Atualmente, é fundamental cuidar dos dados de seus clientes, incluindo armazenamento, manutenção, transferência e uso. Um bom software de conformidade com o GDPR pode ajudá-lo muito com isso. Essa ferramenta útil gerencia os dados de seus clientes de acordo com as normas do GDPR.
Antes de mais nada: o que é o GDPR?
O Regulamento Geral de Proteção de Dados, ou GDPR, é considerado a lei e o regulamento de privacidade mais rigorosos do mundo. Ela entrou em vigor em 2018 e, desde então, tem se concentrado em dar aos usuários mais controle sobre seus dados confidenciais. Ela oferece aos usuários mais clareza e transparência sobre como as empresas usam seus dados privados e garante que eles não sejam usados indevidamente.
Qualquer empresa que lide com cidadãos da UE ou trabalhe na União Europeia deve estar em conformidade com o GDPR. Caso contrário, você pode ser severamente multado por não estar em conformidade.
Imagine que, em 2021, a Amazon foi multada em US$ 877 milhões pela maneira errada de coletar e compartilhar dados pessoais por meio de cookies. E não é o único grande nome que foi multado por não estar em conformidade com o GDPR.
Além disso, você não pode simplesmente implementar várias alterações em sua política de privacidade corporativa e esquecer o assunto. É um processo contínuo que precisa de trabalho e atualizações constantes de sua parte.
7 princípios de conformidade com o GDPR
O GDPR gira em torno de sete princípios fundamentais que cada empresa deve seguir para estar em conformidade com o GDPR. Aqui estão eles:
1. Limitação de armazenamento
A limitação do armazenamento de dados pessoais significa que toda organização deve limitar o período de armazenamento de dados. A duração depende do tipo de dados e de sua sensibilidade. Por exemplo, se você coletar dados financeiros dos usuários, poderá armazená-los por até 6 anos, mas se coletar dados relacionados à saúde, o tempo será mais limitado.
2. Integridade e confidencialidade
Esse princípio do GDPR significa que sua empresa deve empregar um sistema de segurança confiável e medidas para proteger totalmente os dados pessoais que você armazena. Eles nunca devem ser submetidos a processamento não autorizado, danos ou perda acidental.
3. Responsabilidade
Toda empresa deve assumir total responsabilidade pelo que faz com os dados pessoais dos usuários e como está em conformidade com o GDPR. Para manter a conformidade, as empresas devem empregar as medidas necessárias, ter registros relevantes e estar prontas para demonstrar sua conformidade às autoridades sempre que elas solicitarem. Isso significa que a empresa precisa ter documentos prontos sobre a conformidade com o GDPR.
4. Legalidade, imparcialidade e transparência
Qualquer atividade que tenha como objetivo processar os dados dos usuários deve estar em conformidade com o GDPR e as leis. Isso significa que, se você processar quaisquer dados pessoais, deverá atender aos padrões definidos pelo GDPR. Aqui estão alguns dos princípios fundamentais:
- Você precisa ter uma base legal para obter e processar dados confidenciais. Há seis bases legais estabelecidas pelo GDPR: interesse viral, consentimento, execução de um contrato, interesse legítimo, interesse público ou exigência legal.
- Você precisa coletar dados pessoais legalmente. Isso significa que você deve ser transparente sobre a coleta de dados com os usuários que fornecem seus dados. Os usuários devem ser sempre informados de que seus dados são coletados. Para ser mais transparente, você precisa de uma política de privacidade, uma política de cookies e outros documentos relevantes em seu site, nos quais você descreve detalhadamente quais dados são coletados e processados.
5. Limitação da finalidade
Esse princípio significa que uma empresa deve limitar a atividade de processamento apenas ao que é necessário para a finalidade original da coleta de dados. É por isso que, se você coleta os e-mails dos usuários para enviar-lhes algumas ofertas, não pode armazená-los para sempre e usá-los para lançar diferentes campanhas de marketing sem a permissão dos usuários.
6. Minimização de dados
Um dos princípios fundamentais do GDPR é a minimização de dados. Isso significa que cada empresa deve minimizar os dados do usuário que processa. Por exemplo, se você coletar os dados preenchendo os formulários, não precisará manter cada detalhe que o usuário fornecer. Em vez disso, você precisa do mínimo de informações necessárias para atender à solicitação inicial.
Para minimizar racionalmente os dados pessoais de seus usuários, é preciso analisar adequadamente os dados pessoais. Você pode começar com a análise ou descoberta de dados, onde descobrirá que tipo de dados pessoais você coleta e armazena e em quais sistemas.
7. Precisão
O último princípio do GDPR é a precisão dos dados pessoais. Ele afirma que os dados pessoais que você armazena devem estar atualizados. Portanto, você precisa garantir que todos os dados imprecisos sejam apagados sem demora de sua parte.
O que é um software de conformidade com o GDPR?
Como você já entendeu pelos sete princípios do GDPR que já mencionamos, manter-se em conformidade com o GDPR é um grande desafio. Isso exige muito trabalho de sua parte. No entanto, há várias ferramentas no mercado que podem ajudá-lo. E elas são chamadas de soluções de conformidade com o GDPR.
O software GDPR facilita o gerenciamento dos dados dos clientes e cuida da segurança dos dados e dos formulários de consentimento. Além disso, as soluções de GDPR podem ser usadas para abordar muitos dos princípios do GDPR.
Atualmente, as ferramentas de conformidade com o GDPR variam de acordo com sua funcionalidade. Algumas delas são simples e empregam o registro da atividade de conformidade. Ao mesmo tempo, algumas soluções avançadas também podem fornecer auditorias, relatórios sobre violações de dados ou até mesmo realizar uma análise de lacunas para encontrar pontos fracos em sua estratégia de conformidade com o GDPR.
Software de conformidade para os princípios do GDPR
Selecionamos os melhores softwares de conformidade com o GDPR a partir de 2024, que o ajudarão a manter a conformidade com o GDPR com muito mais facilidade e a evitar riscos de multas.
GDPR Compliance para Zendesk da GrowthDot
Começamos nossa lista com as ferramentas de conformidade com o GDPR mais confiáveis. O GDPR Compliance for Zendesk, desenvolvido pela GrowthDot, ajuda a processar os dados dos usuários e suas solicitações com muito mais rapidez e facilidade. Além disso, ele anonimiza, apaga e recupera dados.
Aqui estão alguns dos recursos que tornam essa ferramenta de conformidade com o GDPR muito exclusiva:
- Mantenha todos os dados confidenciais dos usuários sem violar as leis do GDPR. Se você usa o Zendesk, tem muitos dados que pode obter dos tíquetes e do histórico de conversas dos clientes. A conformidade com o GDPR para a Zendesk permite armazenar esses dados e, ao mesmo tempo, remover os dados dos usuários. Como isso é possível? Esse prático aplicativo cria um ID exclusivo para cada cliente, impossibilitando a identificação da pessoa.
- Baixe dados de tíquetes e usuários facilmente. Pare de copiar e colar manualmente as informações necessárias. O aplicativo GDPR Compliance pode baixar automaticamente os dados solicitados de usuários e tíquetes criando um arquivo CSV.
- Remova automaticamente os usuários do sistema para sempre. Se você optar por esse software compatível com o GDPR, poderá excluir qualquer número de usuários e tíquetes do sistema com apenas um clique do mouse. Não é necessário nenhum trabalho manual.
- Edite usuários em grupos ou separadamente. Crie uma lista dos usuários necessários no sistema e faça as edições necessárias. Essas listas podem ser criadas com base em vários critérios.
- Agende processos de GDPR. Se você escolher um plano Premium, poderá planejar sua atividade de GDPR com os recursos de Regras e Automação. Por exemplo, programe quando quiser apagar um usuário ou tornar seus tíquetes anônimos. Além disso, personalize sua automação e torne-a repetitiva ou escolha o período de tempo de repetição.
- Apague rapidamente toda a organização. Esse é um recurso exclusivo que falta em muitas ferramentas do GDPR. Você pode processar facilmente diferentes organizações separadamente ou em massa e apagar dados ou tíquetes dentro delas.
Microsoft Purview Compliance Manager
Esse é um excelente software em conformidade com o GDPR criado para os usuários do Microsoft 365 e requer uma licença de assinatura do Office 365 E5. Entre os recursos mais valiosos desse aplicativo estão os seguintes:
- Aplicação de minimização de dados e limitações de armazenamento;
- Criação de inventário de riscos de proteção de dados;
- Capacidade de realizar várias avaliações;
- Desempenho da classificação de dados com base no nível de sensibilidade dos dados;
- Capacidade de localizar dados confidenciais e protegê-los;
- Manter-se em sintonia com as normas e certificações existentes;
- Exclusão de dados confidenciais após um período específico;
- Proteção contra divulgação acidental;
- Proteção contra acesso não autorizado.
Amazon Macie
Criado pela Amazon, o Amazon Macie é um excelente software de conformidade com o GDPR desenvolvido para proteção de dados. Ele emprega tecnologias de aprendizado de máquina e correspondência de padrões para descobrir os dados confidenciais dos usuários, fornecer insights sobre os riscos de segurança de dados e ter proteção automatizada contra quaisquer riscos de segurança. É um dos principais softwares de conformidade com o GDPR que permite a você:
- Localizar os dados confidenciais dos usuários;
- Proteger automaticamente essas informações;
- Excluir dados confidenciais após um determinado período;
- Bloquear o acesso indesejado e não autorizado a dados confidenciais;
- Detectar e combater qualquer atividade mal-intencionada.
ARX Data Anonymization Tool
Um dos recursos de segurança mais importantes desse aplicativo GDPR é a anonimização de dados. Ele garante os princípios de conformidade com o GDPR, como minimização de dados e limitação de armazenamento. No entanto, o ARX Data Anonymization requer algumas habilidades técnicas para sua implementação. Entre os principais recursos desse aplicativo estão os seguintes:
- Capacidade de excluir dados pessoais identificáveis, como nomes, números de telefone, endereços e outros;
- Substituição de informações pessoalmente identificáveis (PII) por outras não pessoalmente identificáveis, algumas cadeias aleatórias ou IDs;
- Geração de conjuntos de dados.
Netwrix
Essa plataforma confiável de monitoramento de servidores trabalha com configurações críticas e com a criação de posturas de segurança. Ela ajuda as empresas a obter insights valiosos e melhorar sua eficácia. A Netwrix também ajuda a proteger os dados e a obter controle sobre dados comerciais confidenciais e regulamentados. Entre seus principais recursos estão os seguintes:
- Ajuda na mitigação e prevenção de riscos;
- Melhoria da coordenação e da responsabilidade do usuário;
- Foco na satisfação do cliente;
- Fornecimento de relatórios de segurança e risco na nuvem.
BASIS ID
Essa solução digital se concentra na privacidade de dados e nos recursos de conformidade com o GDPR para PMEs. Com ela, você terá uma solução completa para gerenciamento da Web, identificação de dados confidenciais e gerenciamento de políticas. Veja a seguir algumas de suas funcionalidades e recursos:
- Fornecimento de software KYC com várias integrações;
- Gerente de contas dedicado, com quem você pode entrar em contato se tiver algum problema;
- A empresa foi aprovada na auditoria BIG4 e tem toda a documentação necessária;
- Conformidade total com o GDPR.
Ignyte
Esse é um sistema GDPR viral que é usado por empresas de vários setores, incluindo inteligência, saúde, militar, governo e muito mais. Ele funciona totalmente em conformidade com as regulamentações e leis modernas. Alguns de seus recursos proeminentes incluem:
- Você pode lidar facilmente com dados confidenciais usando novas soluções para a base industrial de defesa. Elas estão em total conformidade com as leis e normas DFARS, NIST e CMMS;
- Se você trabalha no setor de saúde, pode gerenciar facilmente os dados confidenciais dos seus pacientes com soluções compatíveis com HIPAA e HITRUST. Ele funciona com diferentes listas de verificação, planilhas e até mesmo com a coleta manual de evidências.
Securiti
Essa é uma ótima opção para empresas que buscam uma solução robusta para atender aos requisitos de conformidade com o GDPR de forma eficaz. A Securiti.ai oferece uma plataforma abrangente de conformidade de privacidade que inclui ferramentas de descoberta de dados, classificação e gerenciamento de consentimento. Ela também oferece funcionalidade para gerenciar solicitações de titulares de dados, realizar avaliações de risco e automatizar fluxos de trabalho de privacidade de dados, ajudando as empresas a cumprir os requisitos do GDPR.
Snow Software
O Snow Software é uma solução de avaliação de riscos do GDPR disponível na nuvem, em dispositivos móveis ou no local. Ele fornece aos usuários uma avaliação de risco baseada no GDPR e ajuda a criar um plano e uma estratégia eficazes para o GDPR. Ele vem com um recurso de descoberta automatizada que permite saber quais usuários têm acesso específico aos aplicativos e como eles os utilizam.
TrustArc
Esse conjunto completo de soluções voltadas para o GDPR ajuda as empresas a planejar, implementar, atualizar e manter a conformidade com o GDPR. Suas principais funções incluem a geração de relatórios para os órgãos reguladores, o monitoramento da conformidade e o registro das atividades processadas.
Didomi
Esse é outro sistema de gerenciamento de consentimento e preferências amplamente difundido no mercado que permite coletar, armazenar e configurar as permissões e preferências dos usuários de forma adequada. Ele também pode avaliar a pontuação de conformidade de sua empresa em porcentagem.
Como escolher o melhor software de conformidade com o GDPR?
Como você já sabe, há vários serviços de conformidade com o GDPR no mercado. Portanto, a pergunta é: “Como encontrar a opção ideal para você?”. Aqui, reunimos os fatores mais importantes a serem considerados na escolha desse aplicativo.
Necessidades da empresa
Há muitos serviços de conformidade com o GDPR, cada um com recursos exclusivos que se adaptam a diferentes organizações. Portanto, primeiro, você precisa definir suas necessidades. Quais etapas do gerenciamento de dados confidenciais são essenciais para você? Você precisa de mapeamento de dados ou avaliação do impacto da proteção de dados? Descubra os pontos cruciais que seu GDPR deve ter antes de fazer uma compra.
Orçamento
As grandes empresas podem, com certeza, dedicar seu orçamento à compra do melhor software de conformidade com o GDPR com todos os recursos. Mas seu orçamento é apertado se você for proprietário de uma pequena agência ou startup. Portanto, sua meta seria encontrar uma combinação perfeita de preço acessível, qualidade e recursos.
Qualidade do produto
A qualidade é importante quando se trata de software de conformidade com o GDPR. Ela é um dos principais fatores, juntamente com a facilidade de uso, ao tomar uma decisão final. Como verificar a qualidade? Você pode aproveitar a orientação, a demonstração ou as orientações que muitos fornecedores de software de GDPR oferecem a seus clientes para verificar a qualidade e a funcionalidade do aplicativo.
Tipo de software
Há vários tipos de software de conformidade com o GDPR no mercado atualmente. Primeiro, você pode obter um software no local. Isso significa que seu software será instalado diretamente em seus computadores e servidores.
Em segundo lugar, você pode optar por um SaaS (ou simplesmente Software as a Service), e sua solução será armazenada na nuvem. As soluções SaaS são melhores para grandes empresas sem limite de recursos para integração interna. No entanto, talvez não sejam adequadas para pequenas organizações.
Um dos principais benefícios das soluções SaaS é que o fornecedor do software tem acesso à solução e pode atualizá-la regularmente. Elas também são mais baratas e não precisam de um investimento inicial significativo, pois você não paga pela infraestrutura ou por alguma licença. Em geral, os preços são flexíveis e você paga mensalmente.
Outro benefício das soluções em nuvem é sua segurança robusta. Isso é essencial se você trabalha com dados confidenciais. E a cereja do bolo é que o provedor de software cuida de todos os problemas de compatibilidade ou manutenção de TI.
Recursos de personalização
Ao escolher a ferramenta de GDPR certa para sua empresa, considere a disponibilidade de recursos de personalização. Isso permitirá que você ajuste os processos de conformidade de acordo com as necessidades da sua empresa e com as normas específicas do setor. Portanto, opte por um software que possa acomodar o crescimento de sua empresa e se adaptar às mudanças nos requisitos do GDPR.
Serviço de suporte
Considerar a qualidade do serviço de suporte e sua disponibilidade é muito importante. É por isso que você deve sempre começar testando o produto, especialmente quando se trata de escolher o melhor software de conformidade com o GDPR. Dessa forma, você pode ter uma ideia do suporte. Você também pode estudar as avaliações on-line e filtrar as empresas com má reputação. Além disso, estude o autoatendimento da empresa, ou seja, a base de conhecimento ou o portal, para determinar se ela se preocupa com seus clientes. Você pode presumir isso a partir da visão geral de onde a empresa oferece soluções para os problemas mais comuns.
Treinamento da equipe
Mesmo que você compre a ferramenta mais simples, ainda haverá uma curva de aprendizado inicial, pois você e sua equipe precisam aprender tudo sobre ela antes de usá-la. E isso tem um preço em horas de trabalho. Portanto, antes de tomar uma decisão final, sempre considere o tempo necessário para o treinamento e a integração de seus funcionários.
Conclusão
Nosso artigo abordou as principais ferramentas de conformidade com o GDPR populares entre as empresas atualmente. Todas elas o ajudam a gerenciar melhor os dados confidenciais de seus clientes e a decidir quais dados devem ser compartilhados com quem.
Embora essa lista seja bastante longa, os recursos apresentados o ajudarão a tomar uma decisão mais bem informada e a comprar o software que atenderá a todas as suas necessidades de negócios em relação à conformidade com o GDPR.
Perguntas frequentes
Como as ferramentas de software ajudam na conformidade com o GDPR?
As ferramentas do GDPR são projetadas para automatizar vários processos de conformidade, incluindo mapeamento de dados, gerenciamento de consentimento, solicitações de acesso de titulares de dados (DSARs), gerenciamento de violações, avaliações de impacto, supervisão de políticas, manutenção de registros, gerenciamento de riscos e geração de relatórios de conformidade. Ao automatizar essas tarefas, essas ferramentas simplificam seus esforços de conformidade, aprimoram a proteção de dados e minimizam os riscos de não conformidade.
O que torna um software compatível com o GDPR?
O software está em conformidade com o GDPR se incorporar criptografia robusta de dados, armazenamento seguro de dados e controles de acesso abrangentes. Ele deve garantir a minimização de dados, permitindo que apenas os dados necessários sejam coletados e processados. O software deve facilitar o gerenciamento do consentimento do usuário e fornecer mecanismos claros para que os titulares dos dados acessem, corrijam ou excluam seus dados.
O software de conformidade com o GDPR pode se integrar aos meus sistemas existentes?
Sim, o software de conformidade com o GDPR pode se integrar aos seus sistemas existentes, incluindo plataformas populares como Zendesk, Salesforce, HubSpot e vários sistemas de CRM, armazenamento de dados e e-mail. Além disso, na maioria dos casos, o processo de integração é relativamente rápido e sem complicações.
