Você já passou por isso, falhou e não quer fazer isso de novo. Sim, escrever um e-mail de acompanhamento requer habilidade e conhecimento. Os e-mails de acompanhamento são uma série de e-mails que correspondem a ações realizadas por seu cliente. O tipo de e-mail depende dessa ação. Criar um bom e-mail de acompanhamento é um processo complexo que requer um certo grau de compreensão de como as pessoas abrem seus e-mails, como elas visualizam as informações apresentadas e o que elas podem gostar (ou não).
Quando as pessoas dizem que se esforçaram muito para obter uma resposta, elas não estão mentindo. Hoje em dia, quando as informações são excessivas, incentivar os destinatários de e-mail a abrir uma carta, quanto mais a respondê-la, requer paciência draconiana e habilidade real. No entanto, há maneiras de aumentar suas chances de obter uma resposta, e é exatamente isso que discutiremos hoje.
Desde delinear a importância de saber como escrever e-mails de acompanhamento até elaborar mensagens exclusivas para modelos, há muito a ser abordado, portanto, não vamos perder tempo e mergulhar no mundo dos bons e-mails de acompanhamento. P.S. Também preparamos alguns exemplos de e-mails de acompanhamento, portanto, leia o artigo até o final.
Por que os e-mails de acompanhamento são tão importantes?
De modo geral, há quatro motivos pelos quais os e-mails de acompanhamento bem-sucedidos são tão importantes: eles aumentam a conversão, criam confiança, permitem que você filtre o público e, por fim, podem automatizar o marketing por e-mail. Vamos dar uma olhada em cada um deles em detalhes.
- Aumento da conversão. Se você analisar como responde aos e-mails, provavelmente perceberá algumas coisas. Você não abre e-mails quando está ocupado, não quer percorrer centenas de mensagens e, certamente, não quer perder tempo. Os e-mails de acompanhamento combatem todos os itens acima, pois são uma forma de agregar valor por meio da assistência. Afinal de contas, um e-mail novo está sempre no topo.
- Construção de confiança. Um dos principais aspectos dos e-mails de acompanhamento é o fato de que eles podem ser usados para criar confiança e bons relacionamentos com seus clientes. Seja descrevendo sua missão ou demonstrando sua abordagem centrada no cliente, os e-mails de acompanhamento são perfeitos para essas coisas.
- Filtragem de público-alvo. Outra característica poderosa dos e-mails de acompanhamento é que eles permitem que você separe as pessoas que não se importam com a sua marca daquelas que querem se comunicar com você ativamente. Ter essa capacidade à sua disposição permitirá que você desenvolva uma abordagem mais holística para os clientes que se importam.
- Automação de marketing. Agora que você conhece a parte participante do seu público, pode enviar promoções de forma automatizada. Isso provavelmente aumentará as vendas, além de liberar tempo.
Há outros motivos pelos quais os e-mails de acompanhamento são tão importantes. Considere, por exemplo, o seu possível empregador. Informá-lo sobre suas intenções demonstrará seu comprometimento e entusiasmo, algo que seu empregador pode valorizar.
Como escrever um e-mail de acompanhamento: 5 etapas fáceis
Muito bem, agora que já aprendemos o básico, vamos parar um pouco e falar sobre como escrever bem um e-mail de acompanhamento. Normalmente, um e-mail consiste em uma linha de assunto, a mensagem em si e a parte de encerramento. Isso permanece inalterado em um e-mail de acompanhamento. Seu objetivo é fazer o seguinte:
- Definir a finalidade do e-mail;
- Criar um assunto adequado para o e-mail;
- Abrir com uma saudação educada e um contexto;
- Envolver o cliente e incentivar a ação;
- Planejar sua próxima ação.
Vamos discutir cada um deles em detalhes.
Definição do objetivo do seu e-mail de acompanhamento
A menos que você tenha um funil de vendas adequado, toda essa etapa envolverá muito trabalho de determinação. Você precisa saber exatamente qual é o objetivo principal do e-mail; caso contrário, serão apenas dados sem sentido. Para colocar isso em perspectiva, vamos imaginar que você conheceu um desenvolvedor de software muito legal em uma conferência e gostaria de oferecer a ele uma vaga em sua empresa para um projeto futuro, mas a pessoa não se interessou.
Você precisa despertar o interesse dele no próximo projeto e enviar-lhe um e-mail frio para criar relacionamentos calorosos e confiança. Esse é o objetivo de seu e-mail eficaz. Seu principal objetivo é informá-lo exatamente por que ele deve se juntar à sua empresa. Em nosso caso específico, o envio de um folheto ou de uma página de descrição do trabalho pode ser eficaz.
Criação de uma linha de assunto
Se a linha de assunto do seu e-mail for genérica, você estará perdendo muitas oportunidades. A linha de assunto é um de seus ativos mais fortes, pois fornece uma pequena amostra do assunto de todo o e-mail. Em geral, há quatro tipos principais de linhas de assunto que você pode usar ao criar sua estratégia de acompanhamento.
Atendida - Se você conhece seu público, não há melhor linha de assunto do que a atendida. Sugerimos que você examine os dados demográficos, o tipo de cliente de e-mail que eles usam e o dispositivo que usam para visualizar a mensagem. Com base nas informações obtidas, você poderá identificar o que escrever e, mais importante, como escrever.
Curto - Às vezes, é melhor manter sua linha de assunto direta ao ponto. O padrão de ouro é 7 palavras (cerca de 41 caracteres), portanto, você deve tentar atingir a mesma marca. Entretanto, se achar que precisa de mais, sinta-se à vontade para fazê-lo, pois pode ser o que você precisa.
Detalhado - Assim como você não gosta de perder tempo, seu principal grupo demográfico também não gosta disso. Deixe sua linha de assunto bem clara, pois ela determinará se o destinatário abrirá a mensagem em primeiro lugar.
Envolvente - Se possível, torne sua linha de assunto pelo menos um pouco envolvente, mas não exagere, pois isso pode fazer com que você seja visto como pouco profissional. Pior ainda, o sistema anti-spam nativo pode descartar sua mensagem.
Abra com uma saudação educada e um contexto
A abertura de seu e-mail não é menos importante do que o assunto. Portanto, comece com uma saudação calorosa, mas profissional. Isso ajuda a estabelecer um tom respeitoso e mostra que você valoriza o tempo e a atenção do cliente. Imediatamente depois disso, a melhor maneira de fazer o acompanhamento de um e-mail é lembrar os clientes da interação, compra ou comunicação anterior. Obviamente, eles precisam se lembrar dos detalhes do envolvimento com sua empresa e entender o contexto do e-mail seguinte.
Envolver o cliente e incentivar a ação
Sua próxima tarefa é realmente envolver o cliente e motivá-lo a agir. Comece destacando os benefícios exclusivos que eles estão obtendo com seu produto ou serviço, reforçando o valor que já receberam. Aborde as possíveis preocupações que ele possa ter, mostrando que você é proativo e se preocupa com a experiência dele. Oriente-os sobre as próximas etapas, seja fornecendo feedback, aproveitando uma oferta exclusiva ou explorando recursos adicionais. Seja claro e direto sobre o que você quer que eles façam em seguida, tornando isso fácil e atraente.
Termine com uma chamada à ação convincente que os incentive a responder ou a realizar a etapa desejada, garantindo que seu acompanhamento não seja apenas informativo, mas também envolvente e orientado para a ação.
Planeje sua próxima ação
O marketing por e-mail tem tudo a ver com persistência. Se você perceber que seu e-mail atual não foi tocado, deverá criar uma maneira orgânica de escrever o próximo. Faça com que toda a sua cadeia de mensagens pareça natural e alinhada com o plano do funil.
Modelos de e-mail de acompanhamento
De que adiantaria este guia se não incluísse nenhum modelo? Preparamos sete modelos de e-mail para você. Sinta-se à vontade para usá-los ou modificá-los para potencializar suas travessuras de e-mail.
Modelo de e-mail curto de acompanhamento
Olá, [Primeiro nome],
Espero que seu fim de semana tenha sido incrível. Estou apenas verificando o que seus colegas pensam sobre minhas recomendações. Se eu puder ajudar de alguma forma, me avise.
Tudo de bom,
[Seu nome]
O que é ótimo nesse modelo é que ele vai direto ao ponto. Não há água, nem longas apresentações, nem nada. Apenas negócios e clareza de intenções - algo que os empresários ocupados apreciarão.
Modelo de e-mail de acompanhamento de CTA
Olá [primeiro nome],
Percebemos que você ainda não respondeu, apesar de já terem se passado [X] dias. Não queremos incomodá-lo, portanto, responda com um número da lista que melhor descreva sua resposta.
- Por favor, não me incomode!
- Envie-me um e-mail novamente em um mês. Não tenho tempo no caixa eletrônico.
- Responderei em uma semana ou mais.
Obrigado!
O que é ótimo nesse e-mail é que ele mostra aos seus clientes potenciais que você valoriza o tempo deles e não quer incomodá-los sem motivo. Outro aspecto positivo desse e-mail é que ele já oferece uma maneira fácil de responder, o que pode não ser do agrado de todos, mas é uma opção.
Modelo de e-mail de acompanhamento pós-evento
Prezado [Primeiro nome],
Que evento foi esse! Espero que você tenha aprendido tanto quanto se divertiu.
Temos certeza de que [aumentar seu objetivo de vendas] é sua prioridade número um. Portanto, aqui estão as [recomendações de vendas] que discutimos. Se achar que elas não são suficientes, ou se precisar de uma análise mais detalhada, ficarei muito feliz em passar os próximos 30 minutos discutindo suas dúvidas.
Estou aqui para ajudar, portanto, não hesite em me enviar uma ou duas mensagens.
Com os melhores cumprimentos,
[Representante de vendas].
Esse e-mail de acompanhamento é uma boa maneira de lembrar a pessoa não apenas da reunião, mas também do motivo pelo qual ela compareceu à feira. O fato de você não ter se esquecido das recomendações também é uma grande vantagem. Além disso, há a CTA orgânica, que talvez seja a marca registrada de toda a mensagem.
Exemplo de e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta
Primeiro, aguarde alguns dias depois de enviar um e-mail anterior. Recomendamos esperar pelo menos 3 dias para evitar ser chato. Em seguida, você pode usar o seguinte modelo.
Oi [Primeiro nome],
Esperamos que esteja tudo bem com você. Já se passaram vários dias após nossa última resposta e ainda não recebemos uma resposta sua. Achamos que você deve estar ocupado encontrando nossa oferta em sua caixa de entrada. Portanto, talvez queira dar uma olhada novamente no que a [nome da sua empresa] oferece.
[Uma cópia da carta não respondida].
Estamos aguardando sua resposta.
Com os melhores cumprimentos,
[Representante de vendas].
Modelo de e-mail de acompanhamento de entrevista
Olá [nome do entrevistador],
Espero que esta mensagem o encontre bem. Gostaria de expressar minha gratidão pela oportunidade de fazer uma entrevista para a função [Cargo] na [Nome da empresa] no último [Dia da semana]. Estou muito animado com a possibilidade de me juntar à sua equipe e contribuir para [projeto específico ou meta da empresa].
Informe-me se precisar de informações adicionais ou se houver alguma atualização sobre o processo de contratação. Aguardo ansiosamente seu contato.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Muitas vezes, as pessoas não sabem como escrever um e-mail de acompanhamento após uma entrevista, mas isso pode fazer toda a diferença na tomada da decisão final. Portanto, use o modelo acima para causar uma impressão duradoura, mostrar seu interesse contínuo no cargo e, possivelmente, receber a oferta.
Exemplo de e-mail de acompanhamento de vendas
Olá [nome do cliente],
Espero que esteja tendo um ótimo dia. Gostaria de dar continuidade à nossa conversa recente sobre [Produto/Serviço]. Acredito que ele poderia realmente ajudá-lo a alcançar [benefício ou meta específica].
Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, não hesite em entrar em contato. Gostaria muito de discutir como podemos avançar e fazer com que isso funcione para você.
Aguardo sua resposta.
Com prazer,
[Seu nome]
Quer levar o processo de vendas adiante? Comece seu e-mail de acompanhamento reconectando-se com seu cliente potencial e reacendendo o interesse dele. Lembre-o de sua conversa anterior e enfatize o valor que seu produto ou serviço oferece. Essa abordagem não apenas reforça os benefícios discutidos, mas também os incentiva a dar os próximos passos em direção à compra.
Modelo de e-mail de acompanhamento de proposta
Prezado [nome do cliente],
Espero que esteja tudo bem com você. Estou fazendo o acompanhamento da proposta que enviei em [Data]. Estou entusiasmado com a oportunidade de trabalharmos juntos e acredito que nossa solução pode beneficiar muito a [Empresa do Cliente].
Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo. Estou ansioso para discutir as próximas etapas e como podemos prosseguir.
Obrigado por considerar nossa proposta. Aguardo ansiosamente seu feedback.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Com um e-mail de acompanhamento de proposta bem elaborado, você pode lembrar as pessoas de sua oferta, abordar quaisquer preocupações e incentivá-las a seguir em frente. Portanto, use este modelo se precisar garantir o negócio e demonstrar sua dedicação aos clientes potenciais.
Quando enviar um e-mail de acompanhamento
O que fazer e o que não fazer
Para saber como escrever um e-mail de acompanhamento, é preciso saber o que evitar e quando evitar uma mensagem de acompanhamento. Tanto o conteúdo quanto o contexto são importantes.
Não - Sábados, domingos e segundas
Muitas pessoas começam a organizar seu trabalho nas segundas-feiras. Elas revisam todas as suas contas de e-mail e deletam coisas que consideram irrelevantes ou sem importância (afinal, nada urgente é enviado por e-mail nos fins de semana). Você deve evitar contatar seus acompanhamentos nos sábados, domingos e segundas-feiras.
Não - Evitar sextas-feiras tarde
É claro que no final da semana, a maioria dos profissionais começa a planejar seu fim de semana. Eles não querem lidar com suas mensagens de acompanhamento ou responder a você. Isso pode até irritá-los, então, se você realmente precisar enviar uma mensagem na sexta-feira, faça isso no início da manhã.
A Fazer - Meio da semana
No meio da semana, por volta das 14h, a maioria dos profissionais retorna do almoço e está pronta para continuar com suas tarefas diárias. Eles provavelmente se sincronizarão com o fluxo de trabalho e verificarão novamente todos os canais de comunicação cruciais, incluindo e-mails. É aí que eles notarão seu e-mail de acompanhamento.
A Fazer - Usar dados
Às vezes, enviar e-mails de negócios no meio da semana às 14h pode não funcionar, pois você pode coincidir com outros remetentes. Em outras palavras, você não é o único que enviará acompanhamentos e propostas após o almoço. Sugerimos que você estude cuidadosamente sua taxa de cliques (CTR) para ver como seus prospectos respondem.
Melhores períodos para enviar um e-mail de acompanhamento
A resposta curta é nunca, mas isso não é totalmente verdade. Na verdade, tudo depende de vários fatores. O timing é fundamental porque um atraso de apenas 30 minutos pode significar uma perda e uma venda bem-sucedida. A melhor maneira de determinar o que funcionará e o que não funcionará é criar uma boa estratégia de teste A/B.
Escolha ferramentas para medir
Sua missão principal é estudar o máximo que puder sobre os hábitos de e-mail de seus prospects. Utilize todas as suas análises, todos os seus aplicativos de rastreamento e todas as suas máquinas de processamento de dados. Entendemos que nem todos podem pagar por sistemas de análise caros, o que é um motivo sólido. Eles são caros e podem pesar para a empresa.
No entanto, se você é usuário do Zendesk, pode experimentar nosso aplicativo Email Tracking. Não custa muito dinheiro, mas ajuda você a receber e analisar dados com a hora exata de abertura do e-mail, ver o melhor momento para uma resposta ou rastrear quantas vezes o e-mail foi aberto.
Além disso, você pode determinar o horário geral para enviar uma resposta a um número significativo de clientes usando as estatísticas do aplicativo com gráficos e índices. Acompanhamentos automáticos também são muito fáceis se você tiver o rastreamento de e-mails. Então, vá em frente e confira o complemento agora gratuitamente.
Siga os padrões comuns
Se você perceber que sua empresa não pode pagar por um sistema como este, dê uma olhada nesses quatro períodos. Você pode usá-los para saber quando enviar um e-mail de acompanhamento para conquistar seus clientes, empregadores, etc. Lembre-se de que eles nem sempre são aplicáveis e não garantem o sucesso (daí a importância crucial dos testes A/B). Ao usá-los, exerça um julgamento cuidadoso.
- Dentro de 24 Horas: Basta enviar uma carta de agradecimento como acompanhamento. Deixe seus clientes saberem que você valoriza o tempo deles e se importa com eles.
- Dentro de 48 Horas: É melhor enviar um e-mail de acompanhamento dentro desse período quando você está se candidatando a um emprego ou enviou documentos importantes. Mas certifique-se de especificar o motivo pelo qual você está fazendo isso (por exemplo, você não pode esperar duas semanas ou surgiram outras oportunidades).
- Dentro de 1-2 Semanas: Envie um e-mail de acompanhamento se você não recebeu uma resposta ou um recibo. Você também pode solicitar feedback sobre o que deu errado, mas não seja crítico ou exigente.
- A cada 3 Meses: Basta enviar um e-mail do tipo "olá, há quanto tempo". Pergunte se as coisas mudaram, quais novos desenvolvimentos estão sendo introduzidos e, dependendo do relacionamento com a pessoa, sobre a vida pessoal.
Melhores práticas para enviar um e-mail de acompanhamento
Para fechar completamente a questão de como fazer um acompanhamento por e-mail, preparamos sete práticas de trabalho para você:
1. Escolha uma linha de assunto de e-mail concisa
Economizar o tempo dos leitores é uma necessidade no mundo de hoje. Inclua o nome do usuário, se possível, e tente evitar palavras que acionam o filtro de spam, pois a última coisa que você quer é ser bloqueado pelo filtro de spam do provedor de e-mail.
2. Forneça uma conexão entre o remetente e o destinatário
Fale sobre sua cooperação anterior, agradeça ao leitor pelas interações ou até pergunte como ele está.
3. Fale sobre seus objetivos e o principal propósito de uma carta
Crie uma breve descrição dos motivos do seu e-mail. Comece as frases com o principal e evite adjetivos desnecessários.
4. Enfatize os benefícios
Evite falar apenas sobre sua empresa, mas destaque os benefícios de cooperar com você e por que isso pode ser útil para ambas as partes.
5. Inclua um chamado à ação
Uma oportunidade de resposta rápida é uma ótima chance de aumentar sua taxa de resposta e aproveitar ao máximo sua campanha de e-mail. Um bom exemplo de e-mail de acompanhamento inclui os seguintes chamados à ação:
- Link "Agendar uma reunião".
- Basta responder com "Sim" e entraremos em contato em breve.
- O botão "Contate-nos".
- "O que você acha de terça-feira às 10h15?"
- "Visite nosso site para ver os detalhes."
6. Termine seu e-mail com uma assinatura e o nome da empresa
Melhore sua carta com um fechamento amigável, como "Atenciosamente", "Tudo de bom", "Sinceramente" ou "Obrigado". E inclua o nome da empresa.
7. Use expressões ativas
Claro, você quer que seu e-mail seja memorável e atraente para os destinatários. No entanto, algumas expressões podem parecer agressivas em um nível subconsciente. Dizer "Conforme meu último e-mail" é a abordagem errada, pois é uma frase passiva. Você pode usar outras palavras diretas para se referir ao e-mail original. Tente o seguinte:
- "Estou acompanhando o abaixo" ou "Acompanhando o pedido/pergunta/tarefa"
- "Estou voltando ao abaixo" ou "Voltando ao pedido/pergunta/tarefa"
- "Estou verificando o abaixo" ou "Verificando o pedido/pergunta/tarefa"
Expresse suas expectativas sobre tempo, resposta e resultado fazendo perguntas e chamando a atenção do leitor.
- O que você acha sobre…?
- Você tem tempo para nos contatar…?
- Você está interessado em uma futura cooperação…?
Notas finais
Criar uma boa mensagem de acompanhamento leva tempo e esforço, mas se feito corretamente, pode ter um efeito transformador em seus esforços de marketing por e-mail. Esperamos que nosso guia ajude você a escrever seu melhor exemplo de e-mail de acompanhamento que obterá uma resposta.
Perguntas frequentes sobre e-mails de acompanhamento
Quantos acompanhamentos enviar?
Você deve enviar até 5 cartas de acompanhamento se não receber resposta do seu cliente. Cada vez, dê ao destinatário mais e mais tempo para responder.
Quanto tempo posso esperar antes de enviar um e-mail de acompanhamento?
Geralmente, 2 ou talvez 3 dias é um tempo apropriado para esperar antes de enviar cartas de acompanhamento. Em seguida, dobre o período de tempo para o próximo acompanhamento e mantenha-o entre 4 e 7 dias. Continue estendendo o tempo entre as campanhas para não ser intrusivo. No entanto, não existem regras rígidas e você pode experimentar com o tempo.
Você pode recomendar uma ferramenta de automação para enviar e-mails de acompanhamento?
Existem muitas ferramentas para enviar acompanhamentos com alguns cliques, e sua escolha deve depender de qual provedor de e-mail você está usando no momento.
Se você é um usuário do Zendesk, recomendamos experimentar o Proactive Campaigns, pois há muitas avaliações positivas de nossos clientes. O Proactive Campaigns beneficia sua instância do Zendesk e ajuda você a gerenciar campanhas de acompanhamento em massa, criando uma lista de tickets não respondidos. Além disso, o aplicativo Proactive Campaigns ajuda a:
- Enviar quantos e-mails em massa forem necessários diretamente do Zendesk;
- Atribuir campanhas a grupos, agentes ou marcas específicos;
- Compartilhar lista de contatos e campanhas entre agentes;
- Criar uma lista para iniciar campanhas de acompanhamento;
- Alcançar os clientes nos momentos certos;
- Manter todas as respostas em um só lugar - Zendesk;
- Importar arquivos CSV com dados ou escolher da lista já criada;
- Adicionar formatação ao corpo do seu e-mail;
- Integrar com ferramentas de análise;
- Agendar campanhas e configurar gatilhos;
- Criar tickets do Zendesk com qualquer status automaticamente.
Impulsione suas campanhas de e-mail de acompanhamento
Com o aplicativo Proactive Campaigns para Zendesk
Experimente gratuitamente
