Vous êtes passé par là, vous avez échoué et vous ne voulez pas recommencer. Oui, la rédaction d'un courriel de suivi requiert à la fois des compétences et des connaissances. Les courriels de suivi sont une série de courriels qui correspondent à des actions effectuées par votre client. Le type d'e-mail dépend de cette action. La création d'un bon courriel de suivi est un processus complexe qui exige un certain degré de compréhension de la manière dont les gens ouvrent leurs courriels, de la façon dont ils perçoivent les informations présentées et des éléments qu'ils peuvent apprécier (ou non).
Lorsque les gens disent qu'ils ont travaillé dur pour obtenir une réponse, ils ne mentent pas. Aujourd'hui, à l'heure où l'information est pléthorique, inciter les destinataires d'un courrier électronique à l'ouvrir, sans parler d'y répondre, demande une patience draconienne et de réelles compétences. Cependant, il existe des moyens d'augmenter vos chances d'obtenir une réponse, et c'est précisément ce dont nous allons parler aujourd'hui.
De l'importance de savoir rédiger des e-mails de suivi à la création de messages uniques en passant par les modèles, il y a beaucoup de choses à couvrir. P.S. Nous avons également préparé des exemples d'e-mails de suivi, alors lisez l'article jusqu'à la fin.
Pourquoi les messages de suivi sont-ils si importants ?
D'une manière générale, quatre raisons expliquent l'importance des e-mails de suivi : ils augmentent le taux de conversion, ils instaurent la confiance, ils permettent de filtrer l'audience et, enfin, ils permettent d'automatiser le marketing par e-mail. Examinons chacune de ces raisons en détail.
- Augmentation de la conversion. Si vous analysez la façon dont vous répondez aux courriels, vous remarquerez probablement quelques points. Vous n'ouvrez pas les courriels lorsque vous êtes occupé, vous ne voulez pas faire défiler des centaines de messages et vous ne voulez certainement pas perdre de temps. Les courriels de suivi combattent tous ces problèmes, car ils constituent un moyen d'apporter une valeur ajoutée par le biais de l'assistance. Après tout, un nouveau message est toujours en tête de liste.
- Instauration d'un climat de confiance. L'un des principaux aspects des messages de suivi est qu'ils peuvent être utilisés pour instaurer un climat de confiance et de bonnes relations avec vos clients. Qu'il s'agisse d'exposer votre mission ou de démontrer votre approche centrée sur le client, les courriels de suivi sont parfaits pour ce genre de choses.
- Filtrage de l'audience. Une autre caractéristique importante des courriels de suivi est qu'ils vous permettent de distinguer les personnes qui ne s'intéressent pas à votre marque de celles qui souhaitent communiquer activement avec vous. Cette capacité vous permettra de développer une approche plus holistique des clients qui s'intéressent à votre marque.
- Automatisation du marketing. Maintenant que vous connaissez la partie participante de votre public, vous pouvez envoyer des promotions de manière automatisée. Ce faisant, vous augmenterez très probablement vos ventes, tout en vous libérant du temps.
Il y a d'autres raisons pour lesquelles les courriels de suivi sont si importants. Prenez, par exemple, votre employeur potentiel : en lui faisant part de vos intentions, vous lui montrerez votre engagement et votre enthousiasme, ce que votre employeur pourrait apprécier.
Comment rédiger un courriel de suivi : 5 étapes faciles
Maintenant que nous avons assimilé les principes de base, prenons un moment pour parler de la manière de bien rédiger un courriel de suivi. En règle générale, un courrier électronique se compose d'une ligne d'objet, du message proprement dit et de la partie finale. Ces éléments restent inchangés dans un courriel de suivi. Votre objectif est de faire ce qui suit :
- Définir l'objet du courrier ;
- Créer un objet approprié pour le courrier électronique ;
- Ouvrir le message par une formule de politesse et un contexte ;
- Engager le client et l'inciter à agir ;
- Planifier votre prochaine action.
Examinons chacun de ces points en détail.
Définir l'objet de l'e-mail de suivi
À moins que vous ne disposiez d'un véritable entonnoir de vente, cette étape nécessitera beaucoup de détermination. Vous devez savoir précisément quel est l'objectif principal de l'e-mail ; sinon, il ne s'agit que de données absurdes. Pour mettre les choses en perspective, imaginons que vous ayez rencontré un développeur de logiciels vraiment génial lors d'une conférence et que vous souhaitiez lui proposer un poste dans votre entreprise pour un projet à venir, mais que cette personne soit restée froide.
Vous devez susciter son intérêt pour le projet à venir et lui envoyer un courriel froid pour établir des relations chaleureuses et de confiance. C'est sur ce point que doit porter votre e-mail efficace. Votre principal objectif est de lui faire savoir exactement pourquoi il devrait rejoindre votre entreprise. Dans notre cas particulier, l'envoi d'une brochure ou d'une page de description de travail pourrait s'avérer efficace.
Création d'une ligne d'objet
Si l'objet de votre courrier électronique est générique, vous manquez de nombreuses opportunités. Votre ligne d'objet est l'un de vos meilleurs atouts, car elle donne un petit aperçu du contenu de l'e-mail. En règle générale, il existe quatre types de lignes d'objet que vous pouvez utiliser lors de l'élaboration de votre stratégie de suivi.
Traiteur - Si vous connaissez votre public, il n'y a pas de meilleure ligne d'objet que celle qui lui est destinée. Nous vous suggérons d'examiner leurs données démographiques, le type de client de messagerie qu'ils utilisent et l'appareil avec lequel ils consultent le message. Sur la base de ces informations, vous serez en mesure d'identifier ce qu'il faut écrire et, plus important encore, comment l'écrire.
Court - Parfois, il est préférable d'aller droit au but dans votre ligne d'objet. La norme d'or est de 7 mots (environ 41 caractères), et vous devez donc vous efforcer de respecter cette norme. Toutefois, si vous pensez avoir besoin de plus, n'hésitez pas à le faire, car c'est peut-être ce dont vous avez besoin.
Détaillé - Tout comme vous n'aimez pas perdre du temps, votre groupe démographique clé n'aime pas cela non plus. Faites en sorte que votre objet soit clair comme de l'eau de roche, car c'est lui qui déterminera si votre destinataire ouvrira ou non le message.
Engageant - Si possible, rendez votre ligne d'objet au moins un peu engageante, mais n'en faites pas trop, car cela pourrait vous donner une image non professionnelle. Pire encore, le système anti-spam natif pourrait rejeter votre message.
Ouvrez votre message par une formule de politesse et une mise en contexte
L'ouverture de votre courriel n'est pas moins importante que l'objet. Commencez donc par une salutation chaleureuse mais professionnelle. Cela permet de donner un ton respectueux et de montrer que vous appréciez le temps et l'attention de votre client. Immédiatement après, la meilleure façon de donner suite à un courriel est de rappeler au client son interaction, son achat ou sa communication précédente. Il est évident qu'ils doivent se souvenir des détails de leur engagement avec votre entreprise et comprendre le contexte de l'e-mail suivant.
Engager le client et l'inciter à agir
Votre prochaine tâche consiste à engager véritablement le client et à l'inciter à passer à l'action. Commencez par mettre en évidence les avantages uniques qu'il retire de votre produit ou service, en renforçant la valeur qu'il a déjà reçue. Répondez à toutes les questions qu'il pourrait se poser, en montrant que vous êtes proactif et que vous vous souciez de son expérience. Guidez-les pour les étapes suivantes, qu'il s'agisse de fournir un retour d'information, de profiter d'une offre exclusive ou d'explorer des fonctionnalités supplémentaires. Soyez clair et direct sur ce que vous voulez qu'ils fassent ensuite, en rendant les choses faciles et attrayantes.
Terminez par un appel à l'action convaincant qui les encourage à répondre ou à franchir l'étape souhaitée, en veillant à ce que votre suivi ne soit pas seulement informatif, mais aussi engageant et orienté vers l'action.
Planifiez votre prochaine action
Le marketing par courrier électronique est une question de persévérance. Si vous constatez que votre message actuel n'est pas pris en compte, vous devez trouver une façon organique de rédiger le suivant. Faites en sorte que l'ensemble de votre chaîne de messages soit naturelle et conforme à votre plan d'entonnoir.
Modèles d'e-mails de suivi
À quoi servirait ce guide s'il n'incluait pas de modèles ? Nous avons préparé sept modèles d'e-mails pour vous. N'hésitez pas à les utiliser ou à les modifier pour donner plus de puissance à vos e-mails.
Modèle d'e-mail de suivi court
Bonjour, [Prénom],
J'espère que votre week-end s'est bien passé. Je viens juste voir ce que vos collègues pensent de mes recommandations. Si je peux vous aider, n'hésitez pas à me le faire savoir.
Je vous adresse mes meilleurs vœux,
[Votre nom]
L'avantage de ce modèle est qu'il va droit au but. Il n'y a pas d'eau, pas de longues introductions, rien. Il ne s'agit que d'affaires et de clarté des intentions, ce qu'apprécieront les hommes d'affaires très occupés.
Modèle d'e-mail de suivi CTA
Bonjour [Prénom],
Nous avons remarqué que vous n'avez pas répondu alors que [X] jours se sont écoulés. Comme nous ne voulons pas vous ennuyer, nous vous prions de répondre par un chiffre de la liste qui décrit le mieux votre réponse.
- Ne me dérangez pas !
- Envoyez-moi un nouvel e-mail dans un mois. Je n'ai pas le temps.
- Je vous répondrai dans une semaine environ.
Je vous remercie !
Cet e-mail montre à vos prospects que vous accordez de l'importance à leur temps et que vous n'avez pas l'intention de les déranger sans raison. Un autre point positif de cet e-mail est qu'il offre déjà un moyen facile de répondre, ce qui n'est peut-être pas la tasse de café de tout le monde, mais qui est néanmoins une option.
Modèle de courriel de suivi post-événement
Cher [Prénom],
Quel événement ! J'espère que vous avez autant appris que vous vous êtes amusé.
Nous sommes convaincus que [augmenter votre objectif de vente] est votre priorité numéro un. Voici donc les [recommandations de vente] dont nous avons discuté. Si vous estimez qu'elles ne sont pas suffisantes ou que vous avez besoin d'un examen plus approfondi, je serai ravi de passer les 30 prochaines minutes à discuter de vos questions.
Je suis là pour vous aider, alors n'hésitez pas à m'envoyer un ou deux messages.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Représentant commercial].
Cet e-mail de suivi est un bon moyen de rappeler à la personne non seulement la réunion, mais aussi la raison pour laquelle elle s'est rendue au salon. Le fait que vous n'ayez pas oublié les recommandations est également un atout considérable. Et puis il y a le CTA organique, qui est peut-être la marque de fabrique de l'ensemble du message.
Exemple d'e-mail de suivi après une absence de réponse
Tout d'abord, attendez quelques jours après l'envoi de l'e-mail précédent. Nous vous recommandons d'attendre au moins trois jours pour éviter d'être ennuyeux. Vous pouvez ensuite utiliser le modèle suivant.
Bonjour [Prénom],
Nous espérons que vous allez bien. Plusieurs jours se sont écoulés depuis notre dernière réponse et nous n'avons toujours pas reçu de réponse de votre part. Nous pensons que vous êtes peut-être occupé à trouver notre offre dans votre boîte de réception. Peut-être voudrez-vous donc jeter un coup d'œil à l'offre de [nom de votre entreprise].
[Copie de la lettre sans réponse]
Nous attendons votre réponse.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Représentant commercial]
Modèle d'e-mail de suivi d'entretien
Bonjour [Nom de l'enquêteur],
J'espère que ce message vous conviendra. Je tenais à vous exprimer ma gratitude pour m'avoir donné l'occasion de passer un entretien pour le poste de [fonction] à [nom de l'entreprise] le [jour de la semaine] dernier. Je suis très enthousiaste à l'idée de rejoindre votre équipe et de contribuer à [projet spécifique ou objectif de l'entreprise].
N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d'informations complémentaires ou si le processus d'embauche est en cours. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Souvent, les gens ne savent pas comment rédiger un courriel de suivi après un entretien, mais cela peut faire toute la différence lors de la prise de décision finale. Utilisez donc le modèle ci-dessus pour faire une impression durable, montrer que vous êtes toujours intéressé par le poste, et peut-être obtenir l'offre.
Exemple d'e-mail de suivi commercial
Bonjour [Nom du client],
J'espère que vous passez une bonne journée. Je voulais revenir sur notre récente conversation au sujet de [Produit/Service]. Je pense qu'il pourrait vraiment vous aider à atteindre [avantage ou objectif spécifique].
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à me contacter. Je serais ravi de discuter de la manière dont nous pouvons aller de l'avant et faire en sorte que cela fonctionne pour vous.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Vous voulez faire avancer le processus de vente ? Commencez votre e-mail de suivi en reprenant contact avec votre prospect et en ravivant son intérêt. Rappelez-lui votre conversation précédente et insistez sur la valeur ajoutée de votre produit ou service. Cette approche permet non seulement de renforcer les avantages évoqués, mais aussi d'encourager le prospect à passer à l'étape suivante, celle de l'achat.
Modèle de courriel de suivi d'une proposition
Cher [Nom du client],
J'espère que tout va bien pour vous. Je reviens sur la proposition que j'ai envoyée le [Date]. Je suis ravi d'avoir l'occasion de travailler ensemble et je pense que notre solution peut être très bénéfique pour [l'entreprise du client].
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'éclaircissements supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter. Je suis impatient de discuter des prochaines étapes et de la manière dont nous pouvons procéder.
Je vous remercie d'avoir pris en compte notre proposition. J'attends avec impatience vos commentaires.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Avec un courriel de suivi de proposition bien conçu, vous pouvez rappeler à vos interlocuteurs votre offre, répondre à leurs préoccupations et les encourager à aller de l'avant. Utilisez donc ce modèle si vous souhaitez conclure l'affaire et démontrer votre dévouement à vos clients potentiels.
Quand envoyer un courriel de suivi
Ce qu'il faut faire et ne pas faire
Pour apprendre à rédiger un courriel de suivi, il faut savoir ce qu'il faut éviter et quand il faut éviter d'envoyer un message de suivi. Le contenu et le contexte sont tous deux importants.
Ne Pas - Samedis, dimanches et lundis
De nombreuses personnes commencent à organiser leur travail le lundi. Ils passent en revue tous leurs comptes de courrier électronique et suppriment les éléments qu'ils jugent non pertinents ou sans importance (après tout, rien d'urgent n'est envoyé par courrier électronique le week-end). Vous devriez éviter d'envoyer des messages de suivi les samedis, dimanches et lundis.
Ne Pas - Éviter les vendredis tardifs
Il va sans dire qu'à la fin de la semaine, la plupart des professionnels commencent à planifier leur week-end. Ils n'ont pas envie de s'occuper de vos messages de suivi ou de vous répondre. Si vous devez absolument envoyer un message le vendredi, faites-le tôt le matin.
À Faire - Milieu de semaine
En milieu de semaine, vers 14 heures, la plupart des professionnels rentrent de leur déjeuner et sont prêts à accomplir leurs tâches quotidiennes. Ils se synchroniseront probablement avec le flux de travail et vérifieront à nouveau tous les canaux de communication essentiels, y compris les courriels. C'est là qu'ils remarqueront votre e-mail de suivi.
À Faire - Utiliser les données
Parfois, l'envoi d'e-mails professionnels en milieu de semaine à 14 heures peut ne pas fonctionner, car vous risquez d'entrer en collision avec d'autres expéditeurs. En d'autres termes, vous n'êtes pas le seul à envoyer des suivis et des propositions après le déjeuner. Nous vous suggérons d'étudier attentivement votre taux de clics (CTR) pour voir comment vos prospects réagissent.
Meilleurs créneaux horaires pour envoyer un email de suivi
La réponse courte est jamais, mais ce n'est pas tout à fait vrai. En fait, tout dépend de plusieurs facteurs. Le timing est crucial car un retard de seulement 30 minutes pourrait signifier une perte ou une vente réussie. La meilleure façon de déterminer ce qui fonctionnera et ce qui ne fonctionnera pas est de créer une bonne stratégie de test A/B.
Choisir des outils de mesure
Votre mission principale est d'étudier autant que possible les habitudes de messagerie de vos prospects. Utilisez toutes vos analyses, toutes vos applications de suivi et toutes vos machines de traitement de données. Nous comprenons que tout le monde ne peut pas se permettre des systèmes d'analyse coûteux, ce qui est une raison valable. Ils sont chers et peuvent peser sur l'entreprise.
Cependant, si vous êtes un utilisateur Zendesk, vous pouvez essayer notre application Email Tracking. Elle ne coûte pas très cher mais vous aide à recevoir et analyser les données avec l'heure exacte d'ouverture de l'email, à voir le meilleur moment pour une réponse, ou à suivre combien de fois l'email a été ouvert.
De plus, vous pouvez déterminer l'heure générale pour envoyer une réponse à un nombre significatif de clients en utilisant les statistiques de l'application avec des graphiques et des indices. Les suivis automatiques sont également un jeu d'enfant si vous avez le suivi des emails. Alors, allez-y et vérifiez l'add-on dès maintenant gratuitement.
Suivre les normes courantes
Si vous voyez que votre entreprise ne peut pas se permettre un tel système, jetez un œil à ces quatre créneaux horaires. Vous pouvez les utiliser pour savoir quand envoyer un email de suivi pour gagner vos clients, employeurs, etc. N'oubliez pas que ceux-ci ne sont pas toujours applicables et ne garantissent pas de fonctionner (d'où l'importance cruciale des tests A/B). Lors de leur utilisation, exercez un jugement prudent.
- Dans les 24 Heures : Envoyez simplement une lettre de suivi de remerciement. Faites savoir à vos clients que vous appréciez leur temps et que vous vous souciez d'eux.
- Dans les 48 Heures : Il est préférable d'envoyer un email de suivi dans ce délai lorsque vous postulez à un emploi ou avez envoyé des documents importants. Mais assurez-vous de préciser la raison pour laquelle vous le faites (par exemple, vous ne pouvez pas attendre deux semaines ou avez d'autres opportunités qui se présentent).
- Dans 1-2 Semaines : Envoyez un email de suivi si vous n'avez pas reçu de réponse ou d'accusé de réception. Vous pouvez également demander des commentaires sur ce qui a mal tourné, mais ne soyez pas critique ou exigeant.
- Tous les 3 Mois : Envoyez simplement un email de type "bonjour, cela fait longtemps que nous ne nous sommes pas vus". Demandez si des choses ont changé, quelles nouvelles évolutions sont introduites et, selon la relation avec la personne, sur la vie personnelle.
Meilleures pratiques pour envoyer un email de suivi
Pour clore complètement la question de savoir comment faire un suivi par email, nous avons préparé sept pratiques de travail pour vous :
1. Choisissez une ligne d'objet d'email concise
Économiser le temps des lecteurs est indispensable de nos jours. Incluez le nom de l'utilisateur si possible, et essayez d'éviter les mots déclencheurs de spam, car la dernière chose que vous voulez est d'être bloqué par le filtre anti-spam du fournisseur de messagerie.
2. Établissez un lien entre l'expéditeur et le destinataire
Parlez de votre coopération précédente, remerciez le lecteur pour les interactions ou demandez même comment ça se passe.
3. Parlez de vos objectifs et de l'objectif principal d'une lettre
Créez une brève description des raisons de votre lettre. Commencez les phrases par l'essentiel et évitez les adjectifs inutiles.
4. Mettez en avant les avantages
Évitez de parler uniquement de votre entreprise, mais mettez en avant les avantages de la coopération avec vous et pourquoi cela peut être utile pour les deux parties.
5. Incluez un appel à l'action
Une opportunité de réponse rapide est une excellente chance d'augmenter votre taux de réponse et de tirer le meilleur parti de votre campagne par email. Un bon exemple d'email de suivi comprend les appels à l'action suivants :
- "Réservez une réunion" lien.
- Répondez simplement avec "Oui" et nous vous contacterons bientôt.
- Le bouton "Contactez-nous".
- "Est-ce que le mardi à 10h15 vous convient ?"
- "Visitez notre site web pour voir les détails."
6. Terminez votre email avec une signature et le nom de l'entreprise
Améliorez votre lettre avec une clôture amicale telle que "Cordialement", "Tous mes vœux", "Sincèrement" ou "Merci". Et incluez le nom de l'entreprise.
7. Utilisez des expressions actives
Bien sûr, vous voulez que votre email soit mémorable et attrayant pour les destinataires. Cependant, certaines expressions peuvent sembler agressives au niveau subconscient. Dire "Comme mentionné dans mon dernier email" est une approche passive. Vous pouvez utiliser d'autres mots directs pour faire référence à l'email original. Essayez les suivants :
- "Je fais un suivi de ce qui suit" ou "Faire un suivi de la demande/question/tâche"
- "Je reviens sur ce qui suit" ou "Revenir sur la demande/question/tâche"
- "Je vérifie ce qui suit" ou "Vérifier la demande/question/tâche"
Exprimez vos attentes concernant le temps, la réponse et le résultat en posant des questions et en attirant l'attention du lecteur.
- Que pensez-vous de…?
- Avez-vous le temps de nous contacter…?
- Êtes-vous intéressé par une coopération future…?
Notes finales
Rédiger un bon message de suivi prend du temps et des efforts, mais s'il est bien fait, il peut avoir un effet transformateur sur vos efforts de marketing par email. Nous espérons que notre guide vous aidera à rédiger votre meilleur exemple d'email de suivi qui obtiendra une réponse.
FAQ sur les e-mails de suivi
Combien de suivis envoyer ?
Vous devez envoyer jusqu'à 5 lettres de suivi si vous n'obtenez aucune réponse de votre client. À chaque fois, donnez au récepteur de plus en plus de temps pour répondre.
Combien de temps puis-je attendre avant d'envoyer un e-mail de suivi ?
Généralement, 2 ou peut-être 3 jours est un délai approprié pour attendre avant d'envoyer des lettres de suivi. Doublez ensuite le délai pour le prochain suivi et conservez-le dans les 4 et 7 jours. Continuez à allonger le temps entre les campagnes afin de ne pas être intrusif. Cependant, il n’y a pas de règles strictes et vous pouvez expérimenter avec le timing.
Pouvez-vous recommander un outil d'automatisation pour l'envoi d'e-mails de suivi ?
Il existe de nombreux outils pour envoyer des suivis en quelques clics, et votre choix doit dépendre du fournisseur de messagerie que vous utilisez actuellement.
Si vous êtes un utilisateur Zendesk, nous vous recommandons d'essayer les campagnes proactives, car il existe de nombreux avis positifs de nos clients. Les campagnes proactives profitent à votre instance Zendesk et vous aident à exécuter des campagnes de suivi en masse en créant une liste de tickets sans réponse. De plus, l'application Proactive Campaigns permet de :
- Envoyez autant d’e-mails sortants en masse que nécessaire directement depuis Zendesk ;
- Attribuez des campagnes à des groupes, agents ou marques spécifiques ;
- Partager la liste de contacts et les campagnes entre agents ;
- Créer une liste pour lancer des campagnes de suivi ;
- Contactez les clients au bon moment ;
- Conservez toutes les réponses au même endroit - Zendesk ;
- Importez des fichiers CSV avec des données ou choisissez dans la liste déjà créée ;
- Ajoutez une mise en forme au corps de votre e-mail ;
- Intégrer des outils d'analyse ;
- Planifier des campagnes et configurer des déclencheurs ;
- Créez automatiquement des tickets Zendesk avec n’importe quel statut.
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