriores. Obviamente, necesitan recordar los detalles de su relación con su empresa y comprender el contexto del siguiente correo electrónico.
Involucrar al cliente y motivarle para que actúe
Su siguiente tarea consiste en implicar de verdad al cliente y motivarle para que pase a la acción. Empiece por destacar los beneficios exclusivos que obtienen de su producto o servicio, reforzando el valor que ya han recibido. Aborde cualquier posible preocupación que pueda tener, demostrando que es proactivo y que se preocupa por su experiencia. Oriéntelos sobre los siguientes pasos, ya sea dar su opinión, aprovechar una oferta exclusiva o explorar funciones adicionales. Sea claro y directo sobre lo que quiere que hagan a continuación, y hágalo de forma fácil y atractiva.
Termine con una convincente llamada a la acción que les anime a responder o a dar el paso deseado, asegurándose de que su seguimiento no es sólo informativo, sino también atractivo y orientado a la acción.
Planifique su siguiente paso
El marketing por correo electrónico se basa en la persistencia. Si ves que tu correo electrónico actual se queda sin tocar, entonces debes idear una forma orgánica de escribir el siguiente. Haga que toda su cadena de mensajes se sienta natural y alineada con su plan de embudo.
Plantillas de correo electrónico de seguimiento
¿De qué serviría esta guía si no incluyera plantillas? Hemos preparado siete plantillas de correo electrónico para usted. Siéntase libre de utilizarlas o modificarlas para potenciar sus travesuras por correo electrónico.
Plantilla de correo electrónico de seguimiento
Hola, [Nombre],
Espero que tu fin de semana haya sido estupendo. Vengo a ver qué opinan tus colegas de mis recomendaciones. Si puedo ayudarte en algo, házmelo saber.
Te deseo lo mejor,
[Su nombre]
Lo bueno de esta plantilla es que va directa al grano. No hay agua, ni largas presentaciones, ni nada. Sólo negocios y claridad de intenciones, algo que la gente de negocios ocupada apreciará.
Plantilla de correo electrónico de seguimiento de CTA
Hola [Nombre],
Nos hemos dado cuenta de que no has respondido a pesar de que han pasado [X] días. No queremos molestarte, así que por favor responde con un número de la lista que mejor describa tu respuesta.
- Por favor, no me moleste.
- Envíeme otro correo electrónico dentro de un mes. No tengo tiempo ATM.
- Responderé en una semana o así.
Gracias.
Lo bueno de este email es que demuestra a tus clientes potenciales que valoras su tiempo y que no quieres molestarles sin motivo. Otra cosa buena de este correo electrónico es que ya ofrece una manera fácil de responder, que puede no ser la taza de café de todo el mundo, pero no deja de ser una opción.
Plantilla de correo electrónico de seguimiento tras un evento
Estimado [Nombre],
¡Menudo evento! Espero que haya aprendido tanto como se ha divertido.
Estamos seguros de que [aumentar su objetivo de ventas] es su prioridad número uno. Así que aquí están las [recomendaciones de ventas] que hemos discutido. Si crees que no son suficientes, o tal vez necesitas un análisis más profundo, estaré encantado de dedicar los próximos 30 minutos a discutir tus preguntas.
Estoy aquí para ayudarte, así que no dudes en enviarme uno o dos mensajes.
Saludos cordiales,
[Representante de ventas]
Este correo electrónico de seguimiento es una buena forma de recordar a la persona no solo la reunión, sino también por qué asistió a la feria en primer lugar. El hecho de que no te hayas olvidado de las recomendaciones también es una gran ventaja. Y luego está la CTA orgánica, que es quizás el sello distintivo de todo el mensaje.
Ejemplo de correo electrónico de seguimiento sin respuesta
En primer lugar, espere unos días después de haber enviado un correo electrónico anterior. Recomendamos esperar al menos 3 días para no resultar molesto. A continuación, puede utilizar la siguiente plantilla.
Hola [Nombre],
Esperamos que le vaya bien. Han pasado varios días desde nuestra última respuesta y aún no hemos recibido respuesta tuya. Creemos que puede que estés ocupado buscando nuestra oferta en tu bandeja de entrada. Así que, tal vez le gustaría volver a echar un vistazo a lo que ofrece [nombre de su empresa].
[Copia de la carta no respondida].
Esperamos su respuesta.
Reciba un cordial saludo,
[Representante de ventas]
Plantilla de correo electrónico de seguimiento de entrevista
Hola [Nombre del entrevistador],
Espero que este mensaje le encuentre bien. Quería expresar mi gratitud por la oportunidad de entrevistarme para el puesto de [Puesto de trabajo] en [Nombre de la empresa] el pasado [Día de la semana]. Estoy muy ilusionado con la posibilidad de unirme a su equipo y contribuir a [proyecto específico u objetivo de la empresa].
Por favor, avísenme si necesitan información adicional o si hay novedades en el proceso de contratación. Espero tener noticias suyas.
Reciba un cordial saludo,
[Su nombre]
A menudo, la gente no sabe cómo escribir un correo electrónico de seguimiento después de una entrevista, pero puede marcar la diferencia a la hora de tomar la decisión final. Por lo tanto, utiliza la plantilla anterior para causar una impresión duradera, mostrar tu continuo interés en el puesto y, posiblemente, conseguir la oferta.
Ejemplo de correo electrónico de seguimiento de ventas
Hola [Nombre del cliente],
Espero que estés teniendo un buen día. Quería hacer un seguimiento de nuestra reciente conversación sobre [Producto/Servicio]. Creo que realmente podría ayudarle a conseguir [beneficio u objetivo específico].
Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en ponerse en contacto conmigo. Me encantaría hablar sobre cómo podemos avanzar y hacer que esto funcione para usted.
Espero su respuesta.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
¿Quiere hacer avanzar el proceso de venta? Comienza tu correo electrónico de seguimiento volviendo a conectar con tu cliente potencial y reavivando su interés. Recuérdele su conversación anterior y haga hincapié en el valor que aporta su producto o servicio. Este enfoque no sólo refuerza las ventajas comentadas, sino que también les anima a dar los siguientes pasos hacia la compra.
Plantilla de correo electrónico de seguimiento de propuestas
Estimado [nombre del cliente],
Espero que todo le vaya bien. Estoy haciendo un seguimiento de la propuesta que le envié el [Fecha]. Estoy entusiasmado con la oportunidad de trabajar juntos y creo que nuestra solución puede beneficiar enormemente a [Empresa del cliente].
Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en ponerse en contacto conmigo. Estoy ansioso por discutir los próximos pasos y cómo podemos proceder.
Gracias por considerar nuestra propuesta. Espero sus comentarios.
Reciba un cordial saludo,
[Su nombre]
Con un correo electrónico de seguimiento de la propuesta bien redactado, puedes recordar a la gente tu oferta, resolver cualquier duda y animarles a seguir adelante. Así que utiliza esta plantilla si necesitas asegurar el trato y demostrar tu dedicación a los clientes potenciales.
Cuándo enviar un correo electrónico de seguimiento
Qué hacer y qué no hacer
Para aprender a escribir un correo electrónico de seguimiento, hay que saber qué evitar y cuándo evitar un mensaje de seguimiento. Tanto el contenido como el contexto son importantes.
No - Sábados, domingos y lunes
Mucha gente empieza su organización del trabajo los lunes. Revisan todas sus cuentas de correo electrónico y borran lo que consideran irrelevante o sin importancia (al fin y al cabo, los fines de semana no se envía nada urgente por correo electrónico). Debería evitar ponerse en contacto con sus responsables de seguimiento los sábados, domingos y lunes.
No - Evite los viernes tarde
Ni que decir tiene que, al final de la semana, la mayoría de los profesionales empiezan a planificar sus fines de semana. No quieren ocuparse de tus mensajes de seguimiento ni responderte. Puede que incluso les moleste, así que si es absolutamente necesario enviar un mensaje el viernes, hazlo a primera hora de la mañana.
A Hacer - Mitad de la semana
A mitad de semana, sobre las 14.00 horas, la mayoría de los profesionales vuelven de comer y están listos para continuar con sus tareas diarias. Lo más probable es que se sincronicen con el flujo de trabajo y vuelvan a comprobar todos los canales de comunicación cruciales, incluidos los correos electrónicos. Aquí es donde se darán cuenta de su correo electrónico de seguimiento.
A Hacer - Usar datos
A veces, enviar correos electrónicos de negocios a mitad de semana a las 2 de la tarde puede no funcionar, ya que podrías chocar con otros remitentes. En otras palabras, usted no es el único que enviará seguimientos y lanzamientos después del almuerzo. Le sugerimos que estudie detenidamente su tasa de clics (CTR) para ver cómo responden sus clientes potenciales.
Mejores intervalos de tiempo para enviar un correo electrónico de seguimiento
La respuesta corta es nunca, pero eso no es del todo cierto. De hecho, todo depende de varios factores. El momento es clave porque tan solo 30 minutos de retraso podrían significar una pérdida y una venta exitosa. La mejor manera de determinar qué funcionará y qué no funcionará es crear una buena estrategia de prueba A/B.
Elegir herramientas para medir
Su misión principal es estudiar todo lo que pueda sobre los hábitos de correo electrónico de sus prospectos. Utilice todos sus análisis, todas sus aplicaciones de seguimiento y todas sus máquinas de procesamiento de datos. Entendemos que no todos pueden permitirse sistemas de análisis costosos, lo cual es una razón sólida. Son caros y pueden afectar a la empresa.
Sin embargo, si es usuario de Zendesk, puede probar nuestra aplicación Email Tracking. No cuesta mucho dinero, pero le ayuda a recibir y analizar datos con la hora exacta de apertura del correo electrónico, ver el mejor momento para una respuesta o rastrear cuántas veces se abrió el correo electrónico.
Además, puede determinar el tiempo general para enviar una respuesta a una cantidad significativa de clientes utilizando las estadísticas de la aplicación con gráficos e índices. Los seguimientos automáticos también son un juego de niños si tiene el seguimiento de correos electrónicos. Así que, adelante y revise el complemento ahora de forma gratuita.
Siga los estándares comunes
Si ve que su empresa no puede permitirse un sistema de este tipo, eche un vistazo a estos cuatro intervalos de tiempo. Puede utilizarlos para saber cuándo enviar un correo electrónico de seguimiento para ganar a sus clientes, empleadores, etc. Recuerde que estos no siempre son aplicables y no garantizan el éxito (de ahí la importancia crucial de las pruebas A/B). Al utilizarlos, ejerza un juicio cuidadoso.
- Dentro de las 24 Horas: Envíe simplemente una carta de seguimiento de agradecimiento. Hágales saber a sus clientes que valora su tiempo y se preocupa por ellos.
- Dentro de las 48 Horas: Es mejor enviar un correo electrónico de seguimiento dentro de este período de tiempo cuando está solicitando un trabajo o ha enviado documentos importantes. Pero asegúrese de especificar la razón por la que lo está haciendo (por ejemplo, no puede esperar dos semanas o han surgido otras oportunidades).
- Dentro de 1-2 Semanas: Envíe un correo electrónico de seguimiento si no recibió una respuesta o un recibo. También puede solicitar comentarios sobre lo que salió mal, pero no sea crítico ni exigente.
- Cada 3 Meses: Simplemente envíe un correo electrónico del tipo "hola, hace tiempo que no nos vemos". Pregunte si las cosas han cambiado, qué nuevos desarrollos se están introduciendo y, dependiendo de la relación con la persona, sobre la vida personal.
Mejores prácticas para enviar un correo electrónico de seguimiento
Para cerrar completamente la pregunta de cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico, hemos preparado siete prácticas laborales para usted:
1. Elija una línea de asunto de correo electrónico concisa
Ahorrar tiempo a los lectores es imprescindible en el mundo de hoy. Incluya el nombre del usuario si es posible y trate de evitar palabras que desencadenen el spam, ya que lo último que quiere es ser bloqueado por el filtro de spam del proveedor de correo electrónico.
2. Proporcione una conexión entre el remitente y el receptor
Cuente sobre su cooperación anterior, agradezca al lector por las interacciones o incluso pregunte cómo le va.
3. Hable sobre sus objetivos y el propósito principal de una carta
Cree una breve descripción de las razones de su carta. Comience las oraciones con lo principal y evite los adjetivos innecesarios.
4. Enfatice los beneficios
Evite hablar solo de su empresa, pero destaque los beneficios de la cooperación con usted y por qué puede ser útil para ambas partes.
5. Incluya un llamado a la acción
Una oportunidad de respuesta rápida es una excelente manera de aumentar su tasa de respuesta y aprovechar al máximo su campaña de correo electrónico. Un buen ejemplo de correo electrónico de seguimiento incluye los siguientes llamados a la acción:
- Enlace "Reservar una reunión".
- Simplemente responda con "Sí" y nos pondremos en contacto con usted pronto.
- El botón "Contáctenos".
- "¿Le parece bien el martes a las 10:15?"
- "Visite nuestro sitio web para ver los detalles."
6. Termine su correo electrónico con una firma y el nombre de la empresa
Mejore su carta con un cierre amistoso como "Saludos cordiales", "Todo lo mejor", "Atentamente" o "Gracias". E incluya el nombre de la empresa.
7. Utilice expresiones activas
Por supuesto, desea que su correo electrónico sea memorable y atractivo para los destinatarios. Sin embargo, algunas expresiones pueden parecer agresivas a nivel subconsciente. Decir "Como mencioné en mi último correo electrónico" es un enfoque incorrecto ya que es una frase pasiva. Puede utilizar otras palabras directas para referirse al correo electrónico original. Pruebe lo siguiente:
- "Estoy dando seguimiento a lo siguiente" o "Dando seguimiento a la solicitud/pregunta/tarea"
- "Estoy retomando lo siguiente" o "Retomando la solicitud/pregunta/tarea"
- "Estoy verificando lo siguiente" o "Verificando la solicitud/pregunta/tarea"
Exprese sus expectativas sobre el tiempo, la respuesta y el resultado haciendo preguntas y llamando la atención del lector.
- ¿Qué piensa sobre…?
- ¿Tiene tiempo para contactarnos…?
- ¿Está interesado en una cooperación futura…?
Notas finales
Hacer un buen mensaje de seguimiento lleva tiempo y esfuerzo, pero si se hace bien, puede tener un efecto transformador en sus esfuerzos de marketing por correo electrónico. Esperamos que nuestra guía le ayude a escribir su mejor ejemplo de correo electrónico de seguimiento que obtendrá una respuesta.
Preguntas frecuentes sobre correos electrónicos de seguimiento
¿Cuántos seguimientos debo enviar?
Debe enviar hasta 5 cartas de seguimiento si no recibe respuesta de su cliente. Cada vez, déle al destinatario más y más tiempo para responder.
¿Cuánto tiempo debo esperar antes de enviar un correo electrónico de seguimiento?
Generalmente, 2 o quizás 3 días es un tiempo apropiado para esperar antes de enviar cartas de seguimiento. Luego, duplique el período de tiempo para el siguiente seguimiento y manténgalo entre 4 y 7 días. Siga extendiendo el tiempo entre campañas para no ser intrusivo. Sin embargo, no existen reglas estrictas y puede experimentar con el tiempo.
¿Puede recomendar una herramienta de automatización para enviar correos electrónicos de seguimiento?
Hay muchas herramientas para enviar seguimientos con unos pocos clics, y su elección debe depender de qué proveedor de correo electrónico esté utilizando en este momento.
Si es usuario de Zendesk, recomendamos probar Proactive Campaigns, ya que hay muchas críticas positivas de nuestros clientes. Proactive Campaigns beneficia a su instancia de Zendesk y le ayuda a gestionar campañas de seguimiento en masa creando una lista de tickets no respondidos. Además, la aplicación Proactive Campaigns ayuda a:
- Enviar tantos correos electrónicos masivos como necesite directamente desde Zendesk;
- Asignar campañas a grupos, agentes o marcas específicos;
- Compartir listas de contactos y campañas entre agentes;
- Crear una lista para lanzar campañas de seguimiento;
- Llegar a los clientes en los momentos adecuados;
- Mantener todas las respuestas en un solo lugar - Zendesk;
- Importar archivos CSV con datos o elegir de la lista ya creada;
- Añadir formato al cuerpo de su correo electrónico;
- Integrarse con herramientas de análisis;
- Programar campañas y configurar disparadores;
- Crear tickets de Zendesk con cualquier estado automáticamente.
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